Содержание:

Сегодня мы разберёмся, как правильно нумеровать трудовые договора в Республике Казахстан, а заодно подробно поговорим о том, как вести и хранить трудовые книжки, чтобы не попасть впросак с законом. Если вы кадровик, работодатель или просто интересуетесь, как оформить документы по правилам — этот пост для вас!

Нумерация трудовых договоров в Казахстане

Начнём с главного: как нумеровать трудовые договора (ТД) в Казахстане? В законодательстве нет жёсткого требования, что номера договоров должны идти без перерыва или с начала деятельности организации. Однако практика и рекомендации кадровых служб говорят о следующем:

  • Нумерация должна быть последовательной и уникальной для каждого договора.

  • Можно использовать формат с указанием года, например:
    | Пример нумерации | Значение | |------------------|----------| | 1/2016 | Первый договор в 2016 году | | 2/2016 | Второй договор в 2016 году |

  • Обнулять номера договоров с начала нового года можно, если это удобно для организации. Главное — чтобы не возникало путаницы и чтобы нумерация была понятной и отражала хронологию.

  • Ведение журнала регистрации договоров обязательно. В журнале фиксируются номера договоров, даты их заключения и другие важные сведения. Это помогает контролировать движение документов и избегать дублирования номеров.

Совет: Если вы ведёте ТД в ТОО, лучше договориться с отделом кадров о единой системе нумерации и строго её придерживаться. Если номера "обнуляются" каждый год, это должно быть отражено в учётных документах.

Ведение и хранение трудовых книжек

Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В Казахстане её ведение регулируется приказом Министерства здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 30 ноября 2015 года № 929.

Какие сведения вносить в трудовую книжку?

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

Раздел Содержание
Сведения о работнике Фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, квалификация, специальность
Сведения о работе Приём на работу, перевод на другую работу, прекращение трудового договора (с указанием причин и ссылок на законодательные акты)
Сведения о награждениях и поощрениях Государственные награды, почётные грамоты, дипломы, поощрения за успехи в труде

Важно: Записи о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносятся.

Как правильно вносить записи?

  • Все даты записываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — полностью.
  • Записи вносятся первым руководителем или уполномоченным лицом после издания соответствующего приказа работодателя.
  • При прекращении трудового договора запись должна быть сделана не позднее дня увольнения.

Исправление ошибок в трудовой книжке

Ошибки случаются, и важно знать, как их исправлять:

  • Исправления вносятся работодателем, который сделал ошибочную запись.
  • Если работодатель реорганизован, исправления делает его правопреемник.
  • При изменении личных данных (фамилия, имя, отчество, дата рождения) изменения вносятся на первой странице трудовой книжки. Старые данные зачеркиваются одной чертой, новые записываются рядом.
  • В разделе "Сведения о работе" неправильная запись признаётся недействительной с указанием причины и делается новая правильная запись с ссылкой на приказ.

Учет и регистрация трудовых книжек

Кадровая служба или уполномоченное лицо обязаны вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей. В ней фиксируются:

  • Полученные от работников трудовые книжки.
  • Выданные трудовые книжки при увольнении.
  • В случае смерти работника трудовая книжка выдается родственникам под роспись или отправляется почтой.

Трудовые книжки, не полученные в течение двух лет после увольнения или смерти работника, хранятся отдельно.

Вкладыши в трудовые книжки

Если в трудовой книжке заканчиваются страницы, в неё вшивается вкладыш. Особенности:

  • Вкладыш — неотъемлемая часть трудовой книжки.
  • Нумерация записей во вкладыше продолжается с последнего номера трудовой книжки.
  • Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Оформление наград и изменений работодателя

  • В разделе "Сведения о награждениях и поощрениях" фиксируются государственные награды, почётные грамоты, знаки и дипломы.
  • Если меняется наименование работодателя, в разделе "Сведения о работе" делается отдельная строка с новым названием и указывается основание изменения (дата и номер документа о регистрации).

Заверение записей и соответствие нормативам

  • Все записи заверяются подписью первого руководителя или уполномоченного лица и печатью организации (если есть).
  • Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются на основании документов, удостоверяющих личность.
  • Образование и квалификация — на основании документов об образовании.

Итоговая таблица по ведению трудовых книжек и договоров

Вопрос Рекомендация
Нумерация трудовых договоров Последовательная, можно с обнулением на год, с регистрацией в журнале
Сведения в трудовой книжке Личные данные, сведения о работе, награды и поощрения
Исправление ошибок По месту внесения записи, с отметкой о недействительности старой записи
Хранение книжек У работодателя, с учётом выдачи при увольнении и хранением 2 года после
Вкладыши Используются при заполнении страниц, нумерация продолжается
Заверение записей Подпись руководителя и печать организации
Изменение данных работника Вносятся на титульной странице с зачёркиванием старых данных

Заключение

Правильная нумерация трудовых договоров и ведение трудовых книжек — залог прозрачности и законности в трудовых отношениях. Следуйте установленным правилам, ведите учёт аккуратно, и тогда ни кадровая служба, ни работники не столкнутся с проблемами.

А вы уже внедрили удобную систему нумерации договоров в своей организации? Делитесь опытом в комментариях!

Пишите, если нужна помощь с оформлением документов или ведением учёта — всегда рад помочь!