При продаже товара в Казахстан набор документов зависит от трех вещей: вы продаете из какой страны, товар физически пересекает границу или нет, и кто покупатель (юрлицо/физлицо). Ниже - базовая «шпаргалка», что обычно оформляют и где чаще всего ошибаются.

Если речь про обычную продажу с вывозом (экспорт) в Казахстан

Обычно это выглядит так: товар отправляют в Казахстан по договору, оформляют сопроводительные документы и подтверждают вывоз для налогов.

Ключевые документы по сделке:

Блок Документы Зачем
Договорная часть договор (контракт) поставки/реализации фиксирует условия продажи и стороны
Товаросопроводительные товарная накладная/акт приема-передачи, транспортные документы (например CMR для автоперевозки) подтверждает отгрузку и перевозку
Налоговые документы в Казахстане ЭСФ (электронные счета-фактуры) - в зависимости от режима и места реализации подтверждает обороты по реализации
Подтверждение экспорта для нулевой ставки пакет подтверждающих документов (по НК РК) чтобы налоговая приняла налоговый режим

Для экспорта в Казахстан НК РК предусматривает перечень подтверждающих документов (в частности, договор, копии деклараций на вывоз с отметками таможенных органов, товаросопроводительные документы и т.д.) - см. ст. 386 НК РК.
Источник: НК РК, ст. 386 (через подборку документов).

Если вы продаете в Казахстан, но товар не ввозите и не вывозите (транзакция «без движения» через границу)

Иногда сделка выглядит как реализация, где нет факта ввоза товара на территорию Казахстана и нет факта вывоза с нее. В такой ситуации обычно не возникает ни импорта, ни экспорта, а значит - не включаются связанные с ними «таможенные» и «импортные/экспортные» обязательства.

Что из этого следует на практике (логика прямо вытекает из определения импорта/экспорта):
- нет ввоза - нет НДС на импорт;
- нет вывоза - обычно не оформляют документы, которые привязаны к вывозу;
- ЭСФ оформляют с учетом места реализации (чтобы правильно отразить, что операция не признается местом Казахстана).

Эту логику удобно сверять по статьям НК РК об импорте/экспорте и о месте реализации. В качестве опорных формулировок часто используют определения из НК РК (ст. 1, ст. 440 и ст. 386) - см. материалы с разбором подобных ситуаций: MyBuh.kz.

Если покупатель - физлицо из Казахстана (и вы отправляете товар)

Тут часто спорят: нужен ли договор, накладная, счет-фактура и касса.

По практике (когда сделка не подменяется «просто оплатой по реквизитам»):
- обычно нужен договор на поставку/реализацию;
- для подтверждения передачи товара используют акт приема-передачи и товаросопроводительные документы (как минимум транспортную накладную);
- порядок по кассе и налогам зависит от того, где зарегистрирован продавец и по каким правилам он работает, но сама логика подтверждения отгрузки остается той же.

Типовой ответ по набору документов и доказательствам получения товара (в обсуждении про продажи в Казахстан физлицу) приведен в базе вопросов Контур:
- договор;
- товаросопроводительные/транспортные накладные;
- акт приема-передачи.
Источник: Kontur. Вопрос по продаже товара в Казахстан физлицу.

Что с документами «между странами»: транспорт и таможня

Если товар реально едет через границу, то набор почти всегда упирается в:
- контракт,
- инвойс,
- упаковочный лист (часто запрашивают логистика и таможенные процедуры),
- транспортные документы (для автоперевозок обычно CMR),
- таможенные документы (экспортная декларация на вывоз - если вывозите из Казахстана/или ввозная - если ввозите в Казахстан),
- сертификаты/разрешения - только если товар подпадает под ограничения по кодам и характеру.

Пример типового перечня для импорта/экспорта в Казахстан по логистической практике и видам транспортных документов (CMR/AWB/и т.д.) приведен в обзоре:
Источник: Synex Logistics - документы для импорта и экспорта в Казахстан.

Если вы именно про подтверждение для налогов и ставок (когда важно «документами отбить налоговый режим»)

Чтобы налоговая не спорила, обычно смотрят на связку:
- договор на поставку,
- декларации/отметки таможни,
- транспортные и товаросопроводительные документы,
- корректное отражение в счетах-фактурах/ЭСФ.

Особенно критично это для операций, которые трактуются как экспорт и претендуют на льготный режим по НДС. Перечень документов, которыми подтверждают экспорт для НДС-целей, привязан к ст. 386 НК РК.
Источник: gz.mcfr.kz - документы для подтверждения экспорта, перечень по ст. 386 НК РК.

Короткая таблица: «что обычно оформляют» при продаже в Казахстан

Ситуация Что оформляют в первую очередь
Продажа с реальной отправкой товара в Казахстан договор; транспортные документы (CMR и т.п.); товаросопроводительные (накладная/акт); ЭСФ; документы для подтверждения вывоза (по НК РК, если нужен льготный режим)
Сделка без вывоза/ввоза через границу (нет импорта и нет экспорта) договор; накладная/акт по передаче; ЭСФ с корректной трактовкой места реализации
Покупатель - физлицо из Казахстана договор; акт приема-передачи; транспортная накладная как подтверждение получения; дальше - налоги/касса по правилам страны регистрации продавца
Товары с ограничениями/лицензированием/сертификацией добавляются разрешительные документы под конкретный товар и его коды

Важно про «товарные документы» vs «подтверждение для налогов»

Документы на отгрузку (накладные, акты, транспортные бумаги) - это одно.
Подтверждение для налоговых последствий (особенно когда речь про НДС и экспортный режим) - это другое и часто требует отдельных таможенных отметок и выдерживания перечня из НК РК.

Нормативные опоры (куда смотреть, если нужно «по закону»)

  • НК РК: перечень подтверждающих документов по экспорту для целей НДС - ст. 386.
    Источник: подборка по ст. 386 НК РК
  • По обсуждениям практики продажи товара в Казахстан физлицу: договор + транспортные/товаросопроводительные документы.
    Источник: Kontur Q&A
  • По логике сделок без ввоза/вывоза (импорт/экспорт не возникает): определения импорта/экспорта + вывод по НДС и оформлению.
    Источник: MyBuh.kz