Содержание:

В этом посте мы подробно разберём, какие приказы и правила необходимы для организации эффективного делопроизводства в государственных органах Казахстана. Вы узнаете, как правильно оформлять документы, вести контроль за их исполнением, регистрировать корреспонденцию и обеспечивать безопасность служебной информации. Всё это — на основе официальных правил Министерства образования и науки Республики Казахстан.

Контроль за исполнением деловой документации

Важнейшая задача любого государственного органа — обеспечить строгий контроль за исполнением документов. В Министерстве образования и науки Республики Казахстан за это отвечает Управление контроля и документооборота Департамента организационной и кадровой работы.

Как это работает?

  • Ведение учёта входящей и исходящей корреспонденции.
  • Своевременное доведение документов и поручений руководства до исполнителей.
  • Контроль за сроками исполнения документов.
  • Информирование руководства о состоянии делопроизводства и исполнительской дисциплины.

Ответственность за исполнение документов возлагается на ответственного секретаря, вице-министров и руководителей департаментов. Это значит, что каждый руководитель лично отвечает за качество и своевременность исполнения приказов и распоряжений.

Правила подготовки и оформления документов

В организации должны соблюдаться чёткие правила при работе с документами несекретного характера и с пометкой "Для служебного пользования". Они обязательны для всех сотрудников структурных подразделений.

Основные моменты:

  • Документы оформляются согласно утверждённым формам и стандартам.
  • Используются фирменные бланки Министерства, которые являются бланками строгой отчётности.
  • Документы должны содержать все необходимые реквизиты: номер, дату, подписи, печати.
  • Запрещается передавать копии документов без разрешения руководства.
  • Особое внимание уделяется сохранности документов и недопущению несанкционированного доступа.

Регистрация и учёт входящей корреспонденции

Для своевременного учёта и обработки документов в Министерстве используется единая система электронного документооборота (ЕСЭДО). Вся входящая корреспонденция регистрируется в ЕСЭДО и сопровождается регистрационно-контрольными карточками.

Ключевые моменты регистрации:

Этап регистрации Описание
Приём корреспонденции Управление контроля и документооборота принимает документы в рабочие дни с 9:00 до 17:00
Регистрация в ЕСЭДО Внесение данных в электронную систему и оформление регистрационно-контрольных карточек
Сортировка документов По важности, срочности и компетенции руководителей
Контроль исполнения Установка сроков и контроль за их соблюдением
Исключения Некоторые документы регистрируются только в журнале без внесения в ЕСЭДО (например, статистические материалы, поздравительные открытки)

Важно: структурным подразделениям запрещается принимать документы напрямую без регистрации в ЕСЭДО. Это исключает потерю или задержку документов.

Требования к фирменным бланкам и печатям

Фирменные бланки Министерства — это не просто бумага с логотипом. Это официальный документ строгой отчётности, который должен содержать:

  • Герб Республики Казахстан.
  • Полное наименование Министерства на государственном и русском языках.
  • Номер бланка.
  • Контактные данные (адрес, телефон, факс).
  • Строки для указания номера и даты документа.

В Министерстве используются два основных вида бланков:

Вид бланка Назначение
Бланк письма Для официальной переписки
Бланк приказа Для издания распоряжений и приказов

Печати Министерства бывают разных видов и назначений:

  • Большая гербовая печать.
  • Маленькая гербовая печать.
  • Круглые печати для заверения копий документов, приказов, исходящих документов.
  • Специальные штампы для регистрации, возврата и повторного поступления документов.

Заверение копий и оригиналов документов

Чтобы подтвердить подлинность документов, используются печати и подписи. Вот как это делается правильно:

  • Документы на фирменных бланках гербовой печатью не заверяются, кроме финансовых и юридически значимых документов.
  • Копии служебных документов заверяются круглой печатью №1 "Бақылау және құжат айналымы басқармасы".
  • При заверении копии ставится надпись "Верно", указывается должность, подпись и дата заверения.

Хранение, учёт и выдача бланков и штампов

Фирменные бланки и печати — это ценные ресурсы, требующие строгого учёта и хранения:

  • Хранятся в металлическом сейфе.
  • Выдаются под роспись ответственным лицам.
  • Испорченные бланки и печати уничтожаются по акту с оформлением соответствующих документов.
  • Учет ведётся в специальных журналах.

Безопасность и предотвращение утечки информации

Министерство строго регулирует доступ к служебным документам и печатям:

  • Запрещается оставлять ключи от служебных кабинетов в наружных замках.
  • Исключается несанкционированный доступ к компьютерам, телефонам и оргтехнике.
  • Ответственность за сохранность документов несут руководители и исполнители.
  • За утрату документов и разглашение информации предусмотрена ответственность согласно законодательству.

Внутренняя безбумажная электронная переписка

Для обмена информацией между структурными подразделениями используется внутренняя электронная переписка:

  • Регистрация переписки ведётся в специальном журнале.
  • Переписка возможна только с подписью ответственного секретаря или руководителя подразделения.
  • Это ускоряет обмен информацией и снижает бумажный документооборот.

Передача дел при смене руководителя

При смене начальника Управления контроля и документооборота все документы и дела передаются по акту приёма-передачи. Это гарантирует сохранность и непрерывность работы с документацией.

Ошибки при работе с документами и как их избежать

Частые ошибки:

  • Несвоевременная регистрация документов.
  • Несоблюдение правил оформления и заверения.
  • Несоблюдение сроков исполнения.
  • Несанкционированный доступ к документам.
  • Передача копий без разрешения.

Советы для избежания ошибок:

  • Строго следовать утверждённым правилам.
  • Вести учёт и контроль исполнения.
  • Обеспечивать безопасность документов.
  • Обучать сотрудников правилам делопроизводства.

Уничтожение испорченных документов и печатей

Испорченные бланки и печати уничтожаются по акту, оформленному по установленной форме. Это исключает возможность их повторного использования и обеспечивает контроль за документооборотом.

Итоговая таблица основных приказов и правил для организации

Приказ / Правило Назначение Ключевые требования
Правила документирования и управления документацией Организация делопроизводства Соблюдение стандартов оформления, учёт, контроль исполнения
Приказ об утверждении форм бланков и печатей Утверждение официальных форм Использование фирменных бланков, строгий учёт
Приказ о порядке регистрации корреспонденции Регистрация входящих и исходящих документов Внесение в ЕСЭДО, оформление регистрационно-контрольных карточек
Приказ о безопасности документов Обеспечение сохранности Запрет на несанкционированный доступ, ответственность за утрату
Приказ о внутренней электронной переписке Регулирование безбумажного документооборота Регистрация переписки, подписи ответственных лиц

Заключение

Организация приказов и правил в государственных органах Казахстана — это сложный, но необходимый процесс для эффективного управления документацией. Соблюдение установленных правил обеспечивает прозрачность, контроль и безопасность делопроизводства. Если вы работаете в министерстве или другом государственном органе, обязательно ознакомьтесь с этими требованиями и внедряйте их в свою работу. Это поможет избежать проблем и повысить исполнительскую дисциплину.

Если хотите, могу помочь составить шаблоны приказов или дать советы по внедрению электронного документооборота в вашем подразделении!