Содержание:

Сегодня мы разберёмся, как правильно оформлять и регистрировать приказы на предприятии в Казахстане, чтобы они имели юридическую силу. Вы узнаете, какие виды приказов нужно регистрировать, как вести нумерацию, как оформлять структуру приказа и кто отвечает за подготовку и согласование проектов. Всё это — с практическими советами и примерами, чтобы вы могли легко применить знания на практике.

Где и как оформлять и регистрировать приказы

Приказы — это документы правового характера, которые регулируют оперативные, организационные и кадровые вопросы в организации. Чтобы приказ имел юридическую силу, его оформление и регистрация должны соответствовать установленным требованиям.

  • Оформление приказа происходит с обязательным указанием реквизитов, таких как: изображение Государственного Герба РК или эмблемы организации, официальное наименование, дата, регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, подпись, отметка о согласовании и печать.
  • Регистрация приказов ведётся в специальных журналах или базах данных, которые обеспечивают учёт и контроль за исполнением.

Виды приказов и их регистрация

Приказы делятся на несколько видов, которые регистрируются отдельно:

Вид приказа Особенности регистрации
Приказы по основной деятельности Регистрируются в отдельном журнале, нумеруются отдельно
Кадровые приказы Регистрируются в журнале кадровых приказов, к номеру добавляется литера «л/с» или «к»
Другие виды приказов Могут регистрироваться отдельно в зависимости от специфики организации

Такое разделение помогает быстро находить нужный приказ и контролировать исполнение по категориям.

Структура и обязательные реквизиты приказа

Правильное оформление приказа — залог его юридической силы. Приказ состоит из двух частей:

Констатирующая часть (преамбула)

  • Кратко излагает цели и основания издания приказа.
  • Указывает документы, на основании которых издаётся приказ (с датой, номером, автором).
  • Заканчивается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», написанным прописными буквами и полужирным шрифтом.

Распорядительная часть

  • Содержит перечень предписываемых действий.
  • Указывает исполнителей и сроки исполнения.
  • Может делиться на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
  • Последний пункт часто содержит информацию о контроле за исполнением.

Кто готовит проекты приказов и как проходит согласование

  • Проекты приказов готовят подразделения на основании поручений руководителя или по собственной инициативе.
  • Кадровые приказы разрабатывает кадровая служба на основе трудовых договоров, заявлений и других документов.
  • Проекты проходят согласование с руководителями подразделений, юридической службой и заместителями руководителя.
  • Если возникают возражения, они оформляются в справке, которая прилагается к проекту.
  • При внесении принципиальных изменений проект дорабатывается и согласуется повторно.

Нумерация приказов и особенности регистрации

Нумерация приказов ведётся порядковой нумерацией в пределах календарного года. При этом:

  • Приказы по основной деятельности и кадровые приказы нумеруются отдельно.
  • К номеру кадрового приказа добавляется литера «л/с» или «к» для удобства учёта.
  • Все приказы регистрируются в соответствующих журналах или базах данных.
Категория приказов Пример нумерации Особенности
Основная деятельность № 45 Порядковый номер без добавок
Кадровые приказы № 12-л/с Литера указывает на кадровый тип

Ведение журналов регистрации приказов

Журналы регистрации — это ключевой инструмент для контроля и учёта приказов. В них фиксируются:

  • Номер приказа
  • Дата издания
  • Краткое содержание
  • Исполнители
  • Сроки исполнения

Журналы могут вестись в бумажном или электронном виде, но должны быть доступны для проверки и контроля.

Хранение, копирование и рассылка приказов

  • Копии приказов заверяются печатью организации.
  • Распространяются копии согласно указателю рассылки, который составляется исполнителем.
  • Хранение приказов должно обеспечивать сохранность и доступность документов для работников.

Особенности оформления приказов на государственном и русском языках

  • Приказы оформляются на государственном и русском языках, оба варианта имеют одинаковую юридическую силу.
  • Субъекты малого и среднего предпринимательства могут использовать государственный, русский или иной язык делопроизводства.

Ответственность за оформление и регистрацию приказов

Руководство организации назначает ответственных лиц за оформление и регистрацию приказов. Эти лица обеспечивают:

  • Соблюдение правил оформления
  • Правильную нумерацию и регистрацию
  • Контроль за исполнением приказов

Итоговая таблица по оформлению и регистрации приказов

Вопрос Рекомендация
Где оформлять и регистрировать В специальных журналах или базах данных
Виды приказов Основные, кадровые и другие, регистрируются отдельно
Структура приказа Констатирующая и распорядительная части
Кто готовит проекты Подразделения и кадровая служба
Процедура согласования Визирование, справки по возражениям, повторное согласование
Нумерация Порядковая, отдельно по видам, с литерами для кадровых
Ведение журналов Фиксация всех реквизитов и контроль исполнения
Хранение и рассылка Заверенные копии, указатель рассылки
Язык оформления Государственный и русский, выбор для МСП
Ответственные лица Назначаются руководством организации

Теперь вы знаете, как правильно вести нумерацию приказов в Казахстане и обеспечивать их юридическую силу. Следуйте этим правилам, и ваши документы будут безупречны! А если возникнут вопросы — всегда можно обратиться к специалистам или руководству предприятия.

А вы уже сталкивались с оформлением приказов? Какие сложности возникали? Делитесь в комментариях!