Содержание:

Зачем нужен акт об отсутствии работника на рабочем месте

Когда сотрудник не приходит на смену и его нельзя застать на рабочем месте, работодателю важно зафиксировать факт и время отсутствие. Это нужно для табеля учета рабочего времени и для дисциплинарной процедуры, если у работника нет уважительных причин.

В ТК РК прогул в привычной формулировке заменен на «отсутствие работника на рабочем месте». Основанием для расторжения трудового договора по инициативе работодателя является отсутствие без уважительных причин в течение 3 и более часов подряд в течение рабочего дня (рабочей смены). Основание закреплено в подпункте 8) пункта 1 статьи 52 ТК РК.

Когда отсутствие считается нарушением

Сценарий, для которого обычно нужен акт:
- сотрудник отсутствовал на рабочем месте в течение рабочего дня (смены) более 3 часов подряд;
- работник не предоставил уважительную причину или не подтвердил ее документами.

Если сотрудник позже сообщил причину (болезнь, обстоятельства с подтверждениями), оценка уважительности причин идет по фактическим обстоятельствам и документам.

Какой порядок действий у работодателя

  1. Зафиксируйте отсутствие
  2. проверьте табель и график смен;
  3. сделайте отметки о времени, когда сотрудника не было на месте;
  4. попытайтесь связаться с работником по известным контактам.
  5. Оформите акт
  6. составьте акт в день отсутствия или в первые рабочие часы после выявления;
  7. подпишите акт комиссионно.
  8. Запросите письменные объяснения
  9. вручите требование об объяснениях работнику при его появлении;
  10. если работник объяснения не представил, это отражают документально и переходят к дисциплинарной процедуре.
  11. Дальше действуйте по правилам дисциплинарного взыскания, предусмотренным трудовым законодательством (а не только по формальному факту акта).

Кто составляет акт

Акт оформляют представители работодателя комиссионно. На практике это руководитель структурного подразделения (или кадровая служба) плюс минимум двое сотрудников, которые подтверждают факт отсутствия подписями.

Что обязательно указать в акте

Минимальный набор сведений:
- наименование организации;
- название документа: «Акт об отсутствии работника на рабочем месте»;
- дата и место составления;
- состав комиссии (ФИО, должности);
- данные работника (ФИО, должность);
- период отсутствие: дата, время с... по... (в часах и минутах), рабочий день (смена);
- рабочий адрес и рабочее место (если применяется - подразделение, кабинет, участок);
- сведения, были ли попытки связаться с работником, и их результат;
- объяснения работника (если были озвучены/получены). Если нет - фиксируйте отсутствие объяснений;
- подписи комиссии.

Шаблон акта (можно заполнить под вашу ситуацию)

Ниже пример текста, который обычно используют как образец для РК.

[Полное официальное наименование организации]
Акт об отсутствии работника на рабочем месте

[Место составления] | [Дата составления]

Основание: отсутствие работника на рабочем месте без подтвержденной уважительной причины в течение [указать сколько] часов подряд в рабочий день (рабочую смену) [указать дату].

Мы, [ФИО, должность], [ФИО, должность], [ФИО, должность], в присутствии лиц (если не совпадают с комиссией) [ФИО, должность], составили настоящий акт о том, что:

[ФИО работника], [должность], отсутствовал(-а) на рабочем месте: [указать рабочее место]
в период: [дата] с [время] до [время] (продолжительность: [сколько] часов).

В указанный период отсутствие работника на рабочем месте подтверждается тем, что:
- [кратко: где/кто именно видел отсутствие работника];
- на телефонные звонки по известным контактам [указать: отвечал/не отвечал], сообщений [указать: поступило/не поступило].

[Если работник появился и дал объяснения: вписать кратко, что именно он сообщил].
[Если работник не предоставил объяснения: указать, что объяснения не получены].

Акт составлен в двух экземплярах: один хранится у работодателя, второй направляется работнику.

Комиссия:
1) [должность, ФИО] ___ (подпись)
2) [должность, ФИО] __ (подпись)
3) [должность, ФИО] ____ (подпись)

Таблица: что писать и какие ошибки чаще всего ломают доказательства

Раздел акта Что указать Типичная ошибка
Время отсутствие Точные часы и минуты с... по... «С утра не был» без интервала
Дата отсутствия Конкретная дата рабочего дня (смены) Указана дата составления акта, но не день отсутствия
Рабочий адрес/место Подразделение, кабинет, участок или иное место выполнения работы Общая формулировка без привязки к месту
Комиссия ФИО, должности минимум двух свидетелей Подписи без указания должностей или только одного лица
Попытки связаться Звонки/сообщения и результат Вообще не отражено
Объяснения работника Есть/нет, что именно сообщил Ничего не указано, хотя объяснения запросили/ожидали
Подписи Подписи комиссии в конце акта Акт заполнен, но не подписан уполномоченными лицами

Как ознакомить работника с актом и потребовать объяснения

После появления работника работодателю нужно:
- ознакомить его с актом под подпись (или зафиксировать отказ/невозможность ознакомления отдельным способом);
- запросить письменные объяснения о причинах отсутствие;
- при отсутствии объяснений не считать это «победой», а оформить дальнейшие шаги дисциплинарной процедуры строго по ТК РК.

Отдельно суды и трудовые инспекторы обращают внимание на полноту фиксации факта и соблюдение процедуры дисциплинарных действий.

Полезные ссылки

  • ТК РК, статья 52 (основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя): https://kd.mcfr.kz/#/document/93/2408/xb93ty9ry9yyrchyha1zc46eyi/
  • Нормативное постановление Верховного Суда РК № 9 (судебные подходы к увольнению за отсутствие): https://kd.mcfr.kz/#/document/93/5039/dfasatepxg/
  • Пример оформления акта (как образец формулировок): https://prg.kz/document/?doc_id=32066987
  • Акт о прогуле и порядок оформления (общая структура документа): https://assistentus.ru/forma/akt-o-progule/
  • Пример формы акта (шаблон): https://www.moedelo.org/blanki/item/akt-ob-otsutstvii-rabotnika-na-rabocem-meste