Казахстан: работник принимается на работу дистанционно — как издать приказ по ТК РК

Сразу по делу: приказ о приёме (и/или о переводе на дистанционный режим) в Казахстане оформляют по нормам Трудового кодекса РК, а дальше вы “сшиваете” всё с трудовым договором: дистанционный формат фиксируется в договоре или оформляется изменением условий, после чего уже нужен приказ. Если речь про удалёнку в период ЧС/карантина — приказ оформляют под конкретные основания и период, с сохранением условий труда и ответственными лицами.

Ниже — как это сделать правильно, чтобы документ был логичным, аккуратным и не выглядел как “бумажка для галочки”.

Какая норма регулирует дистанционный формат в Казахстане

Дистанционный формат — это не “просто работать дома”, а особая форма работы вне места расположения работодателя с использованием информационно-коммуникационных технологий. В ТК РК это закреплено как дистанционная работа.

Отсюда ключевая идея: чтобы у вас была правовая дистанционный работа, в трудовой конструкции должны быть отражены:
- что место выполнения — не офис работодателя;
- что используется связь/ИКТ;
- какие условия труда сохраняются;
- как ведётся учёт рабочего времени и контроль выполнения задач;
- какие расходы компенсируются (если вы это предусматриваете).

Нужно ли получать разрешение на работу иностранцу при дистанционке

Если работник-иностранец работает дистанционно и при этом не въезжает в Казахстан (то есть фактически не выполняет работу на территории РК), то в общем случае разрешение на привлечение иностранной рабочей силы получать не требуется.

Смысл логики такой: обязанность получать разрешение привязана к фактическому использованию иностранной рабочей силы для работы на территории РК. Когда рабочее место “за пределами Казахстана”, картина меняется.

Но! Остальные шаги по трудовым и налоговым документам всё равно нужны.

Какие документы нужны для приема иностранца на удалёнку в Казахстане

Для приёма иностранного работника на дистанционный формат работодателю и сотруднику важно действовать по требованиям трудового законодательства и иметь набор документов, который требуется для заключения трудового договора с нерезидентом.

Также из практических моментов:
- иностранному работнику обычно нужен казахстанский ИИН, потому что он потребуется для уплаты ИПН и отражения в отчетности;
- трудовой договор с физлицом-нерезидентом нужно зарегистрировать через портал enbek.kz;
- трудовой договор оформляют письменно в двух экземплярах, либо в форме электронного документа, удостоверенного ЭЦП;
- и только после этого издаётся приказ работодателя о приёме на работу.

Трудовой договор с нерезидентом: как связать его с дистанционным режимом

Если работник принимается сразу под удалёнку, дистанционная работа оговаривается при заключении трудового договора. Если сотрудника переводите на удалёнку позже — оформляются изменения (дополнительные соглашения) к трудовому договору.

Важная “правая рука” дистанционной работы — условия, которые нельзя ухудшать. Работодатель не вправе при переходе на дистанционный формат сокращать рабочее время, заработную плату и иные условия труда, если это прямо ухудшает положение работника.

Приказ: когда он нужен и что в нём должно быть

Обычно приказ в двух ситуациях выглядит по-разному:

• Приказ о приёме на работу (когда вы нанимаете работника).
• Приказ о переходе на дистанционный формат в период ЧС/карантина (когда меняете режим работы действующих сотрудников).

На практике многие компании делают оба документа: сначала — основание в виде трудового договора (или допсоглашения), затем — приказ. Без трудового договора приказ будет как зонтик без дождя: формально есть, смысла мало.

Приказ о приёме на дистанционную работу: базовые элементы

В приказ обычно включают:
- наименование работодателя, дату, номер;
- данные работника (ФИО, должность);
- формулировку о дистанционный работе и месте выполнения (например: “вне места расположения работодателя, дистанционно”);
- дату начала работы;
- ссылку на трудовой договор (номер и дату);
- условия учёта рабочего времени/порядок контроля (коротко, с отсылкой к договору);
- подпись руководителя и ознакомление работника.

Поскольку ваш поисковый запрос именно про то, “как издать приказ”, главное правило простое: приказ должен быть продолжением трудовой документации, а не заменой её.

Если дистанционка вводится из-за ЧС: как оформить приказ правильно

Когда дистанционный режим вводится из-за ЧС/карантина, приказ пишут под конкретное основание (Указ/решение госоргана) и на конкретный период. При этом важно соблюсти ТК РК: условия труда сохраняются, ответственность назначается, а переход фиксируется документально.

Ниже — пример логики формулировок (адаптируйте под вашу ситуацию и даты):

В целях исполнения [указать основание: Указ/решение] и обеспечения принципа приоритета жизни и здоровья работника, а также мер по предупреждению возможного заражения [и т.п.], руководствуясь ТК РК, ПРИКАЗЫВАЮ:

• С ""____20 года всем/части работников перейти на дистанционную работу в соответствии со статьями ТК РК на период [до даты/на период действия]. Если не все — перечислить фамилии и должности.
• В период дистанционной работы сохранить условия труда в части режима рабочего времени, заработной платы и иных условий.
• Ответственность за исполнение настоящего приказа возложить на [должности/руководителей подразделений].

Т.к. место выполнения работы меняется, дополнительно обычно оформляют изменения к трудовым договорам (дополнительные соглашения).

Условия труда, которые должны сохраняться при дистанционной работе

При дистанционный работе “переселяется” рабочее место, но не переселяются ваши обязательства. Конкуренты в логике разбираемого вопроса отдельно подчёркивают: нельзя ухудшать положение работника.

Вот что обычно фиксируют в документах и поддерживают организационно:
- рабочее время и график (не урезать “потому что удалёнка”);
- заработная плата и порядок её выплаты;
- порядок и правила контроля выполнения обязанностей (отчётность, сроки, согласование результатов);
- безопасность и охрана труда (в том числе разъяснительная работа);
- режим коммуникации (как работник выходит на связь, куда и когда направляет результат).

Какие расходы может компенсировать работодатель при дистанционной работе

Дистанционная работа часто живёт на стыке “желания работника” и “инфраструктуры работодателя”. Поэтому закон рассматривает вариант, что:
- работодатель может предоставить средства связи и несёт расходы по их установке/обслуживанию;
- если работник использует собственные средства постоянно — работодатель выплачивает компенсацию;
- также могут возмещаться иные расходы, связанные с выполнением работы (электроэнергия, вода и т.п.) — по соглашению сторон.

В приказе обычно можно не расписывать цифры, но в нём корректно указать, что порядок компенсаций определяется соглашением/локальным документом/условиями договора.

Как контролировать выполнение обязанностей при дистанционной работе

Трудовой договор должен содержать особенности контроля. В реальной жизни контроль выглядит не как “прослушка”, а как управляемость процесса:
- фиксированные сроки выполнения задач;
- отчётность (ежедневно/по результатам этапов);
- согласование планов работ;
- журнал/почта/таск-трекер как доказательство результата (вместо “я делал, но без следов”).

Меры безопасности при дистанционной работе

Дистанционная работа — это не “игра без правил”. Обязанность по охране труда сохраняется, а дома нужна хотя бы минимальная “инструкция выживания”:
- разъяснение работнику требований по безопасному выполнению задач;
- инструктаж (под подпись, чтобы потом не искать крайних);
- порядок действий при инцидентах/несчастных случаях;
- соблюдение санитарных требований, если введены ограничения.

Что указать в приказе и в документах при переходе на дистанционную работу: чек-лист

• В приказе есть основание (ссылка на ТК РК и/или на акт о ЧС, если актуально).
• Указаны дата начала дистанционной работы и период (если вводите на время).
• Указаны должности/категории работников (всем или только части).
• Зафиксировано сохранение условий труда (рабочее время, заработная плата, иные условия).
• Назначены ответственные за исполнение приказа.
• Указана связь с трудовым договором (номер/дата) и/или с допсоглашениями.
• Охрана труда и порядок коммуникаций обозначены хотя бы ссылкой на договор/локальные документы.
• Порядок учёта рабочего времени и контроль выполнения задач предусмотрены договором (приказ может кратко отослать к договору).

Как правильно выстроить весь “пакет” документов для приёма дистанционного работника (иностранца тоже)

Соберите конструкцию в логическую цепочку:

• Трудовой договор: дистанционная работа описана в тексте (сразу) или закреплена через изменения.
• Регистрация трудового договора (для нерезидента — через enbek.kz, если это требуется в вашей ситуации).
• ИИН (если он нужен для отражения в отчетности и уплаты налогов).
• Приказ работодателя: оформляет старт трудовых отношений и/или перевод на удалённый режим.
• Организация процесса: контроль, связь, отчётность, безопасность.

Налоги и соцплатежи на удалёнке (кратко, чтобы понимать контекст)

Хотя ваш запрос про приказ, в реальности бухгалтерия смотрит шире: правильно ли отражён сотрудник и как уплачиваются обязательные платежи.

Для иностранного работника, который работает дистанционно без въезда в Казахстан:
- ИПН у источника выплаты — ставка 10%;
- социальный налог — 9,5% (рассчитывается работодателем с дохода);
- социальные отчисления, ОПВ и медстрахование в логике разбора обычно не применяются, если работник не является постоянно проживающим на территории РК и фактически работа выполняется вне РК.

Налоговый агент отражает работника в форме 200.00. Если физически сотрудник не работает на территории Казахстана, разрешение на привлечение иностранной рабочей силы на него не требуется.

Для понимания “что к чему” — мини-таблица по смыслу ставок:

Готовая “формула” для вашего приказа: без воды, но с юридическим вкусом

Если коротко, приказ о дистанционный работе должен отвечать на три вопроса:
- Кто (какой работник) и с какой даты начинает дистанционную работу?
- На основании чего (трудовой договор/допсоглашение + при необходимости основание ЧС)?
- Какие условия сохраняются и кто отвечает за исполнение?

Вот почему приказ должен быть “прозрачным”: чтобы любой читающий бухгалтер, кадровик или контролёр сказал: “Да, это дистанционная работа, вот документы, вот период, вот связь с договором”.

Если вам нужно издать приказ на дистанционную работу в Казахстане, действуйте так: сначала правильно оформите трудовой договор (или допсоглашение), затем издайте приказ, в котором закрепите старт дистанционного режима/приём и укажите основание, период, сохранение условий труда и ответственных лиц. Так вы попадаете в ТК РК и превращаете бумагу в работающий юридический механизм, а не в декоративный лист.