Содержание:

Сегодня мы разберёмся, как в Казахстане происходит регистрация гражданско-правовых договоров, кто именно должен присваивать регистрационный номер договору, и какие нормативные документы регулируют этот процесс. Если вы работаете в организации — будь то государственная или негосударственная — и сталкиваетесь с оформлением договоров, этот материал для вас. Мы расскажем, как правильно организовать учёт и хранение документов, чтобы избежать путаницы и проблем с контролирующими органами.

Кто регистрирует договоры и присваивает им номер

Вопрос, кто должен присваивать регистрационный номер договору — Заказчик или Исполнитель — волнует многих. В Казахстане договоры гражданско-правового характера, например, договоры на изготовление оборудования, выполнение научно-исследовательских работ или закупку товаров, подписываются между Заказчиком и Исполнителем.

По устоявшейся практике и согласно нормативным документам, регистрация договоров осуществляется Заказчиком. Именно Заказчик присваивает договору регистрационный номер и дату. Это подтверждается приказами Министерства культуры и спорта Республики Казахстан, которые регулируют порядок документирования и управления документацией.

Нормативные документы, регулирующие регистрацию и хранение договоров

Основные нормативные акты, которые регулируют регистрацию гражданско-правовых договоров:

Документ Суть и значение
Приказ Министра культуры и спорта РК № 22 от 26 января 2015 года Утверждает сроки хранения договоров и соглашений (5 лет после окончания срока действия)
Приказ Министра культуры и спорта РК № 144 от 22 декабря 2014 года Утверждает «Типовые правила документирования и управления документацией» в государственных и негосударственных организациях

Эти правила устанавливают, что все документы, включая договоры, подлежат учёту, регистрации и хранению. В частности, пункт 110 Правил требует включать все документы в номенклатуру дел организации, а пункт 72 указывает, что регистрация необходима для документов, требующих учёта и использования в справочных целях.

Как выглядит регистрационный номер договора

Регистрационный номер договора — это не просто цифры. Он состоит из нескольких элементов:

  • Индекса дела по номенклатуре дел организации
  • Порядкового номера документа в журнале регистрации договоров

Если договор составлен между двумя и более организациями, регистрационный номер включает номера всех участников, разделённые косой чертой. Например:

Заказчик Исполнитель Регистрационный номер договора
№ 123/45 № 678/90 123/45 / 678/90

Такой подход позволяет чётко идентифицировать договор с обеих сторон и облегчает поиск и учёт документов.

Особенности регистрации договоров между несколькими организациями

Если договор подписан несколькими организациями, каждая из них должна зарегистрировать его в своей системе учёта. Регистрационный номер договора в этом случае состоит из регистрационных номеров всех организаций, участвующих в договоре, разделённых косой чертой. Это обеспечивает прозрачность и удобство контроля.

Требования к хранению и учёту договоров

Согласно нормативным правилам, договоры гражданско-правового характера подлежат:

  • Учёту и регистрации в номенклатуре дел
  • Хранению в течение установленного срока (обычно 5 лет после окончания действия договора)
  • Использованию в информационно-справочных целях

Это важно для обеспечения юридической чистоты и возможности быстро найти нужный документ при необходимости.

Роль типовых правил документирования и управления документацией

Типовые правила документирования, утверждённые Министерством культуры и спорта, играют ключевую роль в организации работы с документами. Они:

  • Определяют порядок регистрации и нумерации документов
  • Устанавливают требования к хранению и учёту
  • Обеспечивают единообразие в работе с документацией как в государственных, так и в негосударственных организациях

Соблюдение этих правил помогает избежать ошибок и недоразумений при работе с договорами.

Практические рекомендации для правильной регистрации договоров

Чтобы регистрация гражданско-правовых договоров в вашей организации проходила без проблем, следуйте простым советам:

  • Назначьте ответственного за регистрацию договоров — обычно это сотрудник отдела документационного обеспечения или юридического отдела.
  • Ведите журнал регистрации договоров с указанием регистрационного номера, даты и сторон договора.
  • Присваивайте регистрационный номер договору сразу после подписания — это поможет избежать путаницы.
  • Используйте номенклатуру дел для систематизации документов — это облегчит поиск и хранение.
  • Если договор заключён с несколькими организациями, включайте в номер все регистрационные номера сторон через косую черту.
  • Соблюдайте сроки хранения документов согласно нормативам — обычно 5 лет после окончания действия договора.

Итог

Регистрация гражданско-правовых договоров в Казахстане — это важный процесс, который регулируется чёткими нормативными документами. Заказчик, как правило, присваивает договору регистрационный номер, который состоит из индекса дела и порядкового номера. Если в договоре участвуют несколько организаций, регистрационный номер включает номера всех сторон через косую черту. Соблюдение типовых правил документирования и управления документацией гарантирует правильный учёт, хранение и использование договоров.

Не забывайте, что правильная регистрация — это не просто формальность, а залог юридической безопасности и прозрачности вашей организации. Так что берите на вооружение эти рекомендации и будьте уверены в своих документах!

Если хотите, могу помочь составить шаблон журнала регистрации договоров или подсказать, как автоматизировать этот процесс. Пишите в комментариях!