Содержание:

Что обычно подразумевают под «сдать документы в архив»

В Казахстане компании решают две разные задачи.

1) Организовать архивное хранение у себя (ведомственный архив организации).
2) Передать документы на архивное хранение в архивное учреждение (для сохранности и доступа пользователям).

Важно различать это по срокам хранения и по виду документов. Сдача «в государственный архив» чаще возникает, когда организация ликвидируется или когда наступили условия для передачи по правилам архивного дела.

Когда компании нужно передавать документы в государственный архив

По кадровым документам ключевой ориентир такой: работодатель обязан обеспечить сохранность и сдачу в государственный архив документов, которые подтверждают трудовую деятельность работников, а также сведений по пенсионным отчислениям. Это следует из требований Трудового кодекса РК (пп. 17) п. 2 ст. 23 ТК РК).

На практике передача кадровых документов в госархив чаще происходит при ликвидации организации в период ликвидационных мероприятий. До этого момента документы обычно хранятся в ведомственном архиве самой организации и готовятся к передаче по правилам архивного учета.

Какие документы готовят к передаче и хранению

Состав документов зависит от того, какой архив вы формируете и для кого: для своей организации или для дальнейшей передачи.

Для ведомственного (частного) архива в обороте компаний чаще всего встречаются такие группы:
- учредительные и правоустанавливающие документы (копии)
- документы по филиалам и представительствам
- годовые финансовые отчеты и иная финансовая отчетность, которую компания представляет в госорганы
- протоколы органов управления и коллегиальных органов
- акты ревизий и проверок
- внутренние документы общества, утверждаемые органами управления
- документы по личному составу (в т.ч. то, что подтверждает трудовую деятельность и расчеты)

Для бухучета и делопроизводства действует отдельный контур требований. Предприниматели обеспечивают оперативное, временное и постоянное хранение бухгалтерских документов, а подготовку к передаче выполняют по правилам, связанным с оформлением дел и описей.

Опорные правила, на которые стоит ориентироваться

Для подготовки и передачи дел в РК обычно используют два набора норм:
- Закон РК «О Национальном архивном фонде и архивах» (базовые принципы архивного дела и статусы архивных документов).
- Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами (актуальная редакция определяется по номеру приказа/постановления, указанным в источниках ниже).

В дополнение по работе с документацией и электронным документооборотом ориентируются на Правила документирования, управления документацией и использования ЭДО в гос- и негосударственных организациях (актуальные требования зависят от действующей редакции, но общий подход одинаковый: формировать дела, вести номенклатуру, оформлять описи).

Пошаговый алгоритм: как подготовить документы к сдаче/передаче

Шаг 1. Разведите сроки хранения и вид документов

Начните с классификации:
- что хранится постоянно
- что хранится временно (и сколько лет)
- что относится к личному составу
- что относится к бухгалтерии и финансовой отчетности

Без этого вы не сможете корректно составить описи и номенклатуру дел.

Шаг 2. Сформируйте номенклатуру дел

Номенклатура дел помогает разложить документы по «коробкам» делового учета и заранее задает сроки хранения.

Как это обычно делают:
- закрепляют структуру (по направлениям деятельности)
- указывают заголовки дел
- определяют сроки хранения
- включают электронные документы и базы данных, если они ведутся

Нормы по номенклатуре и ее согласованию зависят от статуса организации и от того, куда планируется передача (в архив организации или на дальнейший уровень).

Шаг 3. Сформируйте дела по документам и годам

Соберите исполненные документы в дела:
- в дело кладут документы одного вопроса и одного срока хранения
- документы постоянного и временного хранения раздельные
- документы группируют по календарному году
- для личных дел часто делают отдельный порядок (иногда допускаются переходящие дела)

Для приказов по основной деятельности и по личному составу обычно нужен раздельный учет.

Шаг 4. Оформите дела: листы, описи, заверители

Подготовка обычно включает:
- нумерацию листов в деле
- лист-заверитель
- внутренние описи там, где это требуется (часто это касается дел по личному составу и документов с ограничениями)

Также подшивают или переплетают дело и оформляют обложку (заголовок, крайние даты, срок хранения).

Шаг 5. Составьте описи дел

Описи дел делают отдельно:
- на дела постоянного хранения
- на дела временного хранения (обычно выделяют дольше 10 лет)
- на дела по личному составу

Именно описи помогают архиву быстро принимать дела и потом находить документы по поиску.

Шаг 6. Передача документов в архив по описям

Передача идет по описям и с комплектом сопроводительных документов. Для электронных материалов часто нужна отдельная процедура приема: проверка носителей, формирование сопроводительной информации, учет ЭЦП и структуры файлов.

Шаг 7. Если организация ликвидируется

Если ликвидация неизбежна, действуйте в рамках ликвидационных мероприятий и подготовьте кадровые документы так, чтобы их можно было передать в госархив. Отдельные требования к составу и передаче закрепляются в нормах по кадровым документам и по передаче документов при ликвидации.

Типичные ошибки, которые мешают принять дела

Ошибка Что происходит Как исправить
Не разделены дела по срокам хранения Опись не соответствует реальному формированию документов Сортируйте документы на «постоянное», «временное» и «личный состав» до формирования дел
Нет номенклатуры или она не отражает реальную структуру Дела не «бьются» с описями Восстановите номенклатуру и сформируйте описи под фактический состав дел
В дела попадают копии и подлинники вперемешку Нарушается порядок комплектации Разделяйте подлинники и копии при формировании дел
Неверно оформлены обложки, листы или лист-заверитель Архив просит дооформление Проверьте крайние даты, количество листов и наличие заверителя
Неподготовленные электронные материалы Носители возвращают на доработку или требуют повторную подготовку Делайте проверку носителей, описывайте файлы и фиксируйте данные по структуре и ЭЦП

Полезные ссылки

  • Закон РК «О Национальном архивном фонде и архивах» (база законодательства РК): https://adilet.zan.kz/
  • Трудовой кодекс РК, ст. 23 (обязанности работодателя по сохранности и сдаче в госархив): https://adilet.zan.kz/
  • Сайт eGov по государственным услугам (может понадобиться для отдельных запросов/справок по архивным документам): https://egov.kz/
  • Разъяснения по архивированию и правилам подготовки дел (в т.ч. ссылки на нормативные акты): https://kadry.mcfr.kz/
  • Базовые материалы по подготовке к архивной передаче бухгалтерских документов: https://cdb.kz/