В этом посте мы подробно разберём, как осуществляется регистрация гражданско-правовых договоров в Казахстане, кто должен присваивать регистрационный номер договору, какие нормативные документы регулируют этот процесс, а также как правильно заполнять электронные счета-фактуры с указанием номера и даты договора. Если вы когда-либо задавались вопросом, как правильно оформить и зарегистрировать договор, чтобы избежать ошибок и проблем с контролирующими органами, — этот материал для вас!
Регистрация гражданско-правовых договоров: кто и как?
В Казахстане договоры гражданско-правового характера, будь то договор на изготовление оборудования, выполнение научно-исследовательской работы или закупку товаров и услуг, подлежат обязательной регистрации и учёту. Вопрос, кто именно должен присваивать регистрационный номер договору — Заказчик или Исполнитель — волнует многих.
Кто регистрирует договор?
По устоявшейся практике и согласно нормативным документам, регистрация договоров осуществляется Заказчиком. Именно Заказчик присваивает договору регистрационный номер и дату, фиксируя его в журнале регистрации договоров. Однако, если договор составлен между несколькими организациями, регистрационный номер должен включать номера всех сторон — и Заказчика, и Исполнителя.
Нормативные документы, регулирующие регистрацию
Основные документы, регулирующие порядок регистрации и хранения договоров:
| Документ | Содержание |
|---|---|
| Приказ Министра культуры и спорта РК № 22 от 26.01.2015 | Утверждает сроки хранения договоров и соглашений (5 лет после окончания срока действия) |
| Приказ Министра культуры и спорта РК № 144 от 22.12.2014 | Утверждает «Типовые правила документирования и управления документацией» в гос. и негос. организациях |
| Пункт 110 Правил | Включение всех создаваемых и поступающих документов в номенклатуру дел |
| Пункт 72 Правил | Регистрация всех документов, требующих учёта и использования в справочных целях |
| Пункт 24 Правил | Формирование регистрационного номера документа |
Как выглядит регистрационный номер договора?
Регистрационный номер состоит из:
- Индекса дела по номенклатуре дел организации
- Порядкового номера документа в журнале регистрации
Если договор составлен двумя и более организациями, регистрационный номер включает номера каждой организации, разделённые косой чертой, например:
Заказчик: 12/345
Исполнитель: 67/890
Итоговый номер договора: 12/345 / 67/890Хранение и учёт договоров
Договоры подлежат хранению в соответствии с установленными сроками — обычно 5 лет после окончания срока действия договора. Ведение номенклатуры дел и регистрация договоров обязательны как для государственных, так и для негосударственных организаций.
Типовые правила документирования и управления документацией играют ключевую роль в организации правильного учёта и хранения договоров. Они обеспечивают системность и прозрачность документооборота, что особенно важно при проверках и аудите.
Практические рекомендации по регистрации договоров
- Всегда регистрируйте договоры сразу после подписания. Это поможет избежать путаницы и потери документов.
- Присваивайте регистрационный номер в соответствии с номенклатурой дел вашей организации.
- Если договор заключён между несколькими организациями, включайте регистрационные номера всех сторон через косую черту.
- Храните договоры в соответствии с установленными сроками (обычно 5 лет).
- Используйте журнал регистрации договоров для учёта всех документов.
Заполнение электронного счета-фактуры: строки 27.3 и 27.4 раздела Е
При выписке электронного счета-фактуры (ЭСФ) в Казахстане в разделе Е «Договор (контракт)» необходимо указать:
| Строка | Что указывается | Обязательность заполнения |
|---|---|---|
| 27.3 | Номер договора (контракта) на поставку товаров, работ, услуг | Необязательно, но если заполнено — обязательно правильно |
| 27.4 | Дата договора (контракта) | Необязательно, но если заполнено — обязательно правильно |
| 27.2 | Отметка «Без договора (контракта)» | Если отмечено, строки 27.3 и 27.4 не заполняются |
Что делать при ошибках в номере или дате договора?
Если в строках 27.3 и 27.4 указаны неверные данные, необходимо выписать исправленный счет-фактуру. Это регулируется статьёй 419 Налогового кодекса РК. Исправленный счет-фактура аннулирует ранее выписанный, а также аннулируются дополнительные счета-фактуры, если они были.
Как аннулировать и восстановить дополнительные счета-фактуры?
- При исправлении счета-фактуры все дополнительные счета к нему аннулируются.
- Для восстановления аннулированных дополнительных счетов-фактур выписываются новые дополнительные счета к исправленному счету-фактуре.
Заполнение строки 29 «Способ отправления»
Строка 29 раздела Е является обязательной для заполнения и указывает способ отправления счета-фактуры.
Итоги и советы
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Кто регистрирует договор? | Заказчик, с возможным участием Исполнителя при совместных договорах |
| Как выглядит регистрационный номер? | Индекс дела + порядковый номер, для нескольких организаций — номера через косую черту |
| Какие документы регулируют регистрацию? | Приказы №22 и №144 Минкультуры РК, Типовые правила документирования |
| Как заполнить строки 27.3 и 27.4 ЭСФ? | Указать номер и дату договора, если договор есть; иначе отметить 27.2 |
| Что делать при ошибках в ЭСФ? | Выписать исправленный счет-фактуру согласно статье 419 НК РК |
Регистрация и правильное оформление договоров — это не просто формальность, а залог прозрачности и законности ваших сделок. Следуйте нормативным правилам, ведите учёт аккуратно, и тогда никакие проверки не станут для вас неожиданностью!
Если вы хотите избежать проблем с налоговыми органами и сохранить порядок в документах, обязательно применяйте описанные рекомендации. А теперь — вперёд, ставьте номера договоров правильно и без ошибок! 🚀
Автор: Г. Жуманова, юрист по трудовому и гражданскому праву