Набор документов зависит от того, какой именно отпуск вы оформляете. Чаще всего речь про ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск и социальные отпуска (уход за ребенком и т.п.), реже - отпуск без сохранения заработной платы.

Документы для ежегодного оплачиваемого трудового отпуска

В типичной схеме нужно два шага.

  • Заявление работника
  • Приказ работодателя о предоставлении отпуска
  • График отпусков (если в организации он утвержден на год, даты определяются им, и тогда заявление может не требоваться в дополнение к графику)

Приказ обычно содержит: сколько календарных дней отпуска, с какой даты, за какой рабочий период, и основание (заявление/график).

Документы для отпусков по социальным основаниям

Отпуск без сохранения заработной платы по уходу за ребенком до 3 лет

Основание дает не “договоренность устно”, а бумаги. Работодатель предоставляет отпуск на основании:

  • письменного заявления работника с указанием срока
  • свидетельства о рождении ребенка или другого документа, подтверждающего факт рождения

Также работник может просить отпуск по частям.

Отпуск без сохранения заработной платы (прочие случаи)

Если в вашем трудовой договор/коллективный договор предусмотрены случаи, когда работодатель обязан предоставить такой отпуск, обычно нужны:

  • заявление работника с указанием периода
  • (по требованию работодателя в конкретном случае) документы, подтверждающие основание

Если случай не обязанность по закону/договорам, то это чаще право работодателя, и точный перечень документов определяется основанием.

Куда без бумаги не дойти: про “акт работодателя”

В Казахстане отпуск оформляется актом работодателя. Это означает, что без приказа (или другого установленного работодателем документа) отпуск юридически не “оформится” правильно. В бумажном виде приказ подписывают собственноручно, в электронной форме - удостоверяют ЭЦП.

Когда и как считать “отпускные” (чтобы не было сюрпризов)

Сам по себе список документов не гарантирует выплату в срок: бухгалтерии нужны данные по приказу (или основанию в графике).

Оплата отпускных производится не позднее, чем за 3 рабочих дня до начала отпуска (в ситуации вне графика - не позднее 3 рабочих дней после начала).

Также важно: длительность отпуска считается в календарных днях, при этом государственные праздничные дни в период отпуска не учитываются при исчислении оплачиваемых дней (если они пришлись на оплачиваемый период отпуска).

Что часто уточняют в бухгалтерии и кадрах

Чтобы оформить всё без задержек, обычно сверяют:

Что нужно знать Для чего это кадрам/бухгалтерии
количество календарных дней отпуска для приказа и расчета
дата начала чтобы правильно поставить сроки и выплату
за какой рабочий период предоставляется чтобы верно определить “полную” часть и остатки
использован ли ранее отпуск работником в этом рабочем периоде чтобы корректно оформить остаток и компенсацию (если нужно)

Если отпуск прерывают или заменяют компенсацией

Если ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск прекращают по производственной необходимости и работник выходит раньше, обычно оформляются документы по отзыву из отпуска и пересчет выплат. Если работник не использовал часть отпуска или выходит иначе, вместо части отпускного периода может быть компенсация по тем же принципам среднего заработка, с учетом налогов и обязательных платежей.

Налоги с отпускных и компенсаций

Отпускные и компенсации облагаются так же, как зарплатные выплаты: удерживаются и перечисляются обязательные налоги/взносы (ИПН, социальные платежи, пенсионные и взносы в медицинскую сферу в предусмотренном порядке).

Мини-чеклист “что принести” работнику

  • Для ежегодного трудового отпуска: чаще всего достаточно вашего заявления (если он не заменен графиком) и того, чтобы кадровая служба оформила приказ.
  • Для ухода за ребенком до 3 лет: заявление + свидетельство о рождении (или заменяющий документ).
  • Для отпуска без сохранения заработной платы: заявление с датами/сроком; дополнительные подтверждения - только если они требуются основанием.

Источники

  • Трудовой кодекс РК (про порядок социальных отпусков и основания предоставления): https://adilet.zan.kz
  • Электронное правительство РК: статья о видах времени отдыха и отпуске: https://egov.kz/cms/ru/articles/vremya_otdiha
  • eGov/разъяснения и правовые базы по документам для отпуска по уходу за ребенком: https://dialog.egov.kz и https://cdb.kz
  • Разъяснения по оформлению отпусков актом работодателя (приказ/ЭДО): https://ipaa.kz
  • Практика расчета отпускных и сроков выплаты (опорные положения): https://mybuh.kz и https://buhta.com