Содержание:

Кадровик в РК ведет трудовой документопоток так, чтобы трудовые отношения были подтверждены документально. Это нужно и для работы с персоналом, и для проверок, и для защиты в трудовых спорах.

Ниже - базовый состав документов, с которыми обычно работает кадровая служба, и логика, как их собрать в единый комплект.

Что именно относится к кадровым документам

Кадровые документы - это бумаги, которые оформляют трудовые отношения и действия работодателя в рамках этих отношений. Обычно кадровые документы делят на две группы:

  • организационные: задают правила работы в компании
  • распорядительные и учета: фиксируют кадровые события - прием, перевод, отпуск, увольнение и т.д.

Документы, которые нужны в компании почти всегда

Ниже - практический список, который чаще всего спрашивают при проверках и который образуется в регулярной работе.

Категория Документ Для чего нужен в кадровой работе
Договорные основания Трудовой договор Закрепляет условия работы и правовой статус работник/работодатель
Прочие договоры при необходимости Дополнительные соглашения к трудовому договору Изменяет условия труда, режим, условия оплаты, срок и др.
Локальные акты по труду Правила внутреннего трудового распорядка Устанавливают режим работы, порядок поведения и дисциплину
Локальные акты по оплате труда Положение об оплате труда (и стимулировании) Описывает систему оплаты, доплаты, премии, основания выплат
Локальные акты по работе с персональными данными Акт работодателя о порядке сбора, обработки и защиты персональных данных и согласие работника Определяет правила работы с данными и подтверждает согласие
Должности и обязанности Должностные инструкции Описывают обязанности и требования к должности
Планирование штата Штатное расписание Фиксирует структуру, численность и оклады по должностям
Учет рабочего времени Табель учета рабочего времени Подтверждает фактически отработанное время для расчета зарплаты и компенсаций
Отпуска График отпусков Определяет очередность оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков
Документы кадровых событий Приказы по личному составу Прием на работу, перевод, увольнение, отпуска, командировки и др.
Учет движения кадровой документации Журналы регистрации (трудовых договоров, приказов и др.) Упорядочивают документы и помогают подтвердить, что процедуры соблюдены
Индивидуальный учет Личная карточка (форма Т-2) Содержит основные данные работника и сведения по кадровым событиям
Если в компании ведутся трудовые книжки Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей Учет бланков и выдачи книжек, когда они хранятся у работодателя

Основание по базовым кадровым документам - нормы ТК РК и отдельные правила по документированию, в том числе по ведению учета рабочего времени и оформлению локальных актов.

Документы по отдельным ситуациям и категориям сотрудников

Состав обязательных документов может меняться в зависимости от условий труда и статуса работников. Чаще всего добавляются такие блоки:

  • при сменной работе - графики сменности
  • по воинскому учету (если есть работники, подпадающие под требования) - формы и отчеты для военкомата, связанные с воинским учетом
  • по охране труда - журналы регистрации и акты по обучению, инструктированию и проверкам знаний, а также документы, которые работодатель ведет по технике безопасности
  • по персональным данным - дополнительные согласия или формулировки, если меняется порядок обработки данных
  • по материальной ответственности - договор о полной материальной ответственности, если должность относится к материально ответственным

Отдельно для многих работодателей важен блок о согласительных процедурах по трудовым спорам: документы создают в порядке и случаях, которые предусмотрены ТК РК.

Что должно быть в кадровой системе документооборота

Помимо самих документов, кадровику нужно организовать работу так, чтобы все бумаги можно было быстро найти и подтвердить.

Обычно это включает:

  • номенклатуру дел (перечень дел по организации с указанием сроков хранения)
  • регистрационную дисциплину: журналы регистрации, присвоение номеров приказам и договорам
  • хранение кадровых дел: персональные папки работника и отдельные дела по организационным документам

Номенклатура дел применяется и в бумажном, и в электронном документообороте. При этом электронные копии и бумажные подлинники должны формироваться согласованно по установленным правилам.

Типичные ошибки в кадровых документах

  1. Есть трудовой договор, но нет приказа и подтверждающих кадровых действий
  2. Нет графика отпусков или он не поддерживается в актуальном состоянии
  3. Табель учета рабочего времени оформляют задним числом или без связи с приказами
  4. Локальные акты по труду не утверждены или утверждены формально без учета правил
  5. По персональным данным нет подтверждения согласия работника и нет акта работодателя, где описан порядок обработки данных
  6. Документы по охране труда отсутствуют или ведутся без журналов регистрации и актов по инструктажам

Короткий план, как собрать комплект документов кадровика

  1. Сделайте базовую «косточку» по труду: трудовой договор, приказы по личному составу, правила внутреннего распорядка, штатное расписание, табель, график отпусков, локальные акты по оплате и персональным данным, должностные инструкции
  2. Добавьте учет и регистрационные документы: журналы регистрации, личные карточки, номенклатура дел
  3. Закройте специальные случаи: охрана труда, сменные графики, воинский учет (если требуется), материальная ответственность
  4. Проверьте, чтобы каждый кадровый документ подтверждал соответствующее событие работника: договор, приказ, запись в учетных формах, регистрация

Полезные ссылки

  • ТК РК и базовые нормы по трудовым отношениям: https://adilet.zan.kz/
  • Закон РК «О персональных данных и их защите» (о согласиях и обработке данных): https://adilet.zan.kz/
  • Правила документирования и управления документацией (где закрепляется порядок документооборота): https://adilet.zan.kz/
  • Типовые требования к документированию в организациях: https://adilet.zan.kz/
  • Инструкция/материалы по делопроизводству и кадровым процессам (как собрать и оформить пакет): https://kadry.mcfr.kz/article/1908-kakie-dokumenty-doljny-byt-v-otdele-kadrov-rk
  • Перечень обязательных документов кадровой службы с привязками к нормам: https://dogovor24.kz/articles/objazatelnye_dokumenty_kadrovoj_sluzhby-302.html