Содержание:

Если вы когда-нибудь задумывались, какие документы и папки должны храниться в отделе кадров, чтобы избежать штрафов и правовых споров, то этот пост для вас! Мы подробно разберём, какие кадровые документы обязательны в Казахстане, как их правильно вести и почему это важно для работодателя и работника. Готовы? Поехали!

Основные папки и документы отдела кадров

В отделе кадров в Казахстане существует минимальный перечень документов, который обязателен для ведения кадрового учёта и соблюдения трудового законодательства. Эти документы помогают работодателю систематизировать работу с персоналом, а работникам — быть уверенными в своих правах.

Папка / Документ Назначение и содержание Законодательное основание и важность
Трудовые договоры Все заключённые трудовые договоры с работниками. Помогают избежать споров и штрафов, подтверждают условия работы Обязательны для оформления в соответствии с Трудовым кодексом РК. Правильное оформление снижает риски нарушений
Журнал регистрации трудовых договоров Регистрирует все трудовые договоры, их изменения и расторжения. Ведётся в хронологическом порядке Позволяет контролировать оформление договоров и соответствует требованиям законодательства
Правила трудового распорядка Содержит нормы поведения, режим работы, обязанности работников. Помогает регулировать дисциплину Документ необходим для доказательства дисциплинарных проступков и регламентации рабочего времени
Акты о сборе и обработке персональных данных Оформляют порядок сбора, хранения и защиты персональных данных работников Обеспечивают соблюдение законодательства о персональных данных и предотвращают нарушения
Согласия работников на обработку персональных данных Подтверждают добровольное согласие работника на обработку его данных Без такого согласия обработка данных незаконна, что может привести к штрафам
Приказы и распоряжения по кадрам и основной деятельности Документируют кадровые решения, назначения, увольнения, изменения условий труда Обязательны для подтверждения кадровых действий и соблюдения процедур
Акты по оплате и стимулированию труда Регламентируют систему оплаты, премирования и мотивации работников Позволяют законно стимулировать сотрудников и избегать конфликтов по оплате
Личные карточки работников (форма Т-2) Содержат персональные данные, сведения о трудовой деятельности, квалификации Важны для кадрового учёта и контроля за работниками
Табель учёта рабочего времени Фиксирует фактическое время работы и отсутствия работников Помогает доказать факт отсутствия или присутствия на рабочем месте, что важно для расчёта зарплаты и дисциплины
Графики отпусков и сменности Планируют очередность отпусков и сменный режим работы Обеспечивают соблюдение прав работников на отдых и правильную организацию сменной работы
Книга учёта движения трудовых книжек Ведётся при хранении трудовых книжек у работодателя Обязательна для контроля за движением трудовых книжек и предотвращения потерь
Документы по охране труда и технике безопасности Акты, журналы регистрации инструктажей, проверки безопасности Обеспечивают соблюдение требований безопасности, снижают риски травматизма и штрафов
Документы о коммерческой тайне и конфиденциальной информации Регламентируют работу с секретными данными предприятия Защищают интересы работодателя и предотвращают утечку информации
Штатное расписание Распределение работников по подразделениям и должностям Влияет на легитимность кадровой политики и планирование численности персонала
Информация о высвобождении работников Документирует сокращения, ликвидации, сроки и категории работников, подлежащих увольнению Обязательна для соблюдения законодательства о занятости и минимизации социальных рисков
Сведения о вакансиях и свободных рабочих местах Описывает условия труда и оплаты для новых позиций Помогает соблюдать требования законодательства о занятости и прозрачности кадрового учёта
Договоры о неконкуренции Защищают базу данных, ноу-хау и разработки работодателя Позволяют юридически ограничить конкуренцию со стороны бывших работников
Коллективный договор Регулирует отношения между работодателем и коллективом работников Важен для согласования условий труда и предотвращения трудовых споров

Как оформление трудового договора помогает избежать споров и штрафов?

Трудовой договор — это главный документ, который регулирует отношения между работником и работодателем. Его правильное оформление:

  • Подтверждает права и обязанности сторон.
  • Помогает избежать недоразумений и конфликтов.
  • Снижает риск штрафов за нарушение трудового законодательства.

Без трудового договора работодатель рискует получить штрафы, а работник — остаться без защиты своих прав.

Ведение журнала регистрации трудовых договоров

Журнал должен содержать:

  • Номер договора.
  • ФИО работника.
  • Дату заключения, изменения и расторжения договора.
  • Подписи сторон.

Ведение журнала в хронологическом порядке позволяет быстро найти нужный договор и подтвердить его наличие при проверках.

Правила трудового распорядка — что в них должно быть?

В правилах трудового распорядка обязательно указываются:

  • Время начала и окончания рабочего дня.
  • Перерывы и режим отдыха.
  • Обязанности и ответственность работников.
  • Порядок дисциплинарных взысканий.

Это помогает работодателю поддерживать порядок и дисциплину, а при необходимости — доказывать нарушения со стороны работников.

Оформление актов и согласий по персональным данным

Для соблюдения закона о защите персональных данных необходимо:

  • Оформить акт, который устанавливает порядок сбора, обработки и защиты данных.
  • Получить письменное согласие каждого работника на обработку его персональных данных.

Без этих документов возможны штрафы за нарушение законодательства о персональных данных.

Приказы и распоряжения по кадрам

Обязательные приказы включают:

  • Приём на работу и увольнение.
  • Переводы и изменения условий труда.
  • Назначение на должности и поощрения.

Правильное оформление приказов — залог прозрачности кадровых процессов и защиты от претензий.

Система оплаты и стимулирования труда

Для мотивации работников и соблюдения закона нужно:

  • Разработать акты, регламентирующие оплату и премирование.
  • Чётко прописать условия и критерии стимулирования.

Это помогает избежать конфликтов по зарплате и повысить производительность.

Личная карточка работника и её значение

В карточке фиксируются:

  • Личные данные.
  • Сведения о трудовой деятельности.
  • Квалификация и образование.

Правильное ведение карточек облегчает кадровый учёт и контроль за работниками.

Табель учёта рабочего времени

Табель фиксирует фактическое время работы и отсутствия. Это важно для:

  • Правильного расчёта зарплаты.
  • Доказательства присутствия или отсутствия на рабочем месте.
  • Соблюдения трудового законодательства.

Графики отпусков и сменности

Графики помогают:

  • Планировать очередность отпусков.
  • Организовывать сменную работу.
  • Избегать конфликтов и нарушений закона.

Учёт движения трудовых книжек

Если трудовые книжки хранятся у работодателя, необходимо вести книгу учёта их движения. Это:

  • Обеспечивает сохранность документов.
  • Позволяет быстро найти нужную книжку.
  • Предотвращает потери и ошибки.

Документы по охране труда и безопасности

В отделе кадров должны быть:

  • Акты и журналы по технике безопасности.
  • Документы о проведении инструктажей.
  • Отчёты о проверках.

Это снижает риски травматизма и штрафов.

Работа с конфиденциальной информацией

Для защиты коммерческой тайны оформляются специальные акты и инструкции. Это:

  • Защищает интересы предприятия.
  • Предотвращает утечку информации.

Штатное расписание

Штатное расписание фиксирует:

  • Численность работников.
  • Распределение по подразделениям.
  • Функциональные обязанности.

Это основа кадровой политики и планирования.

Информация о высвобождении работников

При сокращениях или ликвидации необходимо подготовить сведения о:

  • Количестве и категориях работников.
  • Должностях и оплате труда.
  • Сроках высвобождения.

Это помогает соблюдать законодательство и минимизировать социальные риски.

Сведения о вакансиях

Включают:

  • Условия труда.
  • Размер оплаты.
  • Требования к кандидатам.

Обеспечивают прозрачность и соответствие законам о занятости.

Договор о неконкуренции

Позволяет:

  • Защитить базу данных и ноу-хау.
  • Ограничить использование информации бывшими работниками.

Коллективный договор

Регулирует:

  • Условия труда.
  • Права и обязанности сторон.
  • Порядок разрешения споров.

Правильное оформление укрепляет трудовые отношения.

Итоговая таблица обязательных папок в отделе кадров

Папка / Документ Обязательность Основная функция
Трудовые договоры Обязательны Регулирование трудовых отношений
Журнал регистрации трудовых договоров Обязателен Контроль оформления договоров
Правила трудового распорядка Обязательны Регламентация дисциплины и режима работы
Акты и согласия по персональным данным Обязательны Защита персональных данных
Приказы и распоряжения по кадрам Обязательны Документирование кадровых решений
Акты по оплате и стимулированию труда При необходимости Мотивация и оплата труда
Личные карточки работников (Т-2) Обязательны Кадровый учёт
Табель учёта рабочего времени Обязателен Учёт рабочего времени
Графики отпусков и сменности Обязательны Планирование отпусков и сменной работы
Книга учёта движения трудовых книжек При хранении Контроль за трудовыми книжками
Документы по охране труда и безопасности Обязательны Обеспечение безопасности труда
Документы о коммерческой тайне Обязательны Защита конфиденциальной информации
Штатное расписание Обязателен Планирование численности и структуры персонала
Информация о высвобождении работников Обязательна Соблюдение законодательства при сокращениях
Сведения о вакансиях Обязательны Соблюдение требований по занятости
Договор о неконкуренции При необходимости Защита интеллектуальной собственности
Коллективный договор При инициировании Регулирование коллективных трудовых отношений

Заключение

Ведение кадрового учёта — это не просто бумажная волокита, а важный инструмент для защиты интересов работодателя и работника. Правильно оформленные папки и документы помогают избежать штрафов, трудовых споров и создают прозрачную систему управления персоналом. Если вы хотите, чтобы отдел кадров работал как часы, обязательно следите за наличием и правильным ведением всех перечисленных документов.

А вы уже проверили, все ли папки в вашем отделе кадров на месте? Если нет — самое время начать!

Будьте на шаг впереди с грамотным кадровым учётом!