Содержание:

Сегодня мы разберёмся, что делать, если в вашей компании в Казахстане появилась должность, которая не предусмотрена штатным расписанием. Как правильно оформить этот внутренний документ, чтобы избежать проблем? Какие этапы и сроки утверждения нужно соблюдать? И как обеспечить, чтобы штатное расписание всегда было актуальным и соответствовало законодательству? Поехали!

Что такое штатное расписание и зачем оно нужно?

Штатное расписание — это внутренний документ компании, в котором фиксируется структура организации, штатный состав, численность сотрудников, перечень должностей и оклады. В Казахстане Трудовой кодекс не обязывает все компании иметь штатное расписание, особенно если бизнес небольшой. Но многие компании всё равно его составляют, чтобы чётко понимать, кто и на какой должности работает.

Если должность не предусмотрена штатным расписанием — что делать?

Представьте: в вашей компании появилась новая должность, но штатное расписание её не содержит. Это значит, что:

  • Нельзя просто взять и назначить сотрудника на эту должность без оформления изменений в штатном расписании.
  • Для каждой должности в расписании должен быть приказ о приёме на работу и заключён трудовой договор.

Вывод: необходимо внести изменения в штатное расписание, чтобы новая должность была официально закреплена.

Как структурировать внутренний документ для составления и изменения штатного расписания?

Чтобы штатное расписание было понятным и юридически корректным, компания должна создать внутренний документ — инструкцию или положение, где прописаны:

  • Этапы составления и утверждения штатного расписания.
  • Периодичность и сроки обновления.
  • Порядок внесения изменений и дополнений.
  • Ответственные лица за разработку и утверждение.
  • Форма и состав сведений, которые должны содержаться в расписании.

Этапы и сроки утверждения штатного расписания

Внутренний документ должен чётко описывать:

  • Когда и как часто составляется штатное расписание (например, ежегодно или при изменениях в структуре).
  • Кто утверждает расписание — обычно это приказ первого руководителя или решение общего собрания участников.
  • Как фиксируется факт утверждения — запись об этом указывается на титульном листе документа.

Как определить перечень должностей и их наименования?

Перечень должностей в штатном расписании должен отражать реальную структуру компании. При этом:

  • Наименования должностей должны быть чёткими и соответствовать фактическим обязанностям.
  • Если появляется новая должность, её нужно добавить в штатное расписание с указанием количества сотрудников и окладов.
  • Фамилии сотрудников в штатном расписании обычно не указываются — они фиксируются в приказах о приёме на работу.

Как отражать штатную численность и оклады?

В штатном расписании указываются:

Параметр Описание
Штатная численность Количество сотрудников по каждой должности
Оклад Размер должностного оклада для каждой позиции

Это помогает контролировать расходы на персонал и планировать бюджет.

Как обеспечить актуальность и своевременность изменений?

Чтобы штатное расписание всегда было актуальным:

  • Внутренний документ должен предусматривать порядок внесения изменений.
  • Ответственные лица обязаны своевременно обновлять расписание при появлении новых должностей или изменении окладов.
  • Изменения утверждаются тем же порядком, что и основное расписание.

Кто отвечает за разработку и утверждение?

В компании назначаются ответственные за:

  • Разработку штатного расписания (например, отдел кадров).
  • Утверждение — обычно руководитель компании или общее собрание участников.

Это закрепляется во внутреннем положении.

Юридические требования и рекомендации

  • В Казахстане нет обязательного требования иметь штатное расписание, если компания небольшая.
  • Однако при наличии штатного расписания его нужно оформлять как внутренний документ с утверждением.
  • Отсутствие штатного расписания не влечёт ответственность, но наличие упрощает управление персоналом и соблюдение трудового законодательства.

Особенности для небольших компаний

Если в компании мало сотрудников, штатное расписание может быть упрощённым или вовсе отсутствовать. Но если появляются новые должности, лучше всё же оформить расписание, чтобы избежать путаницы и проблем с трудовыми договорами.

Итоговая таблица: что делать, если должность не предусмотрена штатным расписанием

Ситуация Действия
Появилась новая должность Внести изменения в штатное расписание
Нет штатного расписания в компании Создать внутренний документ с порядком составления и утверждения расписания
Нужно утвердить изменения Издать приказ или решение общего собрания, зафиксировать на титульном листе
Обновить оклады или численность Внести корректировки в штатное расписание согласно внутреннему положению
Обеспечить актуальность документа Назначить ответственных и установить сроки обновления

Заключение

Штатное расписание — это важный инструмент управления бизнесом. Если в вашей компании в Казахстане появилась должность, которая не предусмотрена в расписании, не откладывайте обновление документа. Создайте внутренний регламент, назначьте ответственных и следите за актуальностью. Это поможет избежать проблем с трудовыми договорами и сделает структуру компании прозрачной и понятной.

А вы уже обновляли своё штатное расписание? Делитесь опытом в комментариях!