Определение
В Казахстане официальный документ - это документ, который создается юридическим, должностным или физическим лицом и оформляется так, чтобы его можно было признать надлежащим в установленном законодательством порядке. Такой подход закреплен в правилах документирования и управления документацией, а также в определениях для систем электронного документооборота.
При этом термин “документ” в целом шире и не сводится только к “официальному”. В стандарте по делопроизводству документ трактуется как зафиксированная на материальном носителе информация, позволяющая ее идентифицировать, а также как документ, созданный и удостоверенный в установленном порядке. Основание для корректной классификации - Государственный стандарт СТ РК 1037-2001 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”.
Чем официальный документ отличается на практике
Официальный документ обычно:
- оформлен по правилам (форма, реквизиты, подписи, печати при необходимости);
- имеет юридически значимые элементы (кто создал, кто подписал, каким образом удостоверили);
- используется в текущей деятельности организации или в отношениях между организациями и государственными органами.
Какие документы чаще всего считают официальными
Официальными в РК на практике признают документы, которые служат доказательствами решений и фактов, а также оформляют управление и отношения. Примеры по назначению:
- организационные: учредительные документы, положения, правила, инструкции, штатное расписание;
- распорядительные: приказы и другие акты руководства для управления деятельностью;
- информационно-справочные: протоколы, акты, письма, справки, отчеты и подобные документы, которые фиксируют сведения и отражают события.
Отдельно важно, что распорядительные акты в правилах документирования привязаны к фиксации административных и организационных решений и вопросов управления.
Как это работает с электронными документами
Если организация работает в электронном документообороте, официальный документ может быть электронным. Чтобы он был равнозначен подписанному на бумаге, документ должен соответствовать требованиям закона и быть удостоверенным электронной цифровой подписью уполномоченного лица.
В правилах документирования также прописаны требования к защите подлинности электронного документа, в том числе механизмы защиты от несанкционированного распространения (например, водяные знаки), а также требования к содержанию электронного документа, которое должно соответствовать подлиннику бумажного документа.
Что проверяют, чтобы документ считался надлежащим
Перед тем как считать документ “официальным” в деловой переписке или для передачи контрагентам, проверьте:
- кто его создал (лицо, организация, должностное лицо);
- как оформлен (реквизиты, соответствие установленной форме);
- чем удостоверен (подпись, а при применимости печать);
- для электронного варианта - есть ли корректная электронная подпись и соблюдены ли требования правил документооборота.
Типичные ошибки
| Ошибка | Как происходит | Чем грозит | Как исправить |
|---|---|---|---|
| Неправильные реквизиты | В документе пропущены сведения, которые требуются для идентификации и удостоверения | Документ могут не принять как надлежащий | Использовать утвержденную форму и проверить реквизиты перед подписанием |
| Подписал неуполномоченный | Подпись поставило лицо без полномочий | Риск признания документа ненадлежащим | Подтвердить полномочия приказом или доверенностью |
| Для электронного документа нет нужного удостоверения | Отправляют файл без электронной подписи или с непроверяемой подписью | Документ не будет равнозначен бумажному | Подписывать электронной подписью уполномоченного лица и отправлять через правила ЭДО |
| Печать ставят не по правилам | Печать используют там, где она не требуется, или наоборот не ставят по применимым требованиям | Претензии при приемке документов | Ориентироваться на действующие правила и статус организации по печати |
Полезные ссылки
- Государственный стандарт СТ РК 1037-2001 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” (термины и определения)
- Приказ Министра культуры и спорта РК от 25.08.2023 № 236 “Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях” (с разъяснениями по определениям и требованиям к официальным и электронным документам)
- Закон РК “Об электронном документе и электронной цифровой подписи” (про равнозначность электронного документа и подпись)