Содержание:

Когда нужен акт об отсутствии

Акт составляют, когда работник не находится на рабочем месте и это нужно зафиксировать документально. В трудовых спорах и при дисциплинарных процедурах такой документ работает как письменное доказательство.

По ТК РК отсутствие работника на рабочем месте без уважительной причины - это отдельное основание для расторжения трудового договора, если оно длится более 3 часов подряд в течение одного рабочего дня (смены). В ТК РК это прямо связано с формулировкой об отсутствии работника на рабочем месте и указывается, что применяется при наличии условий по времени и отсутствию уважительных причин.

Если уважительная причина есть (например, болезнь, иная документально подтвержденная ситуация), лучше не запускать увольнение за отсутствие. Но сам факт отсутствия все равно обычно фиксируют - в табеле учета рабочего времени и служебными документами, чтобы корректно отразить период и проверить объяснения работника.

Что важно учесть по срокам и цели документа

Акт составляют в день отсутствия. Чем раньше документ составлен после того, как работник не вышел, тем проще подтвердить факт времени.

Основные цели акта:
- зафиксировать факт отсутствие и период времени;
- подтвердить, что работодателю стало известно о невыходе;
- подготовить доказательственную базу для дальнейших шагов, включая запрос письменного объяснения и применение дисциплинарного взыскания при отсутствии уважительных причин.

Кто составляет акт

Законодательство не задает единственный “обязательный” состав лиц для акта, но по смыслу процедура должна подтверждать факт отсутствие.

На практике акт подписывают:
- руководитель (или уполномоченное лицо);
- не менее двух свидетелей, которые лично видели отсутствие работника и могут подтвердить факт невыхода на рабочем месте.

Если в организации нет других сотрудников, в обсуждениях встречается позиция, что в качестве свидетеля могут выступить лица, которые фактически видели отсутствие. На практике это повышает риск спора, поэтому лучше заранее продумать способ фиксации и собрать максимум доказательств (табель, служебные записки, уведомления, записи доступа, звонки, переписка).

Пошаговый порядок действий работодателя

Шаг 1. Зафиксируйте факт невыхода

  • Проверьте время начала смены (или начала рабочего дня).
  • Уточните, находится ли работник на месте по доступным каналам (звонки, внутренние сообщения, выяснения у руководителей смены).

Шаг 2. Сделайте отметку в табеле учета рабочего времени

До выяснения причины в табеле ставят код, который отражает отсутствие работника по факту, а не “выдуманную” причину. Обычно используют коды “неявка” до получения данных, чтобы потом корректно исправить после объяснений.

Шаг 3. Составьте акт в день отсутствия

Акт оформляют:
- с указанием даты, времени начала и окончания периода отсутствие (в часах и минутах);
- с перечислением сведетелей;
- с указанием рабочего места (чтобы было понятно, где именно работник отсутствовал).

Шаг 4. Запросите письменные объяснения

Работнику нужно предложить дать письменное объяснение причины отсутствия. Запрос направляют так, чтобы можно было подтвердить факт уведомления (например, заказным письмом на известный адрес или иным способом, предусмотренным внутренними правилами и доступным для подтверждения).

Если письменные объяснения не предоставлены, составляется отдельный документ об отказе или о непредоставлении объяснений в установленный срок. Это важно, потому что дисциплинарная процедура должна быть проведена по требованиям ТК РК.

Шаг 5. Оцените уважительность причин и переходите дальше

Если работник предоставляет подтверждения уважительных причин, работодатель пересматривает дальнейшие действия.

Если причины не подтверждены или работник отказался от объяснений, работодатель принимает решение в рамках дисциплинарного порядка, предусмотренного ТК РК, и готовит материалы для возможного спора.

Как оформить акт: структура и реквизиты

Форма акта не должна быть “единственной правильной”, но документ должен содержать данные, которые позволят доказать факт отсутствие и его период.

Используйте такой минимальный набор:

Раздел акта Что указать
Данные работодателя полное официальное наименование организации
Название документа “Акт об отсутствии работника на рабочем месте”
Место и дата составления город и дата, когда акт составили
Состав лиц должности, ФИО лица(ли), составившего(их) акт, и свидетелей
Данные работника должность, ФИО работника
Факт отсутствие рабочее место, дата невыхода, время начала и время окончания (или период)
Фиксация действий работодателя попытки связаться (кратко), кем и когда
Пояснения работника если работник успел дать объяснения до даты составления или позже - фиксируйте в материалах по процедуре
Подписи подписи составителя и свидетелей, дата подписания

Пример формулировки факта отсутствие

“Работник (ФИО), должность (указать), отсутствовал(-а) на рабочем месте без уважительной причины с 09:00 до 12:30 в дату (указать). На звонки по известным телефонам (указать) не отвечал(-а).”

Типичные ошибки, из-за которых акт “не работает”

  1. Акт составили после нескольких дней, а не в день невыхода.
  2. Нет точного времени (только “целый день” без указания часов и минут).
  3. Нет подписей свидетелей или подписанты не могут фактически подтвердить наблюдаемые обстоятельства.
  4. Не запросили письменные объяснения работника и не оформили документально отказ или непредоставление объяснений в срок.
  5. Работника увольняют или применяют дисциплинарное взыскание без соблюдения процедуры, предусмотренной ТК РК.
  6. Не ведут корректный табель учета рабочего времени на период невыхода.

Если отсутствие длительное (несколько дней)

Обычно составляют акт на каждый день, либо фиксируют продолжительность в рамках периодов, но так, чтобы можно было четко установить время отсутствие в каждом рабочем дне. Если отсутствие продолжается, важно не потерять доказательственную цепочку и регулярно фиксировать период невыхода.

Полезные ссылки

  • ТК РК: основание увольнения за отсутствие работника на рабочем месте более 3 часов подряд - https://kd.mcfr.kz/#/document/93/2408/xb93ty9ry9yyrchyha1zc46eyi/
  • Порядок применения дисциплинарного взыскания и запрос объяснений (ТК РК, ст. 65) - https://kd.mcfr.kz/#/document/93/2408/tit165/
  • Порядок дисциплинарных процедур (ТК РК, ст. 66) - https://kd.mcfr.kz/#/document/93/2408/tit166/
  • Обсуждение практических вопросов оформления акта и подписей - https://forum.zakon.kz/topic/184824-%D0%B0%D0%BA%D1%82-%D0%BE%D0%B1-%D0%BE%D1%82%D1%81%D1%83%D1%82%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B8%D0%B8-%D0%BD%D0%B0-%D1%80%D0%B0%D0%B1%D0%BE%D1%87%D0%B5%D0%BC-%D0%BC%D0%B5%D1%81%D1%82%D0%B5/
  • Пример акта (шаблон на практике) - https://prg.kz/document/?doc_id=32066987
  • Материалы о том, как фиксировать отсутствие и что должно быть в акте - https://profkadrovik.ru/articles/disciplina/kak-sostavit-akt-ob-otsutstvii-na-rabochem-meste-22-m8/