Какие документы должны быть на сотрудников в организации в Казахстане

В этом посте мы подробно разберём, какие документы необходимы для правильного кадрового учёта в компании в Казахстане. Расскажем, как организовать кадровое делопроизводство в соответствии с трудовым законодательством, какие локальные акты нужно разработать, как автоматизировать процессы и что делать, чтобы избежать штрафов и конфликтов. Готовы? Поехали!

Что такое кадровый учёт и зачем он нужен

Кадровый учёт — это систематизация всех документов и данных, связанных с сотрудниками компании: от приёма на работу до увольнения. Это обязательное требование трудового законодательства Республики Казахстан. Правильное ведение кадрового учёта защищает права работодателя и работников, снижает риски трудовых споров и помогает эффективно управлять персоналом.

Какие документы должны быть на сотрудников в организации

Для каждого сотрудника в компании должны быть оформлены и храниться следующие ключевые документы:

Особенности трудового договора и его оформление

Трудовой договор — это сердце кадрового учёта. В нём обязательно должны быть указаны:

• Реквизиты работодателя (для ИП — ФИО, адрес, ИИН; для ТОО — наименование, адрес, БИН)
• Реквизиты работника (ФИО, адрес, ИИН)
• Должность и место работы
• Срок договора и дата начала работы
• Рабочий график и время отдыха
• Условия оплаты труда
• Права и обязанности сторон
• Ответственность работника и работодателя
• Порядок изменения и расторжения договора
• Условия страхования и выплаты гарантий

Для некоторых категорий работников (несовершеннолетних, лиц с инвалидностью, беременных) договор оформляется с учётом специальных ограничений и прав, прописанных в Трудовом кодексе.

Любые изменения в договоре (например, изменение оклада или графика) оформляются дополнительным соглашением, подписываемым обеими сторонами.

Как правильно оформить сотрудника в штат

Процесс приёма сотрудника включает:

• Приём заявления о трудоустройстве
• Запрос и проверку личных документов (удостоверение личности, дипломы, трудовая книжка, военный билет и др.)
• Заключение трудового договора и, при необходимости, договора о материальной ответственности
• Издание приказа о приёме на работу
• Выдачу должностной инструкции

Ведение учёта военнообязанных и призывников (МОВУ)

Работодатель обязан вести воинский учёт и передавать сведения в местные органы военного управления (МОВУ):

• Ежемесячно (до 15 числа) — список военнообязанных и призывников, принятых или уволенных за отчётный период
• Ежегодно (до 15 февраля) — количество военнообязанных и призывников на 1 января

Это обязательная часть кадрового учёта, которая помогает государству контролировать мобилизационный резерв.

Передача данных в государственные органы

Кадровый учёт включает обязательную передачу данных в:

Автоматизация кадрового делопроизводства

Для упрощения и ускорения кадрового учёта компании всё чаще используют электронные системы, например, платформу 1С. Преимущества автоматизации:

• Быстрое оформление и хранение документов
• Автоматический расчёт отпускных, больничных и зарплаты
• Формирование кадровой отчётности
• Удобный учёт рабочего времени и отпусков
• Снижение ошибок и человеческого фактора

Автоматизация помогает сэкономить время и ресурсы, а также обеспечивает прозрачность и контроль.

Локальные нормативные акты — основа внутреннего порядка

Для соответствия законодательству и упорядочивания работы с персоналом необходимо разработать и утвердить:

• Штатное расписание
• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение о персональных данных работников
• Положение об оплате труда и премировании
• Должностные инструкции
• При необходимости — политика по охране труда и технике безопасности

Эти документы регулируют внутренние процессы и защищают интересы компании и сотрудников.

Внутренние проверки и аудит кадровой документации

Регулярные проверки помогают:

• Обнаружить и исправить ошибки в документах
• Обеспечить актуальность и полноту кадрового учёта
• Подготовиться к проверкам инспекции труда
• Снизить риски штрафов и конфликтов

Аудит кадровой документации — важный инструмент для поддержания порядка и соблюдения законодательства.

Что грозит за несоблюдение правил кадрового учёта

Нарушения в кадровом делопроизводстве могут привести к серьёзным последствиям:

Кроме штрафов, компания рискует потерять репутацию и столкнуться с трудовыми спорами.

Передача кадрового учёта на аутсорсинг

Если в компании нет ресурсов или специалистов для ведения кадрового учёта, можно передать эту функцию на аутсорсинг. Преимущества:

• Экономия времени и денег
• Профессиональное ведение учёта с учётом всех изменений законодательства
• Гарантия соблюдения сроков и правильности документов
• Гибкость и масштабируемость услуг

При выборе подрядчика обращайте внимание на опыт, квалификацию специалистов, используемые технологии и прозрачность сотрудничества.

Особенности кадрового учёта в малом бизнесе

В небольших компаниях, где нет отдельного кадрового отдела, обязанности по кадровому учёту часто выполняют бухгалтер, HR-специалист или даже владелец. Важно:

• Вести полный и правильный учёт всех документов
• Использовать простые и удобные инструменты (например, электронные таблицы или базовые программы)
• Регулярно проверять документы и обновлять локальные акты
• При необходимости обращаться к профессионалам или аутсорсерам

Итоговая таблица: основные документы и их назначение

Заключение

Правильный кадровый учёт — это залог стабильной и законной работы компании. Соблюдение требований трудового законодательства Казахстана, своевременное оформление документов, автоматизация процессов и регулярный аудит помогут избежать штрафов, снизить конфликты и повысить эффективность управления персоналом.

Не забывайте, что грамотный кадровый учёт — это ваша защита и уверенность в будущем бизнеса!

Если хотите узнать больше о кадровом учёте или нуждаетесь в помощи с организацией кадрового делопроизводства, обращайтесь к профессионалам — это инвестиция в спокойствие и успех вашей компании!