Сначала разберитесь, какая именно процедура вам нужна: чаще всего это апостиль по Гаагской конвенции 1961 года, но иногда требуется консульская легализация (когда страна назначения не работает по апостильной системе или правила там иные). В обоих случаях ключевой смысл один: подтвердить подлинность подписи и печати на официальном документе, чтобы он заработал за рубежом.
Ниже - список того, что обычно требуют в Казахстане, отдельно для апостиля и консульской легализации.
Апостиль: что это и какие документы понадобятся
Апостиль ставят на официальных документах, чтобы они признавались в странах-участницах Гаагской конвенции без дополнительной консульской легализации.
Какие документы нужны для апостилирования в Казахстане
Как правило, на практике просят:
- копия документа, удостоверяющего личность
- оригинал документа, который нужно апостилировать
- при подаче через представителя - нотариально заверенная доверенность
- если фамилия менялась - документы, подтверждающие смену, с переводом на русский или казахский язык (когда перевод требуется по правилам принимающей стороны)
Нюансы по приёму документов
- Апостиль ставят на оригинал или на нотариально заверенную копию (если на оригинал поставить апостиль нельзя).
- Документ должен быть оформлен нормально: читаемые подпись и печать, реквизиты без исправлений “от руки”.
- Если документ больше одного листа - обычно требуется прошивка, нумерация и скрепление.
- Если есть приложения - их включают в комплект.
Перевод
Сами апостильные правила чаще “про подпись и печать”, но при работе с зарубежной инстанцией почти всегда появляется задача перевода. В таком случае обычно нужен перевод на язык страны назначения, а в Казахстане его заверяют в порядке, который требует получатель документа (или правила услуги). Нередко просят перевод отдельно заверить.
Консульская легализация в Казахстане: что нужно предоставить
Консульская легализация применяется, когда апостильная схема не подходит. В Казахстане легализует МИД через уполномоченные структуры, а за рубежом - загранучреждения.
Что входит в пакет для консульской легализации
Для физического лица
- заявление (форма произвольная)
- копия документа, удостоверяющего личность (оригинал обычно нужен для сверки)
- сам документ, подлежащий легализации
- документ об оплате консульского сбора
- если подаёт представитель - копия документа о полномочиях (например, доверенность) для сверки
Для юридического лица
- копия документа, удостоверяющего личность уполномоченного лица (для сверки)
- сам документ, подлежащий легализации
- оригинал документа об оплате консульского сбора
- сведения из системы eGov/документы о правоспособности компании (если применимо)
- копия документа о полномочиях представителя (для сверки)
Требования к самим документам
Обычно нельзя сдавать:
- документ без подписи и печати уполномоченного лица
- нотариальные копии и переводы, если в исходнике не было подписи и печати уполномоченного лица
- электронные документы (в рамках консульской процедуры на порталах могут быть отдельные исключения, но в базовых правилах указано, что легализация по данной схеме делается по документам установленного формата)
- документы, оформленные с зачёркиваниями и неоговоренными исправлениями; текст должен быть разборчивым
Также действуют общие “технические” требования:
- реквизиты (номер, дата, подпись, печать) должны быть
- если больше одного листа - листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены
От чего зависит состав пакета: тип страны и тип документа
Когда чаще достаточно апостиля
- страна назначения - участница Гаагской конвенции
Когда чаще нужна консульская легализация
- страна назначения не участник или принимает документы по своим условиям
Отдельная категория - присяжный перевод
Если принимающая страна требует именно форму “присяжный” перевод (в разных юрисдикциях это называется по-разному), то обычно нужен присяжный перевод у уполномоченного лица/организации и его дальнейшее оформление по правилам принимающей стороны. Формулировки требования лучше сверять с конкретным ведомством, куда подаёте документы.
Сколько времени занимает
По консульской легализации в Казахстане указывается срок 3 рабочих дня после подачи полного пакета, а если документ требует дополнительной проверки - срок может продлеваться.
По апостилированию порядок также зависит от канала подачи (бумажный/электронный) и загрузки, но ориентируйтесь, что это не “день в день”.
Где смотреть точные требования
Базовые нормы и порядок по Казахстану удобнее проверять по официальным источникам:
- Гаагская конвенция 1961 года (что такое апостиль и что он подтверждает): https://www.hcch.net
- Порядок консульской легализации (МИД, правила и что не подлежит легализации): https://egov.kz/cms/ru/articles/apostil/consular_legalization
- Правила консульской легализации (документ-основа): https://hr.kimep.kz/ru-RU/Home/Apostalization
Быстрый чек-лист “что приготовить”
Чтобы не потерять время, соберите в один файл:
- ваш документ (оригинал, либо нотариальная копия - как требует процедура)
- удостоверение личности (и доверенность, если подаёт не вы)
- оплату пошлин/сборов
- документы о смене фамилии (если актуально)
- перевод (и, если требуется, присяжный перевод)
- требования принимающей страны (скан/текст из письма ведомства или требования на сайте)
Так вы сразу сможете понять, апостиль это или республика Казахстан будет задействовать консульскую легализацию, и какой набор именно вам нужен.