Содержание:

В этой статье мы подробно разберём, как правильно подписывать электронный акт выполненных работ (ЭАВР) на портале Самрук Казына в Казахстане. Вы узнаете, чем отличается ЭАВР от бумажного АВР, какие требования предъявляют заказчики, как обеспечить юридическую силу электронных документов и что делать при задержках подписания. Всё это — с учётом законодательства и практики госзакупок.

Что такое ЭАВР и АВР и как выбрать между ними

В госзакупках и на портале Самрук Казына для подтверждения оказанных услуг используются два вида актов: бумажный АВР и электронный акт выполненных работ — ЭАВР.

  • АВР (бумажный акт выполненных работ) — традиционный документ, который заказчики часто требуют в бумажном виде. Он служит первичным учётным документом и подтверждает факт оказания услуги.
  • ЭАВР (электронный акт выполненных работ) — современный аналог, оформляемый и подписываемый через веб-портал госзакупок или Самрук Казына.

Как выбрать?
Большинство заказчиков требуют бумажный АВР, несмотря на наличие ЭАВР. Это связано с тем, что ЭАВР на порталах не всегда соответствует формам первичных документов, установленным Законом о бухгалтерском учёте. Поэтому для надёжности и соответствия законодательству часто берут за основу бумажный АВР, а уже после его подписания оформляют ЭАВР.

Преимущества и недостатки бумажных и электронных АВР

Форма АВР Преимущества Недостатки
Бумажный АВР - Соответствует требованиям бухгалтерии - Требует физической передачи и подписания
- Легко предъявить в случае проверок - Затраты времени и ресурсов на оформление
ЭАВР - Быстрая обработка через портал - Часто задерживается подписание заказчиком
- Удобство хранения и передачи - Не всегда признаётся в бухгалтерии как первичный документ

Как обеспечить соответствие ЭАВР требованиям законодательства

Согласно пункту 426-1 Правил осуществления государственных закупок (Приказ Министра финансов РК № 648 от 11 декабря 2015 года), процесс оформления актов происходит в следующей последовательности:

  1. Оформление акта оказания услуг через веб-портал (ЭАВР).
  2. Подписание заказчиком ЭАВР после предоставления бумажного АВР.

Чтобы ЭАВР имел юридическую силу, необходимо:

  • Обеспечить, чтобы форма ЭАВР соответствовала требованиям Закона о бухгалтерском учёте.
  • Включать в электронный акт дату совершения оборота и номер бумажного АВР, если бухгалтерия требует.
  • Подписывать ЭАВР в разумные сроки, чтобы избежать проблем с отчётностью.

Особенности подписания ЭАВР заказчиками

Заказчики на порталах Самрук Казына часто подписывают ЭАВР с задержкой — иногда более 15 дней. Это создаёт сложности для бухгалтерии, которая требует отражать дату совершения оборота в электронном счёте-фактуре (ЭСФ) именно по бумажному АВР.

Что важно учитывать:

  • Сроки подписания ЭАВР влияют на бухгалтерский учёт и отчётность.
  • Подписи должны быть официальными и соответствовать требованиям портала.
  • Юридическая сила ЭАВР подтверждается только после подписания заказчиком.

Как правильно отражать дату совершения оборота в ЭСФ при задержках

Если ЭАВР подписывается с задержкой, бухгалтерия требует указывать в ЭСФ дату и номер бумажного АВР. Это связано с тем, что бумажный акт считается первичным документом, а ЭАВР — его электронным аналогом.

Практический совет:
Всегда сохраняйте и предоставляйте бумажный АВР вместе с ЭАВР, чтобы избежать проблем с датами и подтверждением факта оказания услуги.

Требования к оформлению первичных документов в Казахстане

Закон о бухгалтерском учёте требует, чтобы первичные документы (в том числе акты выполненных работ) соответствовали установленным формам. В случае госзакупок это означает:

  • Бумажный АВР должен иметь все необходимые реквизиты.
  • ЭАВР должен быть оформлен в соответствии с формами, утверждёнными законодательством.
  • Документы должны быть подписаны уполномоченными лицами.

Влияние задержек подписания ЭАВР на бухгалтерский учёт

Задержка более 15 дней в подписании ЭАВР может привести к:

  • Нарушению сроков отражения операций в бухгалтерии.
  • Проблемам с налоговой отчётностью.
  • Необходимости использовать бумажные АВР для подтверждения факта оказания услуг.

Рекомендации для согласования требований заказчиков

Чтобы избежать конфликтов между требованиями заказчиков к бумажным и электронным АВР:

  • Согласуйте с заказчиком порядок оформления и подписания актов заранее.
  • Предоставляйте бумажный АВР вместе с ЭАВР.
  • Используйте электронные подписи и порталы, которые соответствуют законодательству.
  • Объясняйте заказчикам преимущества и юридическую силу ЭАВР.

Можно ли использовать только электронные АВР?

На практике большинство заказчиков требуют бумажные АВР, поэтому использовать только электронные акты сложно. Однако, если заказчик согласен и ЭАВР соответствует законодательству, можно обосновать выполненные работы только электронными документами.

Как обеспечить юридическую силу электронных документов

Для этого:

  • Используйте официальные порталы госзакупок и Самрук Казына.
  • Подписывайте ЭАВР с помощью квалифицированной электронной подписи.
  • Соблюдайте все требования законодательства и правил оформления.
  • Храните электронные документы в надёжных системах.

Итог

Подписание электронного акта выполненных работ Самрук Казына в Казахстане — процесс, требующий внимания к деталям. Чтобы избежать проблем с бухгалтерией и заказчиками, важно:

  • Понимать разницу между бумажным АВР и ЭАВР.
  • Соблюдать законодательные требования.
  • Согласовывать сроки и формы подписания.
  • Использовать бумажные АВР как основу, если это требует заказчик.
  • Правильно отражать даты и номера в ЭСФ.

Так вы сможете уверенно оформлять услуги по госзакупкам и не бояться штрафов или претензий.

Если вы хотите узнать больше о тонкостях бухгалтерского учёта и госзакупок, следите за обновлениями и делитесь своим опытом в комментариях!