Содержание:

Ошибки в трудовой книжке могут помешать подтвердить стаж и права работника. Исправления делают по строго установленным правилам, чтобы запись считалась действительной.

Когда можно и кто исправляет ошибку

Исправления вносятся работодателем, который сделал неправильную запись. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек РК предусмотрено, что исправления делает именно тот работодатель, а не кто-то “позже”. Если работодатель реорганизован, ликвидирован или прекратил деятельность как ИП, исправления вносит правопреемник либо нынешний работодатель - по ситуации.

От чего зависит порядок исправления

Нужно определить две вещи:
- где допущена ошибка: на титульном листе или в разделах “Сведения о работе”, “Сведения о награждениях”
- кто должен вносить исправление: текущий работодатель или правопреемник того, кто ошибся

Исправление на титульном листе (ФИО, дата рождения, образование)

На титульном листе разрешено исправлять личные данные работника:
- ФИО
- дата рождения
- сведения об образовании, профессии, специальности

Как действуют:
1. Подтвердите ошибку документами (паспорт, свидетельства о браке или расторжении брака, документы об изменении имени и другие подтверждающие документы).
2. Неверные сведения зачеркивают одной чертой.
3. Рядом пишут правильные данные.
4. На внутренней стороне обложки указывают, на основании какого документа внесены изменения, и заверяют подписью уполномоченного лица, а при наличии - печатью.

Важно про титульный лист

Если ошибку допустили при первичном заполнении бланка, испорченный бланк уничтожают и оформляют новый. Исправлять “по месту” нельзя.

Исправление в разделах “Сведения о работе” и “Сведения о награждениях”

В этих разделах нельзя зачеркивать и “замазывать” записи. Ошибку исправляют через признание записи недействительной и внесение правильной.

Общий принцип для исправлений:
1. В графе 3 раздела указывают, что запись за определенным номером недействительна.
2. В графе 4 приводят реквизиты приказа работодателя, на основании которого запись исправляют.
3. Затем рядом или по следующей логике записи вносят корректный вариант сведений.

Готовые формулировки (шаблоны)

Ниже - то, что обычно пишут в графе 3 при исправлении.

Ситуация Что указать в “Сведения о работе” (пример формулировки) Что указать в “Сведения о работе” в графе 4
Ошибка в записи о принятии, переводе, увольнении “Запись за № __ недействительна. Принят на должность …” (или нужная корректная формулировка) Дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится корректировка
Незаконное увольнение, последующее восстановление “Запись за № __ недействительна, восстановлен на прежней должности” Реквизиты приказа о восстановлении
Изменение формулировки причины увольнения “Запись за № __ недействительна, трудовой договор прекращен (или расторгнут)” + новая формулировка Реквизиты приказа об изменении формулировки

Для переводов и увольнений порядок тот же: сначала недействительность, затем корректная запись с опорой на документы работодателя.

Если вы обнаружили, что записей несколько (дубли)

Когда ошибка повторилась и запись продублировали несколько раз, исправления все равно вносят как признание недействительности неправильных записей. На практике делают отдельную отменяющую запись для затронутых номеров и затем вносят корректные сведения на основе подтверждающих документов.

Кто может исправить, если вы уже сменили работу

Обычно исправления удобнее делать по месту актуального трудоустройства, но без подтверждающих документов нельзя. Если ошибка была у прежнего работодателя, новый работодатель может внести корректировки при наличии документов, подтверждающих ошибку и основания.

Дубликат трудовой книжки вместо исправлений

Иногда ошибку исправить “обычной” корректировкой нельзя или документ поврежден. Тогда оформляют дубликат:
- при утрате трудовой книжки
- при наличии недействительной записи об увольнении или переводе, если исправить другим способом нельзя
- если книжка физически негодна (порвалась, обгорела, испорчена водой)
- если документ утерян работодателем из-за чрезвычайной ситуации

Дубликат выдают по письменному заявлению работника и на том месте работы, где была ошибка или где оформляли недействительную запись.

Электронная трудовая книжка: как исправляют ошибки

Если речь об электронных сведениях (ЭТД), исправления делает работодатель через корректирующие сведения в отчете, который направляется в уполномоченный орган. Работодатель:
1. отменяет ошибочную запись
2. затем отправляет исправленные сведения

Если ошибку допустили предыдущие работодатели, нынешний работодатель все равно должен иметь основание и пройти процедуру корректировок на основе документов и данных, которые ранее были поданы.

Типичные ошибки при исправлениях

  1. Зачеркивают неправильную запись в разделах “Сведения о работе” или “Сведения о награждениях”.
  2. Исправляют запись “не того” работодателя без оснований и подтверждающих документов.
  3. Вносят исправления без приказа (реквизиты в графе 4 обязательны).
  4. Пытаются исправить титульный лист иначе, чем по правилам для личных данных.
  5. Делают изменения “по словам работника” без подтверждающих документов.

Полезные ссылки

  • Правила ведения и хранения трудовых книжек (через справочную систему) - https://kd.mcfr.kz/#/document/93/1530/dfascqkfyb/
  • Как исправить ошибку в трудовой книжке РК - https://kadry.mcfr.kz/article/2179-ispravlenie-v-trudovoy-knijke-rk
  • Порядок действий исправления ошибок в трудовой книжке (с разбором пунктов правил) - https://dogovor24.kz/questions/kakov-poryadok-deistvii-ispravleniya-oshibok-v-trudovoi-knizhke-6220.html
  • Сервис корректировки трудовой деятельности в электронном виде (eGov) - https://egov.kz/cms/ru/services/pass_adjustment_service
  • Исправление записей в трудовой книжке: общие правила и примеры - https://konsol.pro/blog/oshibka-v-trudovoi-knizhke