Содержание:

Повышение оклада в Казахстане — это не просто “добавим цифру в зарплату”. По сути, это изменение условий труда, а значит, для законного оформления нужен аккуратный приказ, уведомление работника и правильные документы. Ниже разберём, как составить и провести приказ о повышении оклада на основании служебной записки, какие сроки и формальности соблюдать, а также как это связано с трудовым договором, ЕСУТД и расчетом средней заработной платы.

Самое главное по делу: что считать изменением условий труда

Оклад — это часть условий оплаты труда, а условия оплаты относятся к условиям труда. Поэтому повышение оклада нужно рассматривать как изменение условий труда и действовать по правилам изменения условий труда.

Это значит: одного “желания руководителя” мало. Нужны документы, уведомление и оформление изменения в трудовом договоре (обычно через дополнительное соглашение).

Как оформить приказ на повышение оклада по служебной записке

На практике стартовая точка — служебная записка: например, от руководителя подразделения или ответственного сотрудника с предложением повысить оклад (по результатам работы, пересмотру условий, изменению штатной потребности).

Дальше последовательность обычно такая:

  • руководитель принимает решение об изменении условий труда;
  • оформляется приказ;
  • работника уведомляют письменно;
  • заключают дополнительное соглашение к трудовому договору;
  • при необходимости вносят изменения в штатное расписание;
  • отражают изменения в учетных системах работодателя (в том числе с регистрацией сведений по трудовым договорам).

Какой приказ выбрать: есть штатное расписание или нет

В зависимости от того, ведёт ли работодатель штатное расписание, логика приказа отличается.

Ситуация Как оформляют документ Когда уместно
Штатное расписание есть приказ о внесении изменений в штатное расписание (в части увеличения оклада) когда должность уже “сидит” в штатке и нужно изменить сумму оклада
Штатного расписания нет приказ о изменении условий труда (в части увеличения оклада) когда штатка фактически не ведётся, но условия труда нужно поменять

Какие документы необходимы для изменения оклада на основании служебной записки

Чтобы все выглядело не “на честном слове”, а документально, обычно формируют пакет:

  • служебная записка с обоснованием повышения;
  • приказ руководителя (либо по штатному расписанию, либо по изменению условий труда);
  • письменное уведомление работника (если условия меняются);
  • дополнительное соглашение к трудовому договору (фиксирует новый размер оклада и дату изменений);
  • изменения в трудовой документации/коллективных документах, если применимо;
  • документы, подтверждающие введение и учет изменений (в т.ч. связанные с ЕСУТД).

Дополнительно важно: если меняются сведения, подлежащие регистрации, эти изменения должны быть внесены в Единую систему учета трудовых договоров (ЕСУТД) в установленный срок.

Какой порядок уведомления сотрудника о повышении оклада и сроки

Работодателю нужно письменно предупредить работника (и/или представителей) заранее.

Элемент Правило
Срок уведомления не позднее чем за 15 календарных дней до изменения
Возможность большего срока если трудовым или коллективным договорами предусмотрен более длительный срок, применяют его

Уведомление обычно делают отдельным письмом (под подпись, с фиксацией даты вручения), чтобы потом не пришлось доказывать “а мы говорили” на словах.

Какие правовые нормы регулируют повышение оклада работника

По смыслу регулирования в Казахстане:

  • повышение оклада рассматривается как изменение условий труда (условия оплаты относятся к условиям труда);
  • при изменении условий труда применяется общий порядок изменения условий трудового договора;
  • изменение должно быть оформлено документально: приказ + уведомление + соглашение к договору.

Также есть отдельные правила, которые работодатели часто учитывают на практике, когда затрагиваются вопросы договоров, их изменений и учетных сведений в ЕСУТД.

Как изменить условия труда в связи с повышением оклада

Логика простая, как школьная задачка, только с документами:

  • сначала вы признаёте: “мы меняем условия труда”;
  • затем обеспечиваете: “работника уведомили заранее”;
  • затем закрепляете: “в договоре теперь другой оклад”.

То есть изменение не должно быть “внезапным” или оформленным задним числом без правовых оснований и процедуры уведомления.

Как оформить дополнительное соглашение к трудовому договору при повышении оклада

Дополнительное соглашение — это документ, которым вы официально фиксируете новую редакцию условия о заработной плате (окладе).

Смысл такой: чтобы в трудовой “рамке” было прописано, что теперь действует новый оклад, и с какой даты.

Если меняются условия труда, дополнительное соглашение фактически становится “мостиком” между приказом и договором.

Как внести изменения в штатное расписание при увеличении оклада

Если штатное расписание применяется, то приказ обычно направлен на внесение правок именно в таблицу штатной структуры:

  • меняется размер оклада по соответствующей должности;
  • при необходимости уточняются связанные показатели в штатке;
  • вводится в действие с конкретной даты (обычно после уведомления и согласования по срокам).

Это удобно и прозрачно: бухгалтерия и кадровики видят единую картину.

Какие документы подтверждают повышение оклада в ЕСУТД

Когда меняются условия или сведения по трудовым договорам, работодателю важно обеспечить регистрацию/внесение изменений в ЕСУТД.

В материалах по ЕСУТД отдельно подчёркивается обязанность работодателя вносить сведения о заключении, изменениях и дополнениях трудового договора. А также фиксируется срок регистрации: сведения нужно внести в течение 15 календарных дней со дня подписания документов (при соответствующем порядке представления сведений).

Иными словами: приказ и дополнительное соглашение подписали — дальше наступает учетный “обязательный шаг” по ЕСУТД.

Какой приказ применяется при отсутствии штатного расписания

Если штатное расписание не ведётся или не используется как самостоятельный документ, повышение оклада оформляется как изменение условий труда.

Тогда приказ не “правит штатку”, а напрямую фиксирует решение работодателя об изменении условий труда работника (в части увеличения оклада), чтобы процедура уведомления и дополнительного соглашения к трудовому договору были привязаны к конкретному решению работодателя.

Документы, регулирующие исчисление средней заработной платы (и что важно работодателю)

Когда оклад меняется, у работодателя может возникать вопрос: как рассчитать среднюю заработную плату для случаев, где она сохраняется или выплачивается по правилам (отпуска, компенсации, выплаты “с привязкой к средней” и т.д.).

Для этого применяются Единые правила исчисления средней заработной платы.

В документе, утвержденном приказом (в частности, упоминается Приказ Министра здравоохранения и социального развития РК № 908 от 30 ноября 2015 года), установлено, как:

  • определяется расчетный период;
  • считаются средний дневной и средний часовой заработок;
  • учитываются выплаты;
  • как действует коэффициент повышения при росте окладов.

Какие периоды учитываются при расчете средней заработной платы

Ключевой термин — расчетный период:

  • обычно это 12 календарных месяцев, предшествующих событию;
  • если стаж у работодателя меньше — берут фактически отработанное время.

Есть и важная деталь: из расчетного периода исключают время и начисления за неотработанное время, когда работнику в этот период сохранялась или выплачивалась средняя заработная плата.

Как исчисляется средний дневной и часовой заработок

Средний заработок считают по правилам “раздели на рабочие дни/часы”:

  • средний дневной (часовой) заработок определяется делением суммы начисленной заработной платы за расчетный период на количество рабочих дней (часов) в расчетном периоде.

Если расчетный период отработан не полностью, берут деление на рабочие дни (часы), приходящиеся на фактически отработанное время.

Какие выплаты не включаются в расчет средней заработной платы

Не всё подряд входит в средний заработок.

В правилах прямо указано, что не учитываются выплаты, перечисленные в приложении к Правилам (то есть есть список выплат, которые исключают из расчета).

Как определяется баланс рабочего времени для расчета заработной платы

Баланс рабочего времени — это таблица распределения нормы рабочего времени по месяцам на год с учетом рабочих дней (часов) для конкретной недели (36-часовой, 40-часовой, пятидневка/шестидневка).

Он используется, чтобы определить количество рабочих дней (часов), которое потом подставляют в расчёт среднего.

Как рассчитывается средняя заработная плата при суммированном учете времени

Если применяется суммированный учет рабочего времени, средняя заработная плата рассчитывается иначе:

  • кроме оплаты листа временной нетрудоспособности;
  • средний часовой заработок умножают на среднедневное количество рабочих часов и на количество календарных дней события.

Отдельно описывается формула для среднедневного количества рабочих часов через среднемесячные показатели по балансу рабочего времени.

Также допускается иной порядок расчета актом работодателя, но при условии, что это не ухудшает положение работников.

Как рассчитывается средний заработок при неполной занятости и при небольшом стаже

Есть отдельные случаи:

  • при неполной рабочей неделе (рабочем дне) — используется логика с рабочими днями/часами согласно правилам;
  • если у работника нет начислений заработной платы при поступлении или не было зарплаты длительное время, средний дневной (часовой) заработок может рассчитываться исходя из дневной (часовой) тарифной ставки (должностного оклада) по текущему месяцу и балансу рабочих дней (часов).

Как учитывается повышение оклада при расчете средней заработной платы

Вот где многие “спотыкаются”: если оклад вырос, среднюю заработную плату надо пересчитать с учетом коэффициента повышения.

Правила задают три сценария:

  • повышение произошло в расчетный период;
  • повышение произошло после расчетного периода, но до события;
  • повышение произошло в период события.

Для всех случаев применяется коэффициент повышения: он считается как отношение нового оклада к старому окладу (в последнем месяце повышения к каждому окладу до повышения).

Когда произошло повышение Что делают с средней заработной платой
В расчетный период среднюю за месяцы до повышения пересчитывают с коэффициентом
После расчетного периода до события расчет за весь расчетный период корректируют с коэффициентом
В период события часть средней зарплаты пересчитывается с даты повышения до окончания периода

Также коэффициент повышения не применяется в некоторых случаях, например при переводе на другую должность или при увеличении стажа по специальности.

Изменения, которые касаются исчисления средней заработной платы (что учесть работодателю)

Правила неоднократно уточнялись: менялись формулировки отдельных пунктов, уточнялись правила учета, периода, подходы к расчету при разных режимах учета времени.

Для практики работодателю важно ориентироваться на актуальную редакцию Единых правил исчисления средней заработной платы и применять действующие формулы и порядок расчета на дату расчета.

Что кроме оклада: вредные условия, сокращенная продолжительность и повышенная оплата труда

Иногда повышение оплаты труда связывают не только с ростом оклада, но и с особыми условиями труда: тяжелые работы, вредные и (или) опасные условия.

В регулировании отдельно отражается, что повышенная оплата устанавливается:
- через повышенные должностные оклады (ставки) или доплаты;
- размер определяется коллективным договором или актом работодателя с учетом отраслевых коэффициентов;
- а классификация условий труда определяется отраслевым соглашением.

Также упоминаются документы и изменения в правилах установления повышенного размера оплаты труда, а сами изменения вводятся в действие после установленной процедуры опубликования.

Как понимать сроки введения в действие изменений и роли органов

Нормативные акты в Казахстане обычно проходят стандартную цепочку:

  • приказ утверждается;
  • подлежит государственной регистрации в уполномоченных органах юстиции;
  • после регистрации направляется на официальное опубликование;
  • затем вводится в действие (в тексте конкретных документов указан момент, например “с 1 января 2016 года” или “по истечении 10 календарных дней после дня первого официального опубликования”).

При этом контролирующий и ответственный орган в приказах также указывается отдельно.

Как связаны приказ о повышении оклада и документы по средней заработной плате

Даже если ваша цель — только повышение оклада, бухгалтерия неизбежно сталкивается с “средним” при любых событиях, где работнику положены выплаты по средней заработной плате.

Поэтому приказ на повышение оклада лучше сразу делать так, чтобы:

  • дата изменения была понятной и согласованной с уведомлением;
  • в трудовом договоре было отражено новое условие;
  • при расчете средней заработной платы применялся коэффициент повышения в зависимости от момента повышения.

Так вы снижаете риск ошибок, споров и переделок.

Короткий чек-лист “чтобы всё было как по рельсам”

  • Служебная записка подготовлена и обоснована.
  • Принят решение руководителя.
  • Оформлен приказ:
  • либо о внесении изменений в штатное расписание,
  • либо об изменении условий труда (если штатного расписания нет).
  • Работника уведомили письменно минимум за 15 календарных дней (если договором не предусмотрен больший срок).
  • Подписано дополнительное соглашение к трудовому договору.
  • При необходимости внесены сведения в ЕСУТД в течение 15 календарных дней со дня подписания соответствующих документов.
  • При расчете средней заработной платы применён коэффициент повышения (по сценарию “когда именно произошло повышение”).

И да, это звучит чуть строго, но зато работает как хороший парашют: в нужный момент раскрывается, и вы спокойно летите дальше, не теряя управление трудовой ситуацией.