Если коротко: единого “обязательного списка на все случаи” в праве нет. Запрашивайте те документы, которые подтверждают правовой статус, полномочия подписанта, право заниматься нужной деятельностью (если есть лицензирование) и, по ситуации, право на имущество/товар или документальное подтверждение поставки. Конкретный перечень зависит от того, что именно вы покупаете или заказываете по договору.

Что проверить в первую очередь (универсально)

Ниже - базовый набор, который разумно запросить у казахстанского юридического лица или индивидуального предпринимателя перед подписанием договора.

Документы о компании/ИП (правовой статус)

Обычно достаточно актуальных регистрационных данных:
- учредительные документы (в зависимости от формы организации);
- регистрационные сведения о юрлице или об ИП;
- идентификаторы контрагента (например, БИН для юрлица, ИИН для ИП).

Для проверки полезна выписка из госреестра (в Казахстане сведения ведутся в гос-базах; на практике часто используют выписки из ГБД ЮЛ и реестровые данные).

Документы, подтверждающие полномочия подписанта

Запросите документы, по которым понятно, кто именно подписывает договор и имеет ли на это полномочия:
- решение/протокол о назначении руководителя (если подписывает директор);
- доверенность (если подписывает не руководитель) и документы по ней;
- внутренние ограничения из устава (например, лимит сумм сделок, необходимость согласования).

Практическая логика простая: если подписывает неуполномоченное лицо, у вас появляется риск спора о действительности договора.

Если деятельность лицензируется

Если предмет сделки подпадает под лицензируемый вид деятельности, убедитесь, что у контрагента есть действующая лицензия на этот вид работ/услуг.

Что запросить дополнительно в зависимости от сделки

Поставка товар

Помимо статуса и полномочий, обычно имеет смысл заранее собрать:
- документы, которые подтверждают, что контрагент продает товар законно (цепочка владения/право распоряжения, если это требуется по логике сделки);
- документы, подтверждающие происхождение/качество/соответствие (в зависимости от категории товара);
- документы на перевозку и приемку по вашей схеме.

Если это импорт или цепочка трансграничная, отдельно всплывает потребность в таможенно-транспортных и учетных документах под ваш налоговый учет.

Аренда имущества

Запросите документы, подтверждающие право контрагента распоряжаться предметом аренды:
- правоустанавливающие документы на помещение/землю;
- если нужно по вашей ситуации - подтверждение права предоставлять объект в пользование (в том числе при субаренде);
- при аренде помещений - иногда запрашивают сведения об отсутствии задолженности по коммунальным платежам (если это важно по договорным условиям).

Подряд/работы (включая монтаж)

Для подрядных отношений дополнительно проверьте:
- право (лицензия), если работы лицензируются;
- квалификацию и разрешения, если они требуются по специфике работ;
- документы по организации выполнения работ на территории (если часть работ ведется на территории вашей страны - дальше это обычно превращается в вопрос “где и кем выполняется работа”, и какие требования к допуску сотрудников/представительств действуют).

В части “монтаж противопожарной защиты” принцип такой: если работы подлежат лицензированию, лицензия нужна исполнителю. Но детали зависят от того, где именно и кем выполняется лицом/организацией договорная работа, и как это описано в контракте.

Подпись и доверенность: на что смотреть, чтобы не уехать в риск

Частые причины проблем не в “каких бумагах”, а в несостыковках:
- подписант в решении/протоколе совпадает с тем, кто указан в карточке регистрации;
- доверенность не просрочена;
- в доверенности прямо указано право подписывать договор или такое право следует из формулировок;
- если доверенность оформлена через представителя - проверьте полномочия самого “выдавшего” (цепочку).

Если есть сомнения, имеет смысл сверить с уставными ограничениями: иногда директор ограничен лимитом по суммам сделок, и тогда доверенность “на большее” сама по себе может не спасти ситуацию.

Вопросы по “документам из Казахстана” и юррискам по международным сделкам

Для трансграничных договоров обычно исходят из того, что применяются нормы права той юрисдикции, которая выбрана и/или вытекает из обстоятельств сделки. На практике это означает: минимальный набор документов все равно нужен, но требования к тому, какие именно бумаги критичны, может отличаться.

Если в договоре будут предусмотрены работы/поставки через границу, заранее закладывайте в условия:
- кто отвечает за документы по доставке и подтверждение отправки/получения;
- какие документы вы ждете для закрытия этапов, приемки и расчетов;
- кто готовит документы для налогового учета (например, по НДС в рамках ЕАЭС, если это импорт из стран союза).

Практичный чек-лист “что собрать перед подписью”

  • Актуальные регистрационные данные контрагента (выписка/сведения по реестру).
  • Документы учредительные (или подтверждение формы, если учредительные не требуются по вашему процессу).
  • Решение о назначении руководителя или доверенность на подписание договора.
  • Устав/выдержки по полномочиям (если есть ограничения по суммам/согласованиям).
  • Лицензия (если деятельность лицензируется).
  • По предмету сделки: документы на право распоряжения имуществом/организацией работ/подтверждение права на товар, плюс документы приемки и перевозки (в вашей модели сделки).

Нормативная база (для ориентира)

  • ГК РК: правила о письменной форме сделок и возможность электронной формы (при согласии сторон) и общие подходы к применимому праву по международным сделкам.
    Источник: ст. 152, а также раздел о международном частном праве в ГК РК.
  • Договор о ЕАЭС: правила по косвенным налогам и документам при движении товаров между государствами союза.
    Источник: Договор о Евразийском экономическом союзе (29.05.2014).
  • По лицензированию отдельных видов работ ориентируйтесь на казахстанское законодательство о лицензировании и конкретные положения о лицензируемых видах деятельности.
    Источник: базовый закон о лицензировании в РК и подзаконные акты.

Итог

Запрашивать у контрагента из Казахстана нужно не “все подряд”, а ровно те документы, которые закрывают четыре риска: кто контрагент, кто подписывает договор, законно ли он ведет нужную деятельность и есть ли право/основание на предмет сделки ( товар или работы/услуги). Перечень всегда подстраивается под вид сделки, сумму, место исполнения и налогово-документальную модель расчетов.