Содержание:

Если вы ведете расчеты с контрагентами в Казахстане, вам периодически нужен акт сверки. Это акт (обычно в виде таблицы), который сверяет ваши взаиморасчеты с данными партнера: что было в документ-основании, какие суммы прошли, какое сальдо получилось на начало и на конец периода.

Ниже разберу, как сделать акт сверки для ИП, что обязательно должно быть в документ, как оформить разногласия, и дам готовый образец структуры, которую можно копировать в Excel/Word.

Что такое акт сверки и зачем он нужен ИП

Акт сверки составляют, чтобы обе стороны сошлись в цифрах по расчетам за конкретный период (или на конкретную дату): есть ли задолженность, переплата или расчеты закрыты.

Чаще всего акт сверки используют, когда:
- вы хотите подтвердить дебиторку или кредиторку по договору;
- нужно быстро понять, где расхождение (у вас видна одна сумма, у партнера другая);
- готовитесь к спорным ситуациям и хотите зафиксировать позицию по данным учета;
- хотите сверить, как именно стороны отражали операции в бухучете (платежи, реализации, услуги и т.д.).

Кто и с кем составляет акт сверки ИП

По смыслу акт сверки делают между двумя сторонами расчетов. На практике это бывает:
- ИП и ТОО
- ИП и ИП
- ТОО и ТОО

Инициатором часто становится тот, кому нужно подтвердить сальдо. Но оформить акт сверки можете и по запросу контрагента.

Обычно документ направляют второй стороне, и дальше действует простой сценарий:
- вы формируете акт сверки;
- контрагент проверяет;
- если все ок, подписывает и возвращает;
- если не ок, оформляет разногласия или предлагает свои цифры.

Какой формат выбрать: Excel, Word, PDF

Единой “единственной” формы нет. Главное - чтобы акт сверки был читаемым и содержал расчет по периодам и операциям с опорой на первичные документ-ы.

Чаще всего в Казахстане делают:
- Excel (удобно заполнять обороты и сальдо)
- Word (удобно для печати, но таблицы могут быть менее гибкими)
- PDF (когда нужен “финальный” вариант для пересылки)

Из чего состоит акт сверки (чтобы его не “разнесли” на проверке)

Почти всегда в документ включают такие блоки.

Шапка

Туда обычно заходят:
- наименование акта сверки
- период сверки (с какой даты по какую)
- реквизиты сторон (минимум: ИП/название, БИН/ИИН, при наличии - адрес)
- дата составления

Табличная часть

Логика таблицы такая:
- обороты по документам за период
- входящее сальдо (на начало периода)
- исходящее сальдо (на конец периода)
- расшифровки: дата операции, номер и тип документ-основания, суммы

Итог

В конце - итоговая задолженность (или переплата), в пользу кого она, валюта (чаще всего тенге).

Подписи

Подписывает уполномоченное лицо со стороны ИП. На практике часто ставят подпись и печать, если она используется у ИП (в зависимости от вашей внутренней практики и требований делопроизводства контрагентов).

Образец акта сверки для ИП (Казахстан)

Ниже - “скелет” образец, который можно прямо копировать в таблицу Excel или вставлять в Word. Подставьте свои данные.

АКТ СВЕРКИ ВЗАИМОРАСЧЕТОВ ИП

Период сверки: с __.__.____ по __.__.____
Дата составления: __.__.____

Сторона 1 (инициатор):
ИП “____________”
ИИН/БИН: ____________
Адрес: ____________

Сторона 2:
ИП/ТОО “____________”
ИИН/БИН: ____________
Адрес: ____________

Состояние взаиморасчетов по данным учета на __.__.____:
Входящее сальдо на начало периода: ____________ KZT

Таблица операций за период:
----------------------------------------------------------------------------------------------------
Дата        Документ-основание            Сторона (Дт/Кт)     Сумма, KZT
----------------------------------------------------------------------------------------------------
__.__.____  Счёт-фактура №____ / от __   Приход (или Дебет)  __________
__.__.____  Накладная №____ / от __     Приход (или Дебет)  __________
__.__.____  Платежное поручение №__    Расход (или Кредит)__________
...         ...                             ...                 ...

Обороты за период: Дебет _________  Кредит _________

Исходящее сальдо на конец периода: ____________ KZT
Задолженность: ____________________________ (в пользу кого)
----------------------------------------------------------------------------------------------------

Подтверждаем, что указанное сальдо соответствует отражению в бухгалтерском учёте
и просим согласовать данные либо сообщить о расхождениях.

Подписи сторон:

ИП “____________”                  ______________________ /ФИО/
(должность, если применимо)        подпись

Важные детали, чтобы сверка “сошлась”

  • Вносите операции теми же типами и названиями, как у вас в учете (реализация, услуга, ЭСФ, платеж и т.д.).
  • Указывайте реквизиты документа (номер и дату) - это ускоряет сверку и снижает риск “а где вы это взяли”.
  • Держите одну валюту на весь период (если договором не предусмотрено иначе).
  • Следите за договором: если в учете у вас несколько договоров, лучше делать акт сверки отдельно по каждому договору или четко указывать договор в шапке и/или по строкам.

Как оформить акт сверки с разногласиями

Если контрагент не согласен, обычно делают отдельный акт сверки “с разногласиями” или документ-приложение, где:

  • фиксируют, какие строки/суммы не совпали
  • дают объяснение на уровне документов: “у нас не отражено”, “не тот номер”, “оплата прошла на другой договор”, “дата/валюта неверно”
  • прикладывают подтверждающие документ (копии/выписки/сопроводительные письма)

Практический формат такой: в таблице рядом с “данные стороны 1” и “данные стороны 2” или отдельной колонкой “корректировка/замечание”.

РАЗНОГЛАСИЯ ПО АКТУ СВЕРКИ

Строка/операция: Документ-основание №___ от __.__.____
Данные ИП: ________ KZT
Данные контрагента: ________ KZT
Комментарий: ______________________________
Предлагаемая корректировка: ______________

Как часто делать акт сверки ИП

Частота зависит от оборота и количества операций. На практике удобно держаться такого подхода:
- когда много платежей и поставок - делайте сверку чаще (например, раз в квартал)
- если операций немного - можно реже, но регулярно (например, раз в полугодие)

Главная идея: сверка должна приходить “пока все операции свежие”, чтобы вы могли быстро поднять первичные документ.

Как сформировать акт сверки в учетной системе (логика)

Если вы формируете акт сверки в бухгалтерской системе, принцип обычно такой:
- берете данные из первичных документ (ЭСФ/счета-фактуры, накладные, акты, услуги)
- плюс банковские выписки по платежам
- выбираете контрагента и период
- система считает обороты и сальдо
- вы проверяете и распечатываете/отправляете контрагенту

Если у вас “не сходятся” цифры, чаще всего причина одна из этих:
- контрагент заведён дубликатом (две карточки)
- перепутан договор в учете
- платеж привязан не к тому основанию
- задвоились документы при повторном проведении/импорте
- по одному договору вы ожидали сверку, а система собрала сверку по другому

Коротко: готовая памятка, как проверить акт сверки перед отправкой

Перед тем как отправлять акт сверки, быстро пройдитесь по чек-листу:
- период указан корректно (с __ по __)
- валюта одна
- входящее и исходящее сальдо посчитаны и не “прыгают”
- по каждой строке есть номер и дата документа-основания
- договор (если применимо) указан, и операции относятся именно к нему
- суммы за приход/расход не перепутаны местами
- подписи подготовлены заранее, чтобы не тормозить возврат

Итог

Акт сверки для ИП в Казахстане - это простой, но очень полезный документ: он сверяет взаиморасчеты и фиксирует состояние расчетов на период. Если вы делаете его аккуратно (шапка, таблица с реквизитами документ-оснований, итоговое сальдо и подписи), контрагенту проще согласовать данные, а вам - быстрее закрыть вопрос по задолженности.

Ниже можно взять предложенную структуру как основу и адаптировать под ваш учет, формат Excel или Word.