Содержание:

Зачем нужна запись в трудовой книжке

Трудовая книжка в Казахстане ведется работодателем и служит документом, который подтверждает трудовую деятельность. Если у работника есть бумажная трудовая книжка, все кадровые события в ней оформляются по правилам.

Порядок ведения и хранения установлен Правилами ведения и хранения трудовых книжек (приказ Министра здравоохранения и социального развития РК от 30.11.2015 № 929). На практике записи делают на основании приказов работодателя.

Какие разделы и когда заполняются

В трудовой книжке есть два ключевых блока:
- раздел «Сведения о работе» - там фиксируют прием, переводы, прекращение трудового договора;
- раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» - там отражают награждения и поощрения.

Дисциплинарные взыскания в трудовую книжку не вносят.

Оформление первой страницы: сведения о работнике

Первая страница заполняется, если это первое место работы и данных еще нет.

Что указывают на первой странице:
- ФИО (без сокращений);
- дата рождения - по документу, удостоверяющему личность;
- образование, квалификация, специальность - по документам об образовании;
- дата заполнения;
- подпись работника;
- подпись руководителя или уполномоченного лица;
- печать организации (если применяется по правилам и наличии печати).

Если работник уже имел место работы и сведения о нем уже внесены, первую страницу повторно обычно не заполняют.

Запись о приеме на работу в трудовую книжку

Запись делают после того, как работодатель издал приказ о приеме.

Структура записи в разделе «Сведения о работе» выглядит так:
1) отдельной строкой указывают полное наименование работодателя;
2) следующей строкой вносят:
- порядковый номер записи;
- дату приема (число, месяц, год арабскими цифрами; год полностью);
- должность и формулировку о приеме;
- основание - реквизиты приказа (дата и номер).

Пример формулировки (смысл)

  • «Принят на работу на должность ...»
  • «На основании Приказа от ... № ...»

Язык записей

Записи ведут на языке делопроизводства организации. Для государственных организаций и органов местного самоуправления - казахский язык наравне с русским, для негосударственных - казахский и при необходимости другие языки.

Запись о переводе

Логика такая же, как и при приеме:
- основание - приказ работодателя о переводе;
- дату и формулировку берут из приказа и соответствуют ему.

Не подменяйте приказ дополнительным соглашением. Для записи в трудовую книжку важен акт работодателя (приказ).

Запись об увольнении или прекращении трудового договора

Запись вносится не позднее дня прекращения трудового договора. В трудовой книжке пишут:
- причину прекращения с отсылкой к основанию по Трудовому кодексу РК;
- реквизиты приказа - дата и номер.

Как оформить текст основания

Формулировка причины должна соответствовать приказу работодателя и норме Трудового кодекса РК, на которую ссылается работодатель.

Пример формата:
- «Трудовой договор расторгнут по основанию, предусмотренному ... статьи ... Трудового кодекса РК, по инициативе работника»
- далее: «Приказ от ... № ...»

Порядок подписей и печати: что заверяют и когда

Заверение делают по правилам для записей за время работы у данного работодателя.
При прекращении трудового договора все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные за время работы у работодателя, заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации (если печать есть).

Важный практический ориентир:
- ставьте печать и подпись тогда, когда правила требуют заверения записей работодателя за период или по итогам прекращения, а не «на каждую мелкую строку по желанию».

Таблица: что указывать в трудовой книжке и откуда брать данные

Событие Что написать в трудовой книжке Откуда брать данные Основание
Прием на работу Название работодателя, дата, должность, формулировка «принят на работу» Трудовой договор и приказ Приказ работодателя (дата, номер)
Перевод Дата, новая должность и формулировка перевода Приказ о переводе Приказ работодателя (дата, номер)
Увольнение/прекращение Дата, причина с ссылкой на статью ТК РК, реквизиты приказа Приказ работодателя и его формулировка Приказ работодателя (дата, номер)
Награждения и поощрения Сведения о награждениях и поощрениях Акты работодателя и документы к награждениям Соответствующий акт работодателя

Частые ошибки, из-за которых возникают проблемы

1) Заполняют записи «в общих словах», без корректной отсылки к основанию по Трудовому кодексу РК. Причина должна соответствовать приказу.
2) Не сверяют даты и реквизиты с приказами работодателя. В трудовой книжке важны дата и номер основания.
3) Неправильное указание должности. Должность в трудовой книжке должна совпадать с тем, как она указана в трудовом договоре, штатном расписании и приказе.
4) Ставят печать и подписи произвольно. Нужен порядок, который предусмотрен Правилами ведения и хранения трудовых книжек.
5) Вносят дисциплинарные взыскания. Их не отражают в трудовой книжке.

Если работник работал у разных работодателей (внесение сведений по совместительству)

Если работник работает одновременно в нескольких организациях и работодатель вносит записи по желанию работника, то сведения могут отражаться по каждой организации.
Обычно вносят запись о работе по совместительству с указанием работодателя и должности, а при прекращении - основания отражают по каждому работодателю.

Полезные ссылки

  • Правила ведения и хранения трудовых книжек (приказ МЗСР РК от 30.11.2015 № 929, актуальная публикация на Adilet): https://adilet.zan.kz/rus/docs/V1500012621
  • Как оформить прием на работу и какие реквизиты указывать в трудовой книжке (разъяснение по порядку записи): https://dogovor24.kz/articles/vnesenie_zapisi_o_prieme_na_rabotu_v_trudovuju_knizhku_rabotnika-161.html
  • Примерные формулировки и порядок записей (в т.ч. увольнение и перевод): https://kadry.mcfr.kz/article/43-zapolnenie-trudovoy-knijki-v-2025-obrazets-vneseniya-zapisi-ob-uvolnenii-i-prieme-na-rabotu