Содержание:

Если коротко: журнал по ТБ в РК — это не “бумажка ради галочки”, а документ, который подтверждает, что работник действительно прошёл нужный инструктаж по безопасность и охрана труда, а организация это оформила и может показать при проверке. Дальше — разберём, какие журналы обязательны, как правильно заполнить журнал регистрации инструктажа, что писать, кто несёт ответственность и как вести всё в электронном виде.

Самое важное про “журнал по ТБ”: как его правильно называть и что он доказывает

В разговорах часто говорят “журнал по технике безопасности”. Но официально чаще встречается смысл: журнал регистрации инструктажа по безопасности и охране труда (на рабочем месте). Он фиксирует факт инструктаж — дату, кто был инструктирован, кто проводил, и подписи.

Зачем это организации?
- чтобы зафиксировать прохождение учебных инструктажей по безопасному исполнению трудовых функций;
- чтобы при несчастном случае иметь доказательство, что работник инструктировать должным образом;
- чтобы проверки не упирались в вопрос “а откуда вы знаете, что инструктаж был?”.

Важно: нарушение требований по проведению инструктажа по технике безопасности и отсутствие документов по безопасности и охране труда может повлечь штрафы (в материалах указано: до 80 МРП, при повторном нарушении до 120 МРП).

Какие журналы по охране труда обязательны в Казахстане

Набор зависит от специфики деятельности, но есть базовые журналы, которые встречаются почти в любой организации. Ниже — ориентир по тому, что обычно требует практика проверок и что фигурирует в разъяснениях.

Вид журнала Для чего нужен Когда применяется
Журнал регистрации инструктажа по безопасности и охране труда на рабочем месте Фиксирует проведение инструктажа по безопасности и охрана труда Для первичного, повторного, внепланового, целевого (по ситуации)
Журнал регистрации вводного инструктажа Фиксирует вводный инструктаж до начала работы С каждым работником до начала трудовой деятельности
Журнал регистрации несчастных случаев, связанных с трудовой деятельностью и иных повреждений здоровья на производстве Учёт оформленных актов о несчастных случаях После оформленного акта
Журнал нарядов-допусков к выполнению работ повышенной опасности Учёт нарядов-допусков При работах повышенной опасности
Журнал учёта выдачи средств индивидуальной защиты Контроль СИЗ При выдаче и учёте СИЗ
Журнал учёта проверки знаний по безопасности и охране труда рабочих Контроль знаний (проверка) Когда проводится проверка знаний по БиОТ

Дополнительно по пожарной безопасности и внутренним процессам обычно ведут свои журналы (см. ниже раздел про пожарную безопасность).

Какой документ регламентирует проведение инструктажей по технике безопасности

Проведение инструктажей и их оформление регламентирует приказ Министра здравоохранения и социального развития РК от 25 декабря 2015 года № 1019 (указан в материалах). Именно на этот документ ссылаются, когда говорят о формах и правилах регистрации инструктажа.

Отдельно в основе требований также упоминается Трудовой кодекс РК (раздел “Безопасность и охрана труда”, в материалах фигурирует пп. 2) п. 2 ст. 182).

Кто несёт ответственность за ведение журналов по охране труда и кто должен проводить инструктажи

В материалах выделяется практический принцип: кто отвечает за ведение и хранение подотчетных журналов, тот и должен обеспечить, чтобы ведение было корректным.

Роль За что отвечает
Специалист отдела безопасности и охраны труда (или назначенное лицо) Организация ведения журналов, вводный инструктаж, контроль процесса
Кадровый работник (в части подготовки нового сотрудника) Может участвовать в организации обучения/инструктирования в рамках процессов
Непосредственный руководитель структурного подразделения (мастер, начальник цеха и т.п.) Проводит инструктажи на рабочем месте и делает записи в журнал
Лицо, назначенное приказом/внутренним актом Может вести журналы и инструктировать в пределах своих полномочий

Какие данные должны быть в журнале регистрации инструктажа

Ключевой “скелет” журнала регистрации инструктажа обычно одинаковый. По материалам содержание включает:

  • дата начала ведения журнала;
  • дата проведения инструктажа;
  • ФИО инструктируемого полностью, год рождения;
  • должность или профессия;
  • данные об инструктирующем сотруднике;
  • подписи инструктируемого и инструктирующего.

Важные детали по “ФИО” и заполнению

В материалах прямо отмечено:
- ФИО инструктируемого — полностью, без сокращений (инициалы не подходят);
- год рождения — по формату ХХХХ (как в записи “со слов” сотрудника);
- в графе “Профессия, должность” пишут должность согласно штатному расписанию.

Если журнал ведётся для нескольких подразделений, допускается указание участка/отдела.

Как правильно заполнять журнал регистрации инструктажа по охране труда: мини-инструкция без воды

Вот практический алгоритм, чтобы журнал по безопасность выглядел аккуратно и “не развалился” на проверке.

Заполняйте в момент проведения:
- Внести дату проведения инструктажа.
- Записать ФИО инструктируемого полностью, год рождения.
- Указать должность или профессию по штатному расписанию.
- Указать данные об инструктирующем сотруднике.
- Поставить подписи: инструктируемого и инструктирующего.

Отдельные случаи:
- При регистрации внепланового инструктажа — укажите причину его проведения.
- Для первичного инструктажа дата должна быть не раньше вводного инструктажа и не позже фактического начала трудовой деятельности.

Если журнал один на подразделения

Проверьте, чтобы журнал однозначно идентифицировал место ведения (обычно это фиксируется на титульном листе и/или в разделе подразделения). Так проверяющим проще понять “где именно учли”.

Какие ошибки часто встречаются при проверках журналов по охране труда

Проверки любят три вещи: ясность, соответствие датам и “железные” подписи. Типичные ошибки из материалов и практики:

  • пропуск строк и граф (в журнале не должно быть “дыр”);
  • зачеркивания, перечёркивания, исправления;
  • сокращение ФИО инструктируемых до инициалов;
  • неверные даты: например, первичный инструктаж записан не синхронно с вводным и фактическим выходом на работу;
  • инструктаж оформляет не то лицо, которое уполномочено локальным актом;
  • отсутствуют подписи инструктируемого и инструктирующего.

Вот как можно держать “щит от замечаний”:
- заполнять аккуратно в день проведения;
- писать ФИО полностью;
- сверять даты;
- проверять полномочия лица, которое инструктирует.

Как оформить бумажный журнал по охране труда: требования к шнуровке и заполнению

Если ведёте бумажный журнал, материалы описывают подход к шнуровке:

  • журнал нумеруется и прошнуровывается;
  • конец журнала выводится шнуровкой на последнюю страницу;
  • шнуры фиксируются наклейкой;
  • на наклейке указывается количество пронумерованных/прошнурованных листов, а также данные ответственного лица (должность, ФИО), дата и подпись;
  • печать ставится так, чтобы захватывать часть наклейки и сам журнал.

Корректной считается шнуровка, когда печать проставлена на последней странице и захватывает бумажную вставку/наклейку.

Также из материалов следует правило: титульный лист должен содержать сведения о предприятии, структурном подразделении, дате начала и окончания ведения журнала.

Как организовать ведение журналов в электронном виде

Электронные журналы возможны, но логика такая: данные должны быть удостоверены юридически. В материалах указано, что электронный формат ведётся с учётом требований законодательства об электронном документе и электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Практический смысл для вас:
- внесённые сведения подтверждаются ЭЦП;
- в электронном журнале фиксируется тот же набор данных, что и в бумажном (дата, кто инструктируемый, кто инструктировал, подписи/удостоверение).

Кто ведёт разные части в электронном виде

По материалам:
- журнал вводного инструктажа ведёт служба безопасности и охраны труда или назначенное лицо;
- журналы по первичному, повторному, внеплановому и целевому инструктажу ведут ответственные работники (например мастер, начальник отдела/цеха или непосредственный руководитель).

Какие инструктажи требуют оформления в журналах и какие сроки проведения первичного инструктажа

Инструктажи требуют оформления в журналах, потому что без записей невозможно подтвердить факт инструктаж.

Типовой набор, который упоминается в разъяснениях:
- вводный инструктаж;
- первичный инструктаж на рабочем месте;
- повторный, внеплановый;
- целевой инструктаж.

Про сроки первичного:
- первичный инструктаж фиксируют так, чтобы дата проведения не была раньше вводного и не была позже фактического начала трудовой деятельности.

Целевой инструктаж, по материалам, фиксируется в наряде-допуске или другой документации, разрешающей производство работ (а журнал “ТБ” используется как общий учёт по своим формам).

Как проводить инструктажи для работников по договору ГПХ

В материалах отмечено: “проводить ли инструктажи по ОТ и ТБ для работающих по договору ГПХ” — это вопрос, который часто возникает у организаций. В логике разъяснений основной принцип такой: инструктажи проводят в соответствии с тем, как работник участвует в производственной деятельности и кому обеспечивается допуск к работе. Если есть доступ к рабочим местам и выполнению работ, инструктажи должны быть организованы и подтверждены документально через журнал.

Практический вывод: не оставляйте ГПХ “на самотёк”. Если человек допускается к выполнению работ — инструктажи и учёт должны быть.

Какие журналы по пожарной безопасности должны быть в организации

В материалах фигурирует обязательный по практике журнал по пожарной безопасности:
- журнал учёта проведения инструктажей по пожарной безопасности.

Он нужен, чтобы фиксировать проведение инструктажа по пожарной безопасности (кто провёл, когда, кому и с какими отметками/подписями — по логике аналогично журналам по охране труда).

Как оформить журнал регистрации несчастных случаев на производстве

В материалах указано:
- каждый оформленный акт несчастного случая работодатель заносит в журнал регистрации несчастных случаев, связанных с трудовой деятельностью и иных повреждений здоровья на производстве;
- форма журнала устанавливается уполномоченным государственным органом по труду.

Здесь главное правило простое и железное: без акта и без записи в журнал “закрывать” случай нельзя.

Какие журналы необходимы для контроля за средствами индивидуальной защиты

Обычно ведут:
- журнал учёта выдачи средств индивидуальной защиты.

Задача журнала учёта СИЗ — проследить, что работник получил необходимые средства защиты и что организация это контролирует документально.

Какие журналы нужны для контроля знаний по технике безопасности

По материалам в списке есть:
- журнал проверки знаний по безопасности и охране труда рабочих.

Смысл: организация не просто “прочитала инструктаж”, но и проверила знания. Руководитель или лицо, которое замещает, является ответственным за ведение и хранение подотчетных журналов, в том числе по проверке знаний.

Какие обязательные документы по охране труда должны быть в организации (кроме журналов)

Кроме журналов, организации нужны локальные акты и программы обучения/инструктирования по безопасности и охрана труда, а также соблюдение требований обучения и проверки знаний. В материалах акцент сделан на том, что:
- обучение проходит по утверждённым программам;
- инструктирование проводится по программам, разработанным и утверждённым в компании с учётом особенностей деятельности;
- без обучения и проверок знания фиксируются и подтверждаются документально.

Если коротко: журнал — это “след”, но сам процесс обучения и инструктаж должен быть реально организован.

Срок хранения журналов по охране труда

В материалах указано:
- срок хранения журналов по законодательству составляет 10 лет.

Где можно найти образцы журналов по ТБ в РК

В материалах упоминается возможность скачать образцы журналов (в том числе):
- журнал регистрации вводного инструктажа;
- журнал регистрации инструктажа по безопасности и охране труда на рабочем месте;
- другие журналы (проверки знаний, несчастных случаев, наряды-допуски, учёт СИЗ и т.д.).

Формы часто соответствуют ссылкам на приложения/разделы документов и практические образцы для заполнения.

Как правильно оформить бумажный журнал по охране труда: “чек-лист без ошибок”

  • Журнал пронумерован, прошнурован, прошивка выполнена по правилам.
  • Концы шнуров закреплены наклейкой, количество листов указано.
  • Печать стоит так, чтобы захватить наклейку и страницу.
  • Титульный лист содержит предприятие, структурное подразделение, даты начала и окончания ведения.
  • При заполнении нет пропусков граф и строк.
  • Нет исправлений/зачёркиваний.
  • ФИО инструктируемого — полностью, без сокращений.
  • Подписи инструктируемого и инструктирующего стоят в нужных местах.
  • Даты соответствуют вводному и фактическому началу работы.

Как организовать ведение журналов в целом: что должен уметь каждый ответственный

Если вы ведёте журнал по безопасность и охрана труда, то ваша задача — не “красота почерка”, а доказуемость процесса. Хорошо организованное ведение даёт три результата:
- инструктаж реально проведён и подтверждён;
- организация защищена документально;
- проверка проходит быстрее, потому что журнал отвечает на вопрос “кто, когда и кого инструктировать”.

Краткая сводка по ключевому журналу: что писать в журнале регистрации инструктажа

Что записать Зачем
Дата проведения инструктажа Чтобы подтвердить своевременность
ФИО инструктируемого полностью Чтобы идентифицировать конкретного работника
Год рождения Для дополнительной идентификации
Должность/профессия Чтобы привязать инструктаж к месту работы
Данные об инструктирующем Чтобы подтвердить уполномоченное лицо
Подписи инструктируемого и инструктирующего Юридически значимое подтверждение факта
Для внепланового: причина Чтобы показать, почему инструктаж понадобился

Вот так и заполняют журнал по ТБ в РК: через порядок, точность и подтверждение процесса. И да, это скучно только до тех пор, пока не начинается проверка. Тогда “скучная бумага” превращается в ваш спокойный аргумент.