Содержание:

Сегодня разберёмся с важным вопросом кадрового делопроизводства в Казахстане: нужно ли нумеровать дополнительные соглашения к трудовому договору, как правильно оформлять такие документы и какие требования к ним предъявляет законодательство. Если вы кадровик, юрист или просто хотите понять, как вести трудовые документы без ошибок — этот пост для вас!

Обязательна ли нумерация трудовых договоров и дополнительных соглашений?

В Казахстане трудовой договор — это основной документ, который обязательно оформляется в письменной форме и подписывается сторонами. Но что насчёт дополнительных соглашений к нему? Нужно ли их нумеровать отдельно?

  • Нумерация трудовых договоров: Законодательство не устанавливает жёстких обязательных требований к системе нумерации трудовых договоров. Организация вправе самостоятельно разработать удобную систему нумерации, которая будет понятна и удобна для учёта.

  • Нумерация дополнительных соглашений: Да, дополнительные соглашения к трудовым договорам также подлежат нумерации. Они должны регистрироваться в специальном журнале учёта, где каждому соглашению присваивается уникальный номер. Это помогает вести правильный документооборот и контролировать изменения в трудовых отношениях.

Вопрос Ответ
Нужно ли нумеровать трудовые договоры? Да, но система нумерации разрабатывается организацией самостоятельно.
Нужно ли нумеровать дополнительные соглашения? Да, они регистрируются и нумеруются отдельно в журнале учёта.
Есть ли обязательные требования к системе нумерации? Нет, организация сама выбирает структуру номеров.

Из каких символов должны состоять номера трудовых договоров и соглашений?

Законодательство Казахстана не регламентирует конкретный формат номеров трудовых договоров и дополнительных соглашений. Это значит, что организация может использовать цифры, буквы или их комбинации.

Рекомендации по структуре номера:

  • Используйте понятные и логичные обозначения, например:
    ТД-2024-001 — трудовой договор 1 в 2024 году
    ДС-2024-001 — дополнительное соглашение 1 в 2024 году

  • Включайте в номер дату или год заключения, чтобы облегчить поиск и учёт.

  • Обязательно ведите журнал регистрации, где фиксируются номера, даты и стороны соглашений.

Как правильно оформлять дополнительные соглашения к трудовому договору?

Формат и поля документа

Согласно правилам делопроизводства в Казахстане:

  • Документы на бумажном носителе оформляются на белых листах формата А4 (210×297 мм) или А5 (148×210 мм).

  • Поля должны быть не менее:
    | Поле | Размер (мм) |
    |-------|-------------|
    | Левое | 20 (односторонняя печать), 10 (оборотная сторона) |
    | Правое | 10 (односторонняя печать), 20 (оборотная сторона) |
    | Верхнее | 10 |
    | Нижнее | 10 |

  • Дополнительное соглашение можно оформить в формате А5, даже если трудовой договор — в формате А4. Это не нарушит требований делопроизводства.

Шрифт и межстрочный интервал

  • Рекомендуется использовать шрифт Times New Roman или Arial.
  • Размер шрифта — 14 пунктов.
  • Межстрочный интервал — полуторный для машинописного текста или одинарный при использовании компьютерной техники.

Количество экземпляров

  • Дополнительное соглашение составляется в том же количестве экземпляров, что и трудовой договор.
  • Работнику выдается экземпляр под расписку, которая фиксируется в журнале учёта.

Как вести журнал учёта дополнительных соглашений?

Журнал учёта — это ключевой документ для правильного документооборота. Он помогает:

  • Контролировать выдачу экземпляров соглашений работникам.
  • Отслеживать номера и даты подписания документов.
  • Обеспечивать прозрачность и защиту прав работников и работодателей.

Особенности журнала:

  • Форма журнала не утверждена государством, организация разрабатывает её самостоятельно.
  • В журнале фиксируются: номер соглашения, дата, ФИО работника, подписи сторон, отметка о выдаче экземпляра.

Почему важно соблюдать эти правила?

Нарушение правил оформления и регистрации дополнительных соглашений может привести к:

  • Проблемам с доказательством условий труда в случае споров.
  • Штрафам и претензиям со стороны контролирующих органов.
  • Потере доверия работников и ухудшению репутации организации.

Итоговая таблица требований к дополнительным соглашениям

Параметр Требование Комментарий
Нумерация Обязательна, отдельная от трудового договора Ведётся в журнале учёта
Формат бумаги А4 или А5 А5 допустим для доп. соглашений
Поля Левое 20 мм, правое 10 мм, верхнее и нижнее по 10 мм Для односторонней печати
Шрифт Times New Roman или Arial Размер 14, межстрочный интервал 1.5 или 1
Количество экземпляров Как у трудового договора Выдача под расписку
Журнал учёта Ведётся организацией самостоятельно Фиксирует номера и выдачу

Заключение

Нумерация дополнительных соглашений к трудовым договорам в Казахстане — обязательная практика для правильного кадрового учёта. Законодательство даёт организациям свободу в выборе системы нумерации, но требует вести журнал учёта и соблюдать правила оформления документов. Формат А5 для доп. соглашений вполне допустим, если соблюдены требования по полям и шрифту.

Если вы хотите избежать проблем с контролирующими органами и обеспечить прозрачность трудовых отношений — обязательно внедрите чёткую систему нумерации и регистрации дополнительных соглашений. Это не только законно, но и удобно!

Если у вас остались вопросы по оформлению трудовых договоров и дополнительных соглашений — пишите в комментариях! Будем разбираться вместе.