Содержание:

Документы с истекшими сроками хранения уничтожают не “по желанию”, а по установленным правилам. Ключевая мысль простая: сначала проверяют сроки хранения и статус документов, затем проводят экспертизу ценности, оформляют нужные документы и только после этого физически уничтожают отобранные единицы.

Ниже - практический алгоритм, который помогает избежать типичных ошибок.

Что считается основанием для уничтожения

Уничтожению подлежат только те документ, дела и их части, у которых:
- завершился срок хранения;
- отпала практическая надобность (если это предусмотрено правилами);
- они выделены к уничтожению по итогам экспертизы ценности.

Важно: документы, которые относятся к документам Национального архивного фонда, уничтожать нельзя без соблюдения предусмотренного порядка передачи/работ с архивными документами.

Нормативная логика процесса (что вы делаете и зачем)

На практике процесс строится вокруг экспертизы ценности и документального оформления ее результатов через экспертную комиссию.

Для бухгалтерских документов действует требование хранить первичные документы, регистры и финансовую отчетность в сроки, установленные законодательством (см. Закон РК “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности”). Для архивного дела и делопроизводства используется механизм экспертизы ценности и выделения документов к уничтожению (создание экспертной комиссии, протоколы, акты и описи) в логике законодательства о Национальном архивном фонде и архивах, а также ведомственных правил комплектования/хранения.

Полезные ориентиры по источникам:
- Закон РК “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности”
- Закон РК “О Национальном архивном фонде и архивах”
- Приказ Министра культуры и спорта РК от 09.08.2023 № 215 (правила комплектования, хранения, учета и использования документов)

Пошаговый порядок: от проверки до физического уничтожения

Шаг Что сделать внутри компании Результат на бумаге
1 Проверить, истек ли срок хранения и нет ли среди дел материалов, которые еще нельзя утилизировать список отобранных единиц к проверке
2 Организовать экспертизу ценности через экспертную комиссию (ЭК), состав комиссии утверждает руководитель протокол заседания ЭК
3 Составить опись дел и документов, подлежащих уничтожению опись
4 Составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (он оформляется одновременно с описями; указывают заголовки дел/документов; датируют период; акт составляют в двух экземплярах) акт о выделении к уничтожению
5 Утвердить акт и описи у руководителя организации (при необходимости - согласование с государственным архивом через предусмотренные комиссии) утвержденные документы
6 После утверждения физически уничтожить выделенные документ и дела и зафиксировать факт уничтожения акт физического уничтожения

Состав документов, без которых легко “съехать” в нарушение

Обычно нужны:
- приказ руководителя о создании/утверждении ЭК;
- протокол ЭК по результатам экспертизы ценности;
- опись документов/дел к уничтожению;
- акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- акт (или иной подтверждающий документ) о фактическом уничтожении.

Составление акта и описи в связке напрямую следует из практики, отраженной в материалах по правилам комплектования и из разъяснений к процедурам выделения архивных документов к уничтожению.

Как именно уничтожают (какие варианты применяются)

Физическое уничтожение делают так, чтобы восстановление стало невозможным. На практике для бумажных массивов используют:
- промышленное шредирование;
- химическое уничтожение (по применяемым технологическим схемам);
- термическое уничтожение на специализированных площадках (при больших объемах).

Критерий один: после уничтожения документ должен быть реально разрушен, а процесс должен быть подтвержден актом.

Что нельзя делать

Тип ошибки Почему это проблема
Уничтожить документ “просто потому что давно лежит” без проверки сроков и экспертизы ценности это обычно нельзя обосновать
Сразу шредировать без ЭК не будет протоколов, описей и актов, которые подтверждают законность отбора
Путать документы с разными сроками хранения в одном деле и уничтожать целиком ЭК обычно как раз выявляет такие ситуации; документ придется расформировать
Уничтожать архивные документы, которые относятся к документам Национального архивного фонда, без предусмотренного порядка можно получить претензии за нарушение архивного законодательства

Ответственность

За нарушения в сфере архивного дела возможны административные санкции. В источниках по вопросу отмечается, что уничтожение документов Национального архивного фонда или документов по личному составу без согласования с уполномоченным органом/местным исполнительным органом области, города республиканского значения, столицы может повлечь штрафы, а при повторности - более строгие.

Куда смотреть по срокам хранения

Сроки хранения закрепляются в перечнях типовых документов (для государственных и негосударственных организаций). От них и “пляшет” решение: какие единицы можно выделять к уничтожению именно в вашем периоде.

Источники (официальные и авторитетные)

  • Закон РК “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности” (обязанность хранить первичные документы и регистры в установленные сроки).
  • Закон РК “О Национальном архивном фонде и архивах” (экспертиза ценности, выделение к уничтожению, ответственность за нарушения).
  • Приказ Министра культуры и спорта РК от 09.08.2023 № 215 (правила комплектования, хранения, учета и использования документов; порядок актов и выделения к уничтожению).
  • Практические разъяснения по процедуре выделения к уничтожению и оформлению акта/описей в Казахстане: материалы в публикациях с разбором норм Приказа № 215 и логики ЭК (см. ссылку из конкурентов: https://dogovor24.kz/questions/chto-neobhodimo-dlya-unichtozheniya-dokumentov-s-istekshim-srokom-hraneniya-i-kakie-deistviya-neobhodimo-sovershit-21531.html).
  • Разъяснения по срокам хранения и архивной логике для бухгалтерских документов (см. материалы: https://www.icfm.kz/faq/kogda-unichtozhat-istekshie-dokumenty-223/).