Содержание:

Проблема, с которой сталкиваются кадровики, бухгалтерия и делопроизводство в РК, обычно одинаковая: срок хранения документа истек, но его нельзя просто выбросить. Нужен документально оформленный порядок, чтобы подтвердить, что решение принято законно, а утилизация проведена по реестрам и итоговым актам.

Ниже - практический алгоритм, какие документы подготовить, как составить акт и где чаще всего ошибаются.

Когда нужно уничтожение, а когда хранение еще продолжается

Правила зависят от вида документа и срока хранения. На практике ориентируются на перечни типовых документов со сроками хранения и на собственные правила организации по документам.

Если срок хранения истек и документ не относится к тем, что нужно передавать на постоянное хранение, его можно выделить к уничтожению по результатам экспертизы ценности.

Ключевой принцип такой: выделение к уничтожению делается после экспертизы ценности документов. Уничтожение проводят уже после утверждения акта и связанных с ним описей.

Кто участвует в процессе уничтожения

Обычно руководитель организации издает приказ о создании комиссии (экспертной комиссии) для экспертизы ценности. Комиссия проверяет, что:
- срок хранения документа действительно истек;
- документ утратил практическое значение;
- в деле нет документов с другим сроком хранения, которые нельзя утилизировать вместе с остальными.

Решения комиссии оформляют протоколом, а итог - через акт и описи.

Пошаговый порядок: как оформить акт на уничтожение документов в РК

Шаг 1. Проверить сроки и отобрать документ к уничтожению

Комиссия делает экспертизу ценности. Если в одном деле подшиты бумаги с разными сроками хранения, документы расформировывают:
- оставляют то, что еще нельзя уничтожать;
- выделяют к уничтожению то, что уже можно.

Шаг 2. Утвердить приказом состав комиссии

Руководитель назначает состав комиссии и закрепляет ее полномочия по экспертизе ценности и оформлению документов на уничтожение.

Шаг 3. Составить опись документов (выделение по периодам)

Под уничтожение готовят описи. Для отбора обычно используют период, который рассматривается при экспертизе ценности. В опись вносят заголовки дел и документы, сроки по которым истекли.

Для электронных документов работает тот же подход: уничтожение привязывают к утвержденным годовым разделам сводных описей и к акту о выделении к уничтожению.

Шаг 4. Оформить акт о выделении к уничтожению

По Правилам документирования, приема, хранения и использования документов в организациях в РК акт о выделении к уничтожению документов составляют по установленным формам.

Общий смысл формы такой:
- указывают организацию и реквизиты акта;
- приводят основание;
- перечисляют заголовки дел или групповые заголовки однородных дел с исчерпавшими срок хранения;
- фиксируют количество и объем;
- дают подписи членов комиссии;
- утверждает руководитель.

Акт, как правило, составляют в двух экземплярах: один передают в государственный архив, второй остается в архиве организации.

Шаг 5. Протоколом закрепить решение комиссии

Комиссия оформляет протокол заседания. Руководитель утверждает итоговое решение.

Шаг 6. Провести уничтожение и зафиксировать факт

После утверждения акта и описи документы направляют в утилизацию. Далее обычно оформляют подтверждение физического уничтожения (внутренним документом или отметкой по процессу, если так предусмотрено локальными правилами).

Что именно должно быть в акте (минимум для проверки)

Перед подписью руководителя кадровику или делопроизводителю удобно сверить акт по чек-листу:

Блок в документе Что указать Типовая ошибка
Реквизиты организации полное наименование акт оформлен без привязки к организации
Основание приказ руководителя, период экспертизы указали основание без номера и даты приказа
Состав комиссии кто участвовал и кто председатель подписали не все члены комиссии
Табличная часть заголовки дел/документов, крайние даты, количество внесли документы без истечения срока или смешали сроки
Указание объема количество томов/единиц хранения, вес или эквивалент нет данных об объеме, из-за чего сложнее подтверждать результат
Утверждение руководителем гриф утверждения акт не утвержден руководителем до передачи на утилизацию
Подтверждение уничтожения когда и как уничтожили, отметки о передаче в утилизацию уничтожили “по договору”, но факт не подтвержден итоговым актом

Бумажные документы: как провести уничтожение безопасно и правильно

Правильный порядок - через комиссию, опись и акт. После этого документ физически уничтожают: шредирование, сжигание, другое подтвержденное утилизационное решение. Важно, чтобы документы не уходили “в черновики” и не попадали в открытый оборот.

Если уничтожение выполняет сторонняя организация, обычно нужно передать документ на утилизацию документально и получить подтверждение исполнения.

Электронные документы: на что обратить внимание

Для электронных документов в РК важно, что уничтожение делают после утверждения годовых разделов сводных описей и акта о выделении к уничтожению.

Физическое уничтожение электронного документа должно исключать восстановление. На практике это:
- удаление файлов и сопроводительное подтверждение в порядке ИТ-доступа организации;
- либо утилизация носителя, если организация так обеспечивает необратимость удаления (особенно при хранении персональных данных и учетных массивов).

Если организация уничтожает только “на уровне пользователя” (удаление в интерфейсе без подтверждения), это может не дать достаточного подтверждения результата.

Административные риски: почему важен именно акт

Ответственность наступает за уничтожение документов Национального архивного фонда и документов по личному составу без согласования с уполномоченным органом или местным исполнительным органом.

По КоАП РК статья 509 предусматривает штрафы для должностных лиц и бизнеса в зависимости от категории субъекта. Именно поэтому акт и согласованные процедуры нельзя заменять “внутренней формальностью”.

Полезные ссылки

  • Приказ Минкультуры и спорта РК от 25.08.2023 № 235 (Правила приема, хранения, учета и использования документов НАФ и других архивных документов ведомственными и частными архивами): https://adilet.zan.kz
  • Приказ Минкультуры и спорта РК от 29.09.2017 № 263 (Перечень типовых документов со сроками хранения): https://adilet.zan.kz
  • Закон РК “О Национальном архивном фонде и архивах”: https://adilet.zan.kz
  • КоАП РК, статья 509 (ответственность за нарушение порядка уничтожения документов): https://adilet.zan.kz
  • Порядок оформления уничтожения документов по истекшим срокам хранения (разбор с ссылками на нормы): https://dogovor24.kz/questions/chto-neobhodimo-dlya-unichtozheniya-dokumentov-s-istekshim-srokom-hraneniya-i-kakie-deistviya-neobhodimo-sovershit-21531.html
  • Разъяснения по актуальным срокам и процедурам для бухгалтерских документов (с опорой на нормы): https://icfm.kz/faq/kogda-unichtozhat-istekshie-dokumenty-223/
  • Уточнение по ответственным правилам уничтожения (в том числе организационные комиссии, формы актов): https://cdb.kz/sistema/pravovaya-baza/ob-utverzhdenii-form-dokumentov-oformlyaemykh-sostavlyaemykh-pri-prieme-khranenii-uchete-i-ispolzovanii-dokumentov-natsionalnogo-arkhivnogo-fonda-i-drugikh-arkhivnykh-dokumentov-vedomstvennymi-i-chastnymi-arkhivami/