Содержание:

Если вы когда-нибудь задумывались, что такое кадровое делопроизводство в Казахстане и почему оно так важно для любой компании, то этот пост — для вас. Мы разберём, какие документы нужно вести, как оформить трудовые отношения, какие нюансы учитывать при ведении кадрового учёта и почему всё это должно соответствовать законодательству РК. А ещё расскажем, как автоматизация и аутсорсинг кадрового учёта могут сэкономить время и деньги вашей компании.

Что такое кадровое делопроизводство и зачем оно нужно

Кадровое делопроизводство — это систематическая работа по учёту сотрудников компании и ведению всей документации, связанной с трудовыми отношениями. От приёма на работу до увольнения, от отпусков до дисциплинарных взысканий — всё должно быть оформлено и зафиксировано в документах.

Почему это важно? Потому что правильное ведение кадрового учёта защищает права как работодателя, так и работника, помогает избежать штрафов и конфликтов, а также обеспечивает прозрачность и порядок в компании.

Основные документы кадрового делопроизводства

Ведение кадрового учёта требует подготовки и хранения множества документов. Вот самые важные из них:

Документ Назначение и содержание
Трудовой договор Официальное соглашение между работодателем и сотрудником с указанием должности, условий труда и оплаты
Дополнительные соглашения Изменения условий труда, оплаты, должностных обязанностей
Приказы по личному составу Приём, перевод, отпуск, увольнение, командировки
Личные карточки (форма Т-2) Персональные данные, квалификация, стаж, отпуска, социальные льготы
Трудовые книжки Записи о приёме, переводах, увольнении, наградах
Графики отпусков Планирование и учёт отпусков сотрудников
Табели учёта рабочего времени Фиксация фактически отработанного времени
Журналы регистрации договоров Учёт заключённых и расторгнутых трудовых договоров

Правильное оформление каждого документа — залог соблюдения законодательства и минимизации рисков.

Как обеспечить соответствие кадрового делопроизводства законодательству Казахстана

В Казахстане требования к кадровому делопроизводству закреплены в Трудовом кодексе РК и других нормативных актах. Чтобы соответствовать им, нужно:

  • Заключать трудовые договоры с каждым сотрудником и своевременно оформлять дополнительные соглашения при изменении условий.
  • Вести приказы по личному составу на все кадровые изменения.
  • Вносить данные о трудовых договорах в Единую систему учёта трудовых договоров (ЕСУТД, или Енбек).
  • Соблюдать правила оформления трудовых книжек и личных карточек.
  • Обеспечивать защиту персональных данных сотрудников согласно закону о персональных данных.
  • Своевременно передавать отчётность и сведения в государственные органы: ЕСТУД, центр занятости, МОВУ.
  • Проводить внутренний аудит кадровой документации для выявления и устранения ошибок.

Бумажный или электронный учёт — что выбрать?

Традиционно кадровое делопроизводство велось на бумаге, но сегодня всё больше компаний переходят на электронные системы. Почему?

Преимущества электронного учёта Описание
Экономия времени и ресурсов Автоматизация рутинных операций, быстрый поиск и обработка данных
Соответствие законодательству Обязательная регистрация трудовых договоров в ЕСУТД в электронном виде
Удобство хранения и доступа Электронные документы не теряются, легко контролируются и защищены
Быстрая подготовка отчётности Автоматическое формирование отчётов для государственных органов
Минимизация ошибок Системы проверяют корректность данных и предупреждают о несоответствиях

Например, платформа 1С широко используется для автоматизации кадрового учёта в Казахстане.

Оформление трудового договора — ключевые этапы и пункты

Трудовой договор — основа кадрового делопроизводства. Его оформление включает:

  • Определение сторон договора (работодатель и работник).
  • Указание должности, места и времени начала работы.
  • Условия прохождения испытательного срока.
  • Режим труда и отдыха.
  • Размер и порядок оплаты труда.
  • Права и обязанности сторон.
  • Условия расторжения договора.
  • Ответственность за нарушение условий.

Если условия меняются, оформляются дополнительные соглашения.

Должностные инструкции — зачем и как использовать

Должностные инструкции — это документы, которые описывают обязанности, права и ответственность сотрудника на конкретной должности. Они помогают:

  • Чётко определить требования к квалификации.
  • Оценивать соответствие сотрудника занимаемой должности.
  • Контролировать качество выполнения работы.
  • Планировать развитие и обучение персонала.

Хорошо составленная инструкция — это инструмент для эффективного управления кадрами.

Личные карточки и приказы по личному составу — нюансы ведения

Личные карточки содержат подробные данные о сотруднике: квалификация, стаж, отпуска, социальные льготы. Их нужно регулярно обновлять при изменениях.

Приказы по личному составу оформляются при приёме, переводе, отпуске, увольнении и других кадровых событиях. Они должны быть своевременными и правильно зарегистрированными.

Графики отпусков и учёт отсутствий

График отпусков — это план отпусков сотрудников с указанием дат и длительности. Он должен быть утверждён руководителем и доведён до сведения работников.

Учёт отсутствий (болезни, прогулов, отпусков без сохранения зарплаты) ведётся с помощью табелей и актов. Это важно для правильного расчёта зарплаты и соблюдения трудового законодательства.

Учет трудовых договоров в ЕСУТД

ЕСУТД — единая электронная система учёта трудовых договоров в Казахстане. В неё вносятся данные о:

  • Сотруднике (ФИО, должность, квалификация).
  • Дате заключения и расторжения договора.
  • Условиях труда и оплаты.
  • Изменениях в договоре.

Регистрация в ЕСУТД обязательна и помогает избежать штрафов.

Приказы и справки по кадровым вопросам

Приказы оформляются на все кадровые изменения: приём, увольнение, отпуск, командировка. Справки могут подтверждать стаж, заработок, отсутствие на работе.

Правильное оформление и хранение этих документов — гарантия законности кадровых действий.

Ведение трудовых книжек

Трудовые книжки — официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность сотрудника. В них вносятся:

  • Данные о приёме и увольнении.
  • Переводах и изменениях должности.
  • Наградах и поощрениях.

Записи должны быть точными и своевременными.

Кадровый аутсорсинг — как снизить издержки и повысить эффективность

Если вести кадровое делопроизводство самостоятельно сложно или дорого, можно обратиться к аутсорсинговой компании. Преимущества:

  • Экономия на содержании штатного кадровика.
  • Профессиональное ведение с учётом всех изменений законодательства.
  • Быстрое решение кадровых вопросов.
  • Гарантия соблюдения сроков и качества.

Как выбрать подрядчика по кадровому учёту

При выборе аутсорсера обратите внимание на:

  • Опыт и репутацию компании.
  • Квалификацию специалистов.
  • Используемые технологии и программы.
  • Гибкость условий сотрудничества.
  • Прозрачность договоров и отчётности.

Минимизация рисков и избежание штрафов

Ошибки в кадровом делопроизводстве могут привести к штрафам до 5000 МРП и даже приостановке деятельности компании. Чтобы избежать проблем:

  • Вести полный и правильный учёт.
  • Своевременно обновлять документы.
  • Проводить внутренние проверки и аудит.
  • Использовать автоматизированные системы.
  • При необходимости обращаться к профессионалам.

Автоматизация кадрового учёта

Современные программы, например 1С, позволяют:

  • Хранить и обрабатывать данные сотрудников.
  • Автоматически формировать отчёты.
  • Вести электронный документооборот.
  • Контролировать сроки и изменения.

Это повышает прозрачность и контроль над кадровыми процессами.

Особенности кадрового делопроизводства при изменениях и увольнениях

При смене должностных обязанностей, изменении условий труда или увольнении необходимо:

  • Оформить дополнительные соглашения или приказы.
  • Уведомить сотрудника письменно.
  • Внести изменения в трудовой договор и личные карточки.
  • При увольнении — оформить приказ и произвести выплаты в срок.

Оформление декретных отпусков и выхода на пенсию

  • Отпуск по беременности и родам оформляется на основании заявления и медицинских документов.
  • После рождения ребёнка предоставляется отпуск без сохранения зарплаты до трёх лет.
  • При достижении пенсионного возраста работодатель может расторгнуть договор с уведомлением и выплатой компенсаций.

Расторжение трудового договора

Расторжение может быть по инициативе работодателя, работника или по соглашению сторон. Процедура включает:

  • Уведомление другой стороны.
  • Получение письменного ответа.
  • Оформление приказа об увольнении.
  • Выплату всех причитающихся сумм.

Работа с дисциплинарными проступками и испытательным сроком

  • При нарушении дисциплины составляется акт и приказ о взыскании.
  • Если сотрудник не прошёл испытательный срок, оформляется акт с указанием причин и приказ о расторжении договора.
  • Все процедуры должны быть документально подтверждены.

Особенности трудового договора с директором

Договор с директором заключается в письменной форме, обычно на срок до 5 лет. Решения о заключении и расторжении принимаются учредителями или уполномоченным органом.

Уменьшение заработной платы и премиальные выплаты

  • Изменение оплаты труда оформляется дополнительным соглашением с уведомлением сотрудника.
  • Премии могут быть частью системы оплаты, но основная зарплата должна составлять не менее 75% от постоянной оплаты.

Организация кадрового учёта в компании

Для правильной организации:

  • Создайте кадровую службу или назначьте ответственного.
  • Разработайте локальные нормативные акты (правила, инструкции).
  • Внедрите электронный документооборот.
  • Проводите регулярные проверки и аудит.
  • Обеспечьте защиту персональных данных.

Итоговая таблица: ключевые документы и их назначение

Документ Назначение Обязательность по закону
Трудовой договор Оформление трудовых отношений Обязателен
Дополнительные соглашения Изменения условий труда Обязателен
Приказы по личному составу Кадровые изменения (приём, отпуск, увольнение) Обязателен
Личные карточки (Т-2) Персональные данные и учёт стажа Обязателен
Трудовые книжки Учёт трудовой деятельности Обязателен
Графики отпусков Планирование отпусков Обязателен
Табели учёта рабочего времени Учёт рабочего времени Обязателен
Журналы регистрации Учёт договоров и приказов Обязателен

Кадровое делопроизводство в Казахстане — это важный инструмент управления персоналом и соблюдения закона. Правильное ведение кадрового учёта помогает избежать штрафов, конфликтов и повысить эффективность работы компании. Используйте современные технологии, доверяйте профессионалам и будьте уверены в своём кадровом учёте!

Если хотите узнать больше или получить помощь с кадровым делопроизводством, не стесняйтесь обращаться к специалистам — это инвестиция в стабильность и успех вашего бизнеса.