Содержание:

В этом посте мы подробно разберём, как правильно оформить изменение паспортных данных работника в Казахстане. Вы узнаете, какие документы нужно подготовить, как внести изменения в трудовой договор и трудовую книжку, а также как обеспечить защиту персональных данных сотрудника в соответствии с законодательством Республики Казахстан. Если вы кадровый специалист или работодатель, этот материал поможет вам избежать ошибок и соблюсти все требования закона.

Как оформить смену фамилии и изменение паспортных данных работника

Смена фамилии — это изменение персональных данных работника. В Казахстане персональные данные — это сведения, относящиеся к конкретному субъекту, зафиксированные на бумажном или электронном носителе. Закон «О персональных данных и их защите» регулирует сбор, обработку и защиту таких данных.

Основные шаги оформления

  • Получить заявление от работника о смене фамилии или других паспортных данных.
  • Издать приказ о смене фамилии. Приказ — обязательный документ, который фиксирует изменение персональных данных в организации.
  • Внести изменения в трудовой договор — это существенное изменение реквизитов договора, которое оформляется дополнительным соглашением в письменной форме.
  • Обновить трудовую книжку и личные учетные документы (например, личную карточку формы № Т-2).
  • Ознакомить работника под подпись с изменениями и документами, касающимися обработки его персональных данных.

Какие документы необходимо подготовить

Документ Назначение и особенности
Заявление работника Основание для внесения изменений
Приказ о смене фамилии Официальное распоряжение работодателя
Дополнительное соглашение Вносит изменения в трудовой договор (оформляется письменно)
Изменения в трудовую книжку Вносятся по правилам ведения трудовых книжек
Личная карточка работника Обновляется для отражения новых данных
Документы, удостоверяющие изменение (паспорт, свидетельство) Подтверждают факт изменения данных

Как внести изменения в трудовой договор

Изменение фамилии или других паспортных данных — это изменение существенных реквизитов договора. В соответствии со статьёй 33 Трудового кодекса Республики Казахстан, изменения оформляются:

  • В письменной форме.
  • Путём составления дополнительного соглашения.
  • Дополнительное соглашение обычно составляется в свободной форме, но рекомендуется использовать структуру договора: преамбула, текст, подписи сторон.

Это гарантирует юридическую силу изменений и защиту прав обеих сторон.

Изменения в трудовой книжке после смены фамилии

Согласно пункту 13 Правил ведения трудовых книжек, работодатель обязан внести изменения в записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника по последнему месту работы. Для этого необходимы документы, удостоверяющие изменение данных (например, новый паспорт).

Как обеспечить защиту персональных данных при смене фамилии

Защита персональных данных — ключевой момент при изменении паспортных данных. В Казахстане действует Закон «О персональных данных и их защите», который устанавливает правила сбора, обработки и хранения данных.

Основные требования к обработке персональных данных:

  • Работник должен быть ознакомлен под подпись с политикой обработки персональных данных.
  • Сбор и обработка данных возможны только с согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законом.
  • Персональные данные должны храниться в защищённой базе на территории Казахстана.
  • Передача данных третьим лицам возможна только с письменного согласия работника или на основании закона.
  • В случае изменения данных работник обязан своевременно уведомить работодателя.

Политика обработки персональных данных в ТОО «Бауш Хелс» — пример организации защиты

ТОО «Бауш Хелс» разработало политику обработки персональных данных, которая:

  • Определяет категории собираемых данных.
  • Устанавливает цели и принципы обработки.
  • Обеспечивает конфиденциальность и безопасность данных.
  • Предусматривает права субъектов данных, включая право на доступ, изменение, блокирование и уничтожение данных.
  • Назначает ответственных лиц за организацию обработки и контроль соблюдения законодательства.

Таблица: Права и обязанности субъектов персональных данных и оператора

Субъекты персональных данных Оператор персональных данных (работодатель)
Право знать о наличии и целях обработки данных Обязан обеспечить защиту данных и соблюдать законодательство
Право требовать изменения и дополнения данных Обязан изменять, блокировать или уничтожать данные по запросу
Право отзывать согласие на обработку Обязан получать согласие и документировать его
Обязан своевременно уведомлять об изменениях Обязан информировать субъектов о передаче данных третьим лицам
Право на защиту своих прав и возмещение вреда Обязан назначить ответственных за обработку и вести учёт обращений

Практические советы для кадрового специалиста

  • Всегда требуйте заявление от работника с просьбой об изменении данных.
  • Издавайте приказ в день получения заявления — это фиксирует факт изменения.
  • Составляйте дополнительное соглашение к трудовому договору в письменной форме.
  • Обновляйте все учетные документы: трудовую книжку, личную карточку, регистрационные формы.
  • Ознакомьте работника с изменениями под подпись — это важно для подтверждения информированности.
  • Соблюдайте требования закона о персональных данных: храните документы в защищённом месте, не передавайте данные без согласия.
  • Назначьте ответственного за обработку персональных данных в организации.

Итог

Изменение паспортных данных работника — это серьёзный процесс, требующий внимательного отношения к оформлению документов и защите персональных данных. Соблюдение законодательства Республики Казахстан и внутренних политик организации поможет избежать проблем с контролирующими органами и сохранить доверие сотрудников.

Если вы хотите, чтобы смена фамилии или других паспортных данных прошла гладко, следуйте этим рекомендациям и не забывайте о важности защиты персональных данных. Ведь в современном мире безопасность информации — это залог успешной работы вашей организации!