- Что нужно знать заранее: закон и юридическая сила
- Где заполняют электронный трудовой договор
- Пошагово: как заполнить электронный трудовой договор на Enbek.kz
- Что именно нужно заполнить: обязательные поля и доп. сведения
- Как подписывать без ошибок: короткий чек-лист
- Сроки внесения данных в ЕСУТД (важно для кадрового учета)
- Самые частые ошибки при заполнении
- Если у работника нет технической возможности подписать
- Полезные ссылки
Электронный трудовой договор в Казахстане заполняют и подписывают в сервисах, которые интегрированы с ЕСУТД. По закону электронный трудовой договор можно заключать в форме электронного документа, а юридическую силу ему дает электронная цифровая подпись (ЭЦП).
Ниже - практический сценарий, как заполнить договор и не допустить ошибок, из-за которых потом приходится исправлять данные в ЕСУТД.
Что нужно знать заранее: закон и юридическая сила
- Трудовой договор может быть электронным документом. Это прямо предусмотрено Трудовым кодексом РК: договор может быть заключен в форме электронного документа, а подписывается ЭЦП работника и работодателя.
- Электронный документ с ЭЦП приравнивается к документу на бумаге и может служить доказательством в суде. Это закреплено в законе РК об электронном документе и ЭЦП.
- Для ЕСУТД работодатель обязан передавать сведения о заключении, изменениях и прекращении трудового договора. Вносить данные нужно в установленные сроки.
Основания по теме:
- Трудовой кодекс РК: ст. 32 (форма), ст. 33 (подписание), ст. 35 (вступление в силу).
- Закон РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»: ст. 7 (юридическая сила), ст. 11 (презумпция целостности).
- Сервис ЕСУТД и порядок представления сведений через Enbek/eGov.
Где заполняют электронный трудовой договор
На практике встречаются два пути:
- через портал Enbek.kz (HR Enbek), если у работодателя нет своей системы для интеграции с ЕСУТД;
- через свою HR-систему/интеграцию, если работодатель подключил обмен с ЕСУТД.
Если нужен самый простой маршрут без собственной разработки, обычно используют Enbek.kz.
Пошагово: как заполнить электронный трудовой договор на Enbek.kz
Шаг 1. Подготовьте данные работника
Вам понадобятся реквизиты, которые потом автоматически подставляются или вводятся вручную:
- ИИН работника;
- место выполнения работы;
- должность и трудовая функция;
- условия по сроку (если договор срочный);
- дата начала работы;
- режим работы (если его указываете как доп. сведения в ЕСУТД через систему).
Если работник дает согласие на формирование личного дела, часть сведений система может собрать через госинформационные источники.
Шаг 2. Заполните проект договора (конструктор)
На портале работодатель создает проект:
- выбирает шаблон договора;
- вносит сведения работодателя;
- добавляет данные работника (в том числе ИИН);
- указывает основные условия: должность, трудовую функцию, место работы, срок и дату начала.
После заполнения проект отправляют на ознакомление и подписание.
Шаг 3. Проверьте, что работник получил проект и успевает его прочитать
Работник должен ознакомиться с проектом до подписания. На портале отправляется уведомление в личный кабинет, а также доступны способы подписания через приложение.
Шаг 4. Подпишите со стороны работодателя
Работодатель подписывает проект ЭЦП. В некоторых сценариях используется QR-код, но для юридически значимых операций важно, чтобы подпись соответствовала требованиям системы и фактически была ЭЦП.
Шаг 5. Подпишите со стороны работника
Работник получает уведомление и подписывает:
- через портал с подтверждением,
- либо через мобильное приложение, где используется электронная подпись по механике eGov/eGov Mobile (в системе показывается документ и подтверждение подписи).
Шаг 6. Дождитесь регистрации в ЕСУТД
После подписания обеими сторонами сведения автоматически направляются на регистрацию в ЕСУТД, а договор становится доступным обеим сторонам для просмотра и скачивания.
Что именно нужно заполнить: обязательные поля и доп. сведения
Ниже - что обычно требуется передать в ЕСУТД (по перечням обязательных сведений). Таблица поможет быстро проверить готовность проекта.
| Блок договора и сведений | Что указывают | Зачем это нужно |
|---|---|---|
| Реквизиты сторон | ИИН работодателя (БИН, если юридическое лицо), ИИН работника | Идентификация сторон в ЕСУТД |
| Трудовая функция | должность, специальность/профессия/квалификация | чтобы договор был привязан к работе |
| Место выполнения работы | адрес или иная привязка места работы | для учета условий труда |
| Срок трудового договора | срочный или неопределенный срок | влияет на логику учета и прекращения |
| Дата начала работы | с какого дня приступает работник | старт трудовых отношений |
| Дата заключения и порядковый номер | дата подписания и номер договора в системе | учет и прослеживаемость |
| Режим рабочего времени и отдыха (доп.) | если требуется как отдельная настройка учета | для полноты сведений |
| Основания расторжения (доп.) | как они учитываются в ЕСУТД при прекращении | для правильной связки событий |
| Военная обязанность (доп.) | если предусмотрено учетной логикой | для корректного учета данных |
Как подписывать без ошибок: короткий чек-лист
- Не подписывайте проект «на автомате». Сверьте должность, место работы, срок и дату начала.
- Проверьте ИИН работника. Ошибки в ИИН чаще всего приводят к проблемам при корректировках.
- Согласуйте детали до подписания. После подписи правки превращаются в отдельную процедуру внесения изменений.
- Сохраняйте подтверждение подписания в системе. После регистрации договор можно скачать обеим сторонам.
Сроки внесения данных в ЕСУТД (важно для кадрового учета)
Официальные сроки зависят от типа события. Ориентир по требованиям из разъяснений и описаний ЕСУТД:
| Событие | Срок внесения сведений |
|---|---|
| Заключение нового трудового договора | не позднее 5 рабочих дней со дня подписания обеими сторонами |
| Прекращение трудового договора | не позднее 3 рабочих дней со дня прекращения |
| Изменения и дополнения | не позднее 15 календарных дней со дня подписания допсоглашения обеими сторонами |
| Исправление ошибки при первоначальных данных | в течение 30 календарных дней со дня внесения первоначальных данных |
| Восстановление на работе | в течение 10 рабочих дней со дня восстановления |
Самые частые ошибки при заполнении
- Несовпадение условий договора и того, что внесли в проект
Симптом: работник или руководитель видит одно, а в системе после подписания останется другое. - Опечатки в ИИН
Решение обычно ведет к корректировке и лишней работе кадровой службы. - Пропуск сроков по ЕСУТД
Даже если сам договор оформлен корректно, задержка с внесением сведений создает риск предписаний в рамках проверок. - Ожидание «бумажного оригинала»
В ЕСУТД должен быть зарегистрирован электронный договор, а электронная форма с ЭЦП имеет юридическую силу.
Если у работника нет технической возможности подписать
В реальных кейсах у сотрудников может не быть возможности подписать через портал или приложение. На практике подходы зависят от функций конкретного сервиса в момент оформления.
Важно: обязанность работодателя по передаче сведений в ЕСУТД сохраняется. Поэтому заранее продумайте резервный сценарий: подписание на месте с помощью доступного канала (через предусмотренные в системе способы подтверждения) или оформление процесса так, чтобы работник смог подписать договор в установленный срок.
Если нужный способ в сервисе временно недоступен, корректнее уточнять в справке/помощи портала, так как механика подписания зависит от текущей версии функции.
Полезные ссылки
- Трудовой кодекс РК (редакции и тексты статей 32, 33, 35) - справочные правовые системы РК (например, Adilet): https://adilet.zan.kz/
- Закон РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (ст. 7, 11) - тексты на Adilet: https://adilet.zan.kz/
- Порядок представления сведений в ЕСУТД и сроки (описание функций) на eGov: https://egov.kz/cms/ru/articles/employment_relations/dogovora-v-ESUTD
- Регистрация трудовых договоров через Enbek.kz (проект e-HR, описание механизма): https://enbek.kz/ru/node/3646
- Инструкция по работе с трудовыми договорами в ЕСУТД (внесение данных и изменения): https://pro1c.kz/articles/etd/instruktsiya-dlya-rabotodateley-po-rabote-s-trudovymi-dogovorami-v-edinoy-sisteme-ucheta-trudovykh-d/