Содержание:

Сегодня мы разберёмся, что такое суточные расходы в командировке в Казахстане, как правильно оформить командировку, какие документы нужны, как рассчитывать и учитывать суточные, а также как вести отчётность и возмещать затраты. Если вы сотрудник или работодатель, этот материал поможет вам избежать ошибок и понять все нюансы.

Что такое суточные в командировке

Суточные — это деньги, которые работник получает на питание, проезд на месте командировки и другие повседневные нужды. Они выплачиваются за каждый день командировки, включая время в пути. Важно понимать, что суточные — это отдельная статья расходов, которая не входит в зарплату, а выплачивается сверх неё.

Как правильно оформить командировку

Оформление командировки в Казахстане регулируется трудовым законодательством и внутренними документами организации. Вот что нужно сделать:

Документ Описание
Приказ о направлении В приказе указываются ФИО сотрудника, должность, сроки и цель командировки. Работник подписывает приказ до поездки.
Служебное задание Описывает конкретные задачи, которые сотрудник должен выполнить в командировке.
Командировочное удостоверение Подтверждает факт нахождения в командировке и помогает определить время пребывания. Не обязательно, но желательно.
Согласие работников с особыми условиями Беременные женщины, несовершеннолетние и сотрудники с инвалидностью подписывают письменное согласие на командировку.

В табеле учёта рабочего времени дни командировки отмечаются буквой «К». Это помогает правильно учитывать время и расходы.

Как обеспечить выплату аванса на командировочные расходы

Перед поездкой сотруднику выдают аванс, который покрывает суточные, проезд и другие расходы. Это важно, чтобы работник не тратил свои деньги заранее. После возвращения он обязан предоставить авансовый отчёт с подтверждающими документами — билетами, чеками, счетами-фактурами.

Из чего складываются командировочные расходы

Командировочные затраты включают:

  • Суточные — на питание и мелкие расходы.
  • Проезд — билеты на поезд, автобус, самолёт или топливо для служебного транспорта.
  • Жильё — фактические расходы на аренду жилья при наличии подтверждающих документов (фискальный чек, договор аренды).
  • Другие расходы — при наличии документов, например, оплата услуг связи.

Важно: за время командировки сотруднику сохраняется зарплата, а суточные выплачиваются дополнительно.

Размеры и нормы возмещения суточных в Казахстане и за рубежом

В 2025 году действуют следующие нормы:

Место командировки Максимальный размер суточных В тенге (1 МРП = 3932 тенге)
По Казахстану 6 МРП 23 592 тенге
За пределами РК 8 МРП 31 456 тенге

Для государственных служащих суточные ограничены 2 МРП (7 864 тенге) в день. Частные компании могут устанавливать размер суточных самостоятельно, но не выше 6 МРП по Казахстану, чтобы избежать налоговых проблем.

Как рассчитывать и учитывать суточные с налоговой точки зрения

Если суточные не превышают лимиты (6 МРП внутри страны, 8 МРП за рубежом), они относятся на вычеты по корпоративному подоходному налогу (КПН). Если превышают — разница считается доходом сотрудника и облагается налогами.

Пример:
Суточные составили 10 МРП в день по Казахстану. Лимит — 6 МРП. Значит, 4 МРП в день облагаются налогом как доход.

Особенности расчёта суточных для разных организаций

Тип организации Максимальный размер суточных по Казахстану
Государственные 2 МРП (7 864 тенге)
Частные компании До 6 МРП (23 592 тенге), по решению работодателя

Это важно учитывать при планировании бюджета и выплат.

Влияние длительности командировки на налогообложение

Если командировка длится более 40 дней, суточные за каждый день сверх этого срока считаются доходом сотрудника и облагаются всеми налогами: пенсионными взносами, соцстрахованием, подоходным налогом.

Какие документы нужны для подтверждения расходов

Для возмещения затрат на проезд, жильё и питание нужны:

Вид расхода Необходимые документы
Проезд Билеты на поезд/автобус, посадочный талон на самолёт
Жильё Счёт-фактура из гостиницы или фискальный чек, договор аренды при найме у частного лица
Питание Суточные не требуют отчётности

Если работодатель оплачивает билеты и жильё заранее, документы всё равно нужно сохранить и сдать в бухгалтерию.

Как правильно подготовить авансовый отчёт

После командировки сотрудник составляет авансовый отчёт по установленной форме Министерства финансов. В отчёте указываются все расходы с приложением подтверждающих документов.

Если остались неизрасходованные суточные, формально их нужно вернуть работодателю, но на практике это происходит редко. Если же сотрудник потратил больше, чем получил аванс, он может попросить возмещение, подтвердив расходы документами.

Особенности командировок за пределами Казахстана

При зарубежных командировках деньги на расходы выдаются в тенге. Курс обмена определяется по чеку из обменника на дату оплаты. При возмещении расходов курс берётся по дате фактической оплаты сотрудником.

Итог

Суточные — важная часть командировочных расходов, которая помогает сотруднику покрыть ежедневные нужды в поездке. Правильное оформление командировки, соблюдение норм по суточным и грамотное ведение отчётности позволяют избежать налоговых проблем и сделать поездку комфортной и прозрачной для всех сторон.

Если вы хотите избежать головной боли с командировочными расходами, следуйте этим простым правилам и не забывайте сохранять все документы! А вы сталкивались с трудностями при оформлении командировки? Делитесь в комментариях!