Содержание:

Сегодня мы разберёмся, как правильно оформлять и регистрировать приказы в организации в Казахстане, с особым акцентом на нумерацию приказов. Вы узнаете, какие виды приказов существуют, как их делить по категориям, какие реквизиты обязательны, кто и как готовит проекты приказов, а также как вести журналы регистрации и обеспечивать юридическую силу документов. Готовы? Поехали!

Виды приказов и их регистрация

В организации приказы бывают разных видов: приказы по основной деятельности и кадровые приказы. Каждый вид имеет свои особенности регистрации и нумерации.

Вид приказа Особенности регистрации и нумерации
Основной вид Регистрируется в отдельном журнале, нумерация по порядку в пределах календарного года
Кадровый вид Регистрируется отдельно, к номеру добавляется литера «л/с» или «к» (например, 15-л/с)

Такое разделение помогает быстро ориентироваться в документах и обеспечивает удобство учёта.

Как оформляется приказ: структура и реквизиты

Приказ — это официальный документ, который должен содержать обязательные реквизиты для юридической силы. Вот что обязательно должно быть в приказе:

Реквизит Описание
Государственный Герб или эмблема Символика Республики Казахстан или логотип организации
Официальное наименование организации Полное название предприятия
Наименование вида документа Например, «Приказ»
Дата приказа Дата издания документа
Регистрационный номер приказа Уникальный номер в журнале регистрации
Место издания приказа Город или место, где оформлен приказ
Заголовок к тексту Краткое описание содержания приказа
Текст приказа Содержит констатирующую и распорядительную части
Подпись руководителя Подтверждение утверждения приказа
Отметка о согласовании Подписи ответственных лиц, участвовавших в согласовании
Оттиск печати Печать организации для заверения документа

Структура текста приказа

Текст приказа делится на две части:

  • Констатирующая часть (преамбула) — кратко излагает основания для издания приказа: цели, задачи, ссылки на нормативные документы. Например, если приказ издаётся на основании другого документа, в преамбуле указывается его название, дата и номер.

  • Распорядительная часть — содержит конкретные предписания с указанием исполнителей и сроков. Она может быть разбита на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В конце часто указывается лицо или подразделение, ответственное за контроль исполнения.

Пример оформления преамбулы и начала распорядительной части:

В соответствии с трудовым договором №123 от 01.01.2024 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность бухгалтера с 15.06.2024.
2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника кадровой службы.

Кто и как готовит проекты приказов

Проекты приказов готовят подразделения организации на основании поручений руководителя или по собственной инициативе. Для кадровых приказов ответственна кадровая служба, которая использует трудовые договоры, заявления и другие документы.

Проекты проходят согласование с руководителями подразделений, юридической службой и заместителями руководителя. Если возникают возражения, они оформляются в справке, которая прилагается к проекту. При существенных изменениях проект дорабатывается и согласуется повторно.

Нумерация приказов: как и где

Нумерация приказов ведётся порядковой нумерацией в пределах календарного года. При этом:

  • Приказы по основной деятельности и кадровые приказы нумеруются отдельно.
  • К номеру кадрового приказа добавляется литера «л/с» или «к» для обозначения категории.
  • Нумерация фиксируется в соответствующих журналах регистрации или базах данных.
Категория приказов Пример номера приказа Где регистрируется
Основная деятельность 25 Журнал приказов по основной деятельности
Кадровые 15-л/с Журнал приказов по личному составу

Ведение журналов регистрации приказов

Журналы регистрации — это базы данных, где фиксируются все приказы с указанием их номера, даты, темы и исполнителей. Ведение журналов помогает:

  • Обеспечить учёт и контроль исполнения приказов.
  • Быстро находить нужный приказ по номеру или дате.
  • Поддерживать юридическую силу документов.

Ответственные лица за ведение журналов назначаются руководством организации.

Хранение, копирование и рассылка приказов

Копии приказов заверяются печатью и направляются адресатам согласно указателю рассылки, который составляется исполнителем. Это гарантирует, что все ответственные лица ознакомлены с распоряжениями.

Язык приказов и особенности для малого и среднего бизнеса

Приказы оформляются на государственном и русском языках, которые имеют одинаковую юридическую силу. Субъекты малого и среднего предпринимательства могут использовать государственный, русский или иной язык делопроизводства, что даёт гибкость в оформлении документов.

Ответственность за оформление и регистрацию приказов

Руководство организации определяет ответственных за оформление и регистрацию приказов. Соблюдение правил оформления и нумерации — обязательное условие для юридической силы приказов и эффективного управления организацией.

Итог

Правильное оформление и регистрация приказов — это залог юридической силы и чёткого управления в организации. Нумерация приказов в Казахстане ведётся отдельно по видам, с обязательным ведением журналов регистрации. Структура приказа должна быть чёткой, с обязательными реквизитами и разделением на констатирующую и распорядительную части. Проекты приказов проходят согласование, а копии заверяются и направляются адресатам. Всё это помогает организации работать слаженно и законно.

Если вы хотите, чтобы ваши приказы были безупречны, помните: нумерация — это ключ к порядку и контролю! А вы уже ведёте журналы регистрации приказов в своей организации? Делитесь опытом в комментариях!