- Какие документы регулируют правила
- Кто применяет правила
- Как устроен процесс работы с документами
- 1) Комплектование: определить источник и состав, который архив примет
- 2) Экспертиза ценности: определить, какие документы станут НАФ
- 3) Формы приема в архив: как документы поступают
- 4) Упорядочение: привести документы в «архивный вид»
- 5) Организация хранения: где и как обеспечивают сохранность
- 6) Учет: как фиксируют количество и состав
- 7) Использование: как предоставляют информацию из архива
- Частые ошибки организаций
- Что подготовить на стороне организации (чек-лист)
- Полезные ссылки
Эти правила помогают организациям наладить работу с документами Национального архивного фонда и другими архивными документами: принять их в архив, безопасно хранить, вести учет и предоставлять пользователям информацию на законных основаниях.
В основе требований - нормы Закона РК «О Национальном архивном фонде и архивах» и подзаконные акты, которые устанавливают порядок комплектования, экспертизы ценности, приема в архив, упорядочения, хранения, учета и использования.
Какие документы регулируют правила
Правила разделяют документы по назначению и статусу:
| Категория | Что это значит | На чем чаще всего «стоит» организация |
|---|---|---|
| Документы Национального архивного фонда | Архивный документ прошел экспертизу ценности, поставлен на государственный учет и подлежит постоянному хранению | Требования к оформлению, учету, доступу и сохранности повышены |
| Другие архивные документы | Документы по личному составу и архивные документы с неистекшими сроками хранения | Доступ и порядок использования зависят от сроков и режима, установленного для конкретных видов |
Источник: Правила комплектования, хранения, учета и использования для государственных и специальных государственных архивов (утверждены постановлением Правительства РК, в т.ч. с редакциями) и Правила для ведомственных и частных архивов (утверждены приказом Минкультуры и спорта РК от 25.08.2023 № 235).
Кто применяет правила
На практике правила используют разные участники архивной системы:
- государственные и специальные государственные архивы
- ведомственные архивы (внутри госорганов и квазигоссектора)
- частные архивы
Отдельный момент: если в организации нет штатного архива, руководитель назначает лицо, ответственное за ведение архива. Это отражено в Правилах для ведомственных и частных архивов.
Источник: Правила для ведомственных и частных архивов, глава 1 (общие положения) и требования к назначению ответственного лица.
Как устроен процесс работы с документами
По смыслу правил работа с архивным материалом строится в цепочку: комплектование и прием - экспертиза ценности и определение состава - упорядочение - организация хранения - учет - использование по запросам.
Ниже - практическая выжимка по шагам.
1) Комплектование: определить источник и состав, который архив примет
Комплектование начинается с определения источников комплектования и перечня того, что будет поступать в архив.
Что должно быть включено в список источников комплектования
В общий смысловой перечень входят:
- государственные органы и органы местного управления
- государственные юрлица, которые временно хранят документы
- негосударственные юрлица и физлица - на основании договора
На каком основании включают организации и граждан
Для организаций применяют критерии функционального значения и типичности в системе управления, а также насколько полно отражена деятельность в других архивных фондах. Для граждан - вклад в науку, культуру и иные сферы, роль как участника значимых событий, а также типичность документов и их состав.
Источник: Правила комплектования, хранения, учета и использования документов для государственных и специальных государственных архивов (положения о списках источников комплектования и критериях включения).
2) Экспертиза ценности: определить, какие документы станут НАФ
Включение документов в состав НАФ основано на экспертизе ценности.
Экспертиза опирается на критерии:
- происхождение: значимость источника, события, время и место создания
- содержание: ценность информации, степень повторения, целевое назначение, вид документа
- внешние особенности: подлинность, наличие резолюций и помет, состояние и форма оформления
Источник: Правила комплектования, хранения, учета и использования документов для государственных и специальных государственных архивов (раздел об экспертизе ценности документов).
3) Формы приема в архив: как документы поступают
Правила для комплектования описывают формы приема:
- полная (передают весь комплекс документов, включенных в состав НАФ)
- повидовая выборочная (прием по одному виду или разновидности)
- групповой выборочный прием (прием полных комплексов документов из группы организаций)
Источник: Правила комплектования, хранения, учета и использования документов для государственных и специальных государственных архивов (положения о формах приема).
4) Упорядочение: привести документы в «архивный вид»
До полноценного хранения и использования документы приводят в единицы хранения:
- формируют дела
- описывают их
- оформляют единицы хранения так, чтобы по ним можно было вести учет и искать документы
Это соответствует определению упорядочения в Правилах для ведомственных и частных архивов.
Источник: Правила для ведомственных и частных архивов (определения и требования по упорядочению).
5) Организация хранения: где и как обеспечивают сохранность
Правила требуют поддерживать режим хранения и обеспечивать сохранность документов. Для ведомственных и частных архивов отдельно закреплено, что организация хранения включает:
- рациональное размещение
- контроль за движением документов и их физическим состоянием
- копирование для создания страхового фонда и фонда пользования
- восстановление (реставрацию) поврежденных документов
Источник: Правила для ведомственных и частных архивов (определение организации хранения документов).
6) Учет: как фиксируют количество и состав
Учет - это установление количества и состава документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы к комплексу и общему количеству в учетных документах.
Для ведомственных и частных архивов учет привязан к электронным понятиям (электронный архив, электронное дело, метаданные) и к бумажным единицам хранения.
Источник: Правила для ведомственных и частных архивов (определения «учет документов», электронная инфраструктура и электронные сущности).
7) Использование: как предоставляют информацию из архива
Пользование документами оформляется через научно-справочный аппарат и формы архивных документов, которые архив готовит по запросам:
- информационное письмо
- архивная справка
- архивная копия
- архивная выписка
- тематический перечень, тематическая подборка копий
- архивный указатель
- архивная выписка
Важная юридическая часть - справки и копии должны содержать архивные шифры и номера листов (единиц хранения) тех материалов, на основании которых подготовлен документ, и иметь юридическую силу для соответствующих случаев.
Источник: Правила для ведомственных и частных архивов (определения форм справочно-информационных материалов).
Частые ошибки организаций
1) Принимают документы без установленного оформления единиц хранения
Если материалы не упорядочены, учет и последующее использование становятся сложными и рискованными по точности ссылок (шифры, листы, состав дела).
2) Путают статус НАФ и «другие архивные документы»
Правила строят разные режимы вокруг постоянного хранения документов НАФ и документов по личному составу или с истеканием сроков временного хранения.
3) Не проводят экспертизу ценности там, где требуется
Включение в состав НАФ опирается на экспертизу ценности по установленным критериям.
4) Нет ответственного за архив, когда штатных должностей нет
Если штат архива не предусмотрен, руководитель должен назначить ответственное лицо.
5) Выдают справки без правильных реквизитов ссылок на документы
Архивные справки и копии должны указывать архивные шифры и номера листов единиц хранения, на основании которых они составлены.
Что подготовить на стороне организации (чек-лист)
| Блок | Что проверить | Результат |
|---|---|---|
| Прием документов | Есть основание поступления и понятная форма приема | Документы приняты в установленном порядке |
| Экспертиза ценности | Определен статус и состав документов, которые будут включаться в НАФ | Понимание, что требует постоянного хранения |
| Упорядочение | Сформированы дела и описания, оформлены единицы хранения | Документы готовы к учету и поиску |
| Хранение | Обеспечены условия хранения и контроль физического состояния | Сохранность документов |
| Учет | Ведутся учетные данные по единицам учета | Можно подтвердить количество и принадлежность материалов |
| Использование | Подготовлены формы справок, копий, выписок, ссылки на шифры и листы | Запросы закрываются корректно и юридически значимо |
Полезные ссылки
- Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами (приказ от 25.08.2023 № 235): https://prg.kz/document/?doc_id=36815970
- Правила комплектования, хранения, учета и использования документов государственными и специальными государственными архивами (нормативный фрагмент с главами и определениями): https://zakon.uchet.kz/rus/history/P1800000576/11.09.2023
- Правила комплектования, хранения, учета и использования для государственных архивов (карточка правовой базы): https://cdb.kz/sistema/pravovaya-baza/ob-utverzhdenii-pravil-komplektovaniya-khraneniya-ucheta-i-ispolzovaniya-dokumentov-natsionalnogo-arkhivnogo-fonda-drugikh-arkhivnykh-dokumentov-gosudarstvennymi-i-spetsialnymi-gosudarstvennymi-arkhivami/