- Какие форматы оформления вообще бывают (и чем отличаются)
- Что меняется в 2026 году: про численность и налоговые режимы
- Как оформить работника в ИП по шагам (по трудовому договору)
- Подписываем трудовой договор: что обязательно указать
- Издаём приказ о приеме и знакомим работника
- Трудовая книжка: когда нужна запись
- ЕСУТД: как правильно внести договор (enbek.kz)
- Какие налоги и отчисления платить за работника (общая логика)
- Можно ли “обойтись” без кадрового учета?
- Мини-чеклист: что сделать, чтобы всё было “как по закону”
- Итого: самый надежный маршрут для ИП
Если вы ИП и нанимаете человека, задача сводится к простому: официально зафиксировать отношения правильно и вовремя. Самое частое, где ИП «спотыкается»: выбирает неверный формат (под трудовой “маскирует” гражданский), забывает про кадровые документы и пропускает ЕСУТД.
Дальше разложу по шагам, как оформить трудовой договор с работником и что сделать параллельно.
Какие форматы оформления вообще бывают (и чем отличаются)
В Казахстане у ИП обычно два пути:
| Чем оформляете | Когда подходит | Кто “под вашу задачу” подстраивается | Риски неправильного выбора |
|---|---|---|---|
| трудовой договор | Постоянная функция, график, подчинение правилам, регулярная зарплата | Работник работает по установленным правилам, графику и должностным обязанностям | Если вы фактически используете трудовые признаки, а оформили гражданский договор, отношения могут переквалифицировать |
| договор ГПХ (подряд / возмездное оказание услуг) | Разовая или проектная история, ограниченный срок, понятный результат | Исполнитель чаще сам определяет способ выполнения | Если есть постоянная работа, график и подчинение - это обычно “не про ГПХ” |
Ключевой практический ориентир такой: если человек работает как часть команды (должность, обязанности, график, внутренние правила, регулярная выплата) - оформляйте трудовой договор. Если это разовая услуга или подряд под результат - смотрите ГПХ.
Что меняется в 2026 году: про численность и налоговые режимы
По логике актуальных разъяснений:
- с 2026 убирают ограничения по численности сотрудников, которые раньше привязывали к налоговому режиму (раньше, например, для некоторых режимов были лимиты);
- нельзя нанимать работников тем, кто применяет режим для самозанятых через мобильное приложение (такой статус обычно не считается полноценным ИП);
- в любом случае перед приемом человека важно проверить, какой налоговый режим у ИП и разрешает ли он трудовые отношения.
Как оформить работника в ИП по шагам (по трудовому договору)
Ниже - “скелет” процедуры. Конкретику по формам вы можете брать из своей практики или шаблонов, но смысл и порядок действий должны сходиться.
Прежде чем подписывать договор
- Подготовьте организационную основу:
- утвердите штатное расписание с нужными должностями;
-
определите режим рабочего времени и прочие условия.
-
Запросите заявление от кандидата (обычно в свободной форме):
-
“Прошу принять меня на должность … с … числа …”.
-
Соберите документы, которые допустимо требовать для заключения трудовой договор. Перечень ограничен, и “лишние бумажки” у кандидата просить нельзя.
На практике чаще всего запрашивают:
- удостоверение личности;
- документы об образовании (если должность требует квалификации);
- трудовую книжку или иной документ, подтверждающий стаж (если актуально);
- документы по воинскому учету (если применимо);
- медсправки для профессий/условий, где медосмотр обязателен;
- при работе с несовершеннолетними может понадобиться справка о несудимости;
- при совместительстве могут запросить подтверждение основного места работы.
Подписываем трудовой договор: что обязательно указать
В Казахстане у ИП нет “единой государственной формы”. трудовой договор ИП разрабатывает самостоятельно, но в нем должны быть обязательные условия.
Что обычно должно присутствовать:
- место работы;
- трудовая функция: должность и обязанности;
- дата начала работы;
- условия труда;
- условия по заработной плате и порядок выплат;
- режим рабочего времени и отдыха;
- если договор срочный: срок и основания срочности.
Заработная плата и рабочее время не могут выходить за нормы ТК РК:
- рабочее время в общем случае ограничивают до 40 часов в неделю;
- зарплату выплачивают не реже 2 раз в месяц.
Издаём приказ о приеме и знакомим работника
После подписания трудовой договор оформляете приказ о приеме на работу.
Приказ по смыслу должен соответствовать условиям договора (должность, дата начала, условия оплаты и т.д.). Работника нужно ознакомить под подпись.
Дальше обычно делают набор “кадрового минимума”:
- знакомят с правилами внутреннего распорядка и должностной инструкцией;
- при необходимости заключают договор о материальной ответственности (если должность предполагает);
- фиксируют документы и действия в кадровом учете (личное дело/карточки и т.п. в зависимости от вашей системы).
Трудовая книжка: когда нужна запись
Если у работника трудовая книжка ведется в бумажном виде и она у него есть, обычно делают запись о приеме на работу. При этом параллельно вся электронная история ведется через ЕСУТД (см. ниже).
ЕСУТД: как правильно внести договор (enbek.kz)
Самая важная часть для “официальности” в 2026: работодатель обязан вносить сведения в ЕСУТД.
Через какой портал это делается
- вход на enbek.kz (“Электронная биржа труда”);
- доступ работодателя подтверждается ЭЦП.
Сроки внесения
Для вновь заключенных договоров — не позднее 5 рабочих дней со дня подписания обеими сторонами.
Для изменений и дополнений — ориентируются на срок 15 календарных дней после подписания сторонами (если меняются сведения, которые нужно регистрировать).
Для прекращения — в источниках встречается ориентир 3 рабочих дня.
Если ошиблись во внесении сведений — предусмотрены сроки на исправление/корректировку (в разных сценариях тоже считают по календарю).
Что именно передается в ЕСУТД
Обычно указывают:
- реквизиты сторон (ИИН работника, БИН/ИИН работодателя);
- должность и трудовую функцию;
- место работы;
- дата начала и дата заключения договора;
- срок договора (если он срочный) и номер договора.
Какие налоги и отчисления платить за работника (общая логика)
Налоги зависят от того, как оформлен человек: трудовой договор или ГПХ, а также от того, удерживает ли работник какие-то суммы сам через справки/заявления.
По собранным материалам, если оформляете по трудовой договор, чаще перечисляют/удерживают (в долях, которые встречаются в разъяснениях):
| Платежи | Тип | Как трактуют на практике |
|---|---|---|
| ИПН | удержание/начисление зависит от механики | упоминается как 10% |
| ОПВ | удержание | упоминается как 10% |
| ОСМС | упоминается как 3% | обычно относится к соцвзносам |
| ВОСМС | обычно 2% | часто удерживается из заработной платы работника |
| Социальные отчисления (СО) | начисление | встречается как 5% |
| ОПВР | зависит от применимости | перечисляют, если применимо в конкретной ситуации |
Если оформляете ГПХ, в источниках встречаются другие наборы (например, ОПВ 10%, ИПН 10%, ВОСМС 2%, СО 5%).
Важно: налоговые режимы и исключения могут менять состав и порядок учета. Но “каркас” такой: при трудовом договоре идет более полный социальный пакет, а при ГПХ — другой набор.
Можно ли “обойтись” без кадрового учета?
Нет. Даже ИП на упрощенке при наличии кадровых отношений должен вести кадровый учет и документировать прием, переводы, отпуска, командировки (если есть), материальную ответственность, увольнение, а также обеспечивать работу с персональными данными и внесение сведений в ЕСУТД.
То есть оформление человека - это не только подпись. Это набор действий, которые потом проверяют и которыми вы защищаете себя.
Мини-чеклист: что сделать, чтобы всё было “как по закону”
Можно сохранить как рабочий список:
| Что сделать | Зачем | Срок/результат |
|---|---|---|
| Утвердить штатное расписание (должность) | чтобы было понятно основание для приема | до подписания |
| Получить заявление работника | чтобы был старт кадровой процедуры | до договора |
| Собрать допустимые документы | чтобы заключить договор без лишних требований | до договора |
| Подписать трудовой договор | основа трудовых отношений | до приказа |
| Издать приказ о приеме | внутренний распорядительный документ | после договора |
| Ознакомить с локальными актами | чтобы работник понимал правила | после приказа |
| При необходимости оформить матответственность | если должность ее требует | по ситуации |
| Внести сведения в ЕСУТД | официальная регистрация сведений о договоре | не позднее 5 рабочих дней для новых договоров |
Итого: самый надежный маршрут для ИП
Если ваша цель - оформить работника корректно и без неприятных сюрпризов:
- выбирайте трудовой договор, когда человек работает по должности, графику и подчиняется правилам;
- оформляйте кадровые документы связкой: договор - приказ - ознакомления - записи/учет;
- не откладывайте ЕСУТД: договор должен быть внесен в установленный срок;
- заранее проверьте свой налоговый режим и совместимость с наймом.
Так вы закрываете и “бумажную”, и электронную часть, и налоговую логику.
Источники, на которые опирался текст
- mybuh.kz: оформление работника в ИП/ТОО, трудовой договор vs ГПХ, внесение в ЕСУТД, обязательства работодателя
- kadry.mcfr.kz: трудовой договор с ИП, порядок приема, обязательные условия, ЕСУТД, ограничения/подходы в 2026
- hr.kazinvoice.kz: приказ о приеме на работу на основании трудового договора
- egov.kz (статья про ЕСУТД): обязательность регистрации, состав сведений и сроки
- asistent.kz: кадровый учет для ИП при наличии сотрудников, что входит в кадровые процедуры