Как списать печать и штамп и правильно оформить в Казахстане

В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить списание печати и штампа на предприятии в Казахстане. Вы узнаете, какие причины оправдывают уничтожение штемпельных изделий, как создать комиссию, какие способы уничтожения считаются надёжными, и как составить юридически корректный акт об уничтожении. Всё это поможет вам избежать проблем с документами и защитить компанию от злоупотреблений.

Почему уничтожают печати и штампы на предприятии

Причины для утилизации печатей и штампов могут быть разными. Вот самые распространённые:

• Износ и порча — со временем клише теряют качество и становятся непригодными.
• Устаревание — смена реквизитов компании, изменение названия или адреса.
• Ликвидация или реорганизация фирмы — когда предприятие закрывается или меняет структуру.
• Отмена обязательного использования печатей — с 2015 года в Казахстане (как и в России) печати перестали быть обязательными для всех юридических лиц.

Уничтожение печатей — не обязательная процедура, но она защищает компанию от мошенничества и подделок документов.

Как оформить приказ о списании печати и штампа

Процедура начинается с решения руководства. Для запуска процесса необходимо издать приказ, который станет основанием для утилизации.

Что важно в приказе?

• Чётко указать необходимость уничтожения конкретных печатей и штампов.
• Обосновать причину (например, износ или смена реквизитов).
• Назначить ответственную комиссию для проведения процедуры.

Приказ — это официальный документ, который запускает процесс и фиксирует решение предприятия.

Комиссия по утилизации печатей и штампов: состав и задачи

Для уничтожения печатей создаётся комиссия из минимум двух человек. Обычно в неё входят:

Задачи комиссии:

• Отобрать печати и штампы, подлежащие уничтожению.
• Провести уничтожение надёжным способом.
• Составить акт об уничтожении с полным описанием процедуры.

Надёжные способы уничтожения печатей и штампов

Чтобы печать или штамп нельзя было использовать повторно, их нужно уничтожить полностью. Вот проверенные методы:

Главное — сделать изделие полностью непригодным для дальнейшего использования.

Как составить юридически корректный акт об уничтожении

Акт — ключевой документ, который фиксирует факт уничтожения печатей и штампов. В Казахстане нет строго установленной формы, но есть обязательные сведения, которые должны быть в акте:

Как оформить акт и заверить его

Акт можно оформить как в рукописном, так и в печатном виде. Главное — использовать фирменный бланк или чистый лист формата А4/А5.

Что обязательно?

• Подписи всех членов комиссии, участвовавших в уничтожении.
• Подпись руководителя или уполномоченного лица, подтверждающая акт.
• Отметка в журнале учёта движения печатей и штампов.

Акт составляется минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать копии.

Можно ли передать уничтожение печатей сторонним организациям?

Да, предприятие может поручить уничтожение печатей и штампов специализированным фирмам. Это удобно, если нет возможности провести процедуру самостоятельно.

Однако в случае утери или кражи штампа акт об уничтожении не составляется. Вместо этого нужно подать заявления в налоговую службу и полицию.

Хранение акта об уничтожении печатей и штампов

Акт — важный внутренний документ. Его следует хранить не менее трёх лет вместе с другими учётными бумагами предприятия. По истечении этого срока акт можно утилизировать.

Итоговая схема процесса списания печати и штампа

flowchart TD
    A[Решение руководства] --> B[Издание приказа]
    B --> C[Создание комиссии]
    C --> D[Отбор печатей и штампов]
    D --> E[Уничтожение изделий]
    E --> F[Составление акта]
    F --> G[Подписи и заверение]
    G --> H[Хранение акта]

Заключение

Правильное списание печати и штампа — это важная процедура, которая защищает предприятие от рисков и мошенничества. Соблюдение всех правил оформления приказа, создания комиссии, выбора способа уничтожения и составления акта гарантирует юридическую чистоту процесса.

Не забывайте, что акт — это ваш главный документ, подтверждающий, что печать или штамп больше не могут быть использованы. Храните его надёжно и не менее трёх лет.

Если вы хотите скачать образец акта об уничтожении печати и штампа, на сайте доступны бесплатные бланки и примеры, которые помогут вам быстро оформить документы без ошибок.

Теперь вы знаете, как списать печать и штамп в Казахстане правильно и без лишних хлопот! Удачи в ведении бизнеса!