Зачем нужно уведомление
Когда работник не появляется на работе без уважительной причины, у работодателя возникает задача - зафиксировать факт отсутствия и предложить работнику дать письменное объяснение. В Трудовом кодексе РК предусмотрен порядок применения дисциплинарного взыскания: сначала запрос объяснения, затем решение по итогам.
На практике уведомление оформляют после акта об отсутствии на рабочем месте. Это помогает работодателю собрать подтверждающие документы и уменьшает риск споров.
Что запросить у работника
В уведомлении просят работника представить письменные объяснения по факту отсутствия на работе.
Если работник:
- не получает уведомление,
- отказывается расписаться в получении,
- не дает письменное объяснение,
это не останавливает дальнейшие кадровые действия. Факт отказа или невозможности вручения подтверждают соответствующими актами и почтовыми документами.
База документов: что обычно идут вместе
Обычно комплект выглядит так:
| Документ | Когда нужен | Что подтверждает |
|---|---|---|
| Акт об отсутствии работника на рабочем месте | В день отсутствия (и далее, если оно продолжается) | Факт, время, длительность отсутствия |
| Уведомление работнику о предоставлении письменного объяснения | После составления акта | Что работнику дали возможность объяснить причину |
| Акт об отказе дать письменное объяснение | Если работник не представил объяснение | Отказ или уклонение от предоставления объяснения |
| Почтовые квитанции и уведомления о вручении (или расписки) | При отправке по почте | Факт направления и (если удалось) вручения |
Образец уведомления об отсутствии на рабочем месте (РК)
Скопируйте шаблон, заполните реквизиты и персональные данные. Укажите конкретные даты и часы отсутствия - это важно для точности.
Уведомление работнику
о необходимости представить письменные объяснения по факту отсутствия на рабочем месте
«» _ 20__ г.
Кому: ____ (Ф.И.О., должность работника)
Адрес: _________ (по трудовому договору/личным данным)
От: _____ (наименование работодателя)
Адрес: _________
Уважаемый(ая) ____!
Сообщаем, что «» _ 20__ г. работник _____ (Ф.И.О.) отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины в период с : до : по адресу: ______.
Факт отсутствия подтверждается актом об отсутствии работника на работе от «» _ 20__ г. № ___.
В соответствии с порядком применения дисциплинарного взыскания просим представить письменные объяснения по данному факту.
Срок представления письменного объяснения: до «» _ 20__ г. включительно.
Способ представления:
- лично под расписку в _____ (указать подразделение/кабинет/контакт), или
- направлением по адресу работодателя: _____ (если в организации так принято).
В случае отказа работника от предоставления письменного объяснения либо непредставления объяснения в установленный срок будет составлен соответствующий акт.
Подпись работодателя: ___ /_____/
(должность) (Ф.И.О.)
Ознакомлен(а) с уведомлением: ___ /__/
дата: «» ____ 20__ г.
Как вписать вручение
Если вручаете лично:
- работник ставит подпись, дату получения и расшифровку подписи собственноручно.
Если отправляете почтой:
- лучше отправлять заказным письмом с уведомлением о вручении,
- сохраняйте квитанции и опись вложения.
Порядок оформления: шаги для работодателя
- Составьте акт об отсутствии работника на рабочем месте в день отсутствия. Делайте это с конкретикой по времени и месту. Если отсутствие продолжается, акт повторяют в последующие дни.
- Оформите уведомление о необходимости представить письменные объяснения.
- Вручите уведомление работнику:
- лично под расписку, или
- почтовым отправлением с подтверждением.
- Дождитесь срока для объяснений и зафиксируйте результат:
- работник принес объяснение - подшейте его в дело,
- отказался или не предоставил - составьте акт об отказе/непредставлении.
- Дальше применяйте взыскание только в рамках установленного порядка дисциплинарного производства.
Типичные ошибки
- В уведомлении нет конкретных дат и часов отсутствия.
- Уведомление отправили, но не сохранили подтверждение направления или вручения.
- Работника не поставили в известность и сразу переходили к взысканию без запроса объяснений.
- В дело не подшили акт об отсутствии и материалы, которые подтверждают факт уведомления.
Полезные ссылки
- Трудовой кодекс Республики Казахстан (официальные источники и публикации можно найти на ресурсах госорганов и правовых базах по действующей редакции): https://adilet.zan.kz/
- Пример связки документов и акцентов по порядку: уведомление о представлении письменного объяснения по факту отсутствия на работе (пример формы/логики составления): https://delo-press.ru/construct-doc/63179-uvedomlenie-rabotnika-o-neobkhodimosti-predstavit-pismennoe-obyasnenie-po-faktu-otsutstviya-na-rabot/
- Пример акта об отсутствии и обоснование фиксации времени отсутствия (практика документирования): https://dogovor24.kz/documents/akt_ob_otsutstvii_rabotnika_na_rabote_v_techenie_treh_i_bolee_chasov_podrjad_za_odin_rabochij_den_rabochuju_smenu-370.html
- Пример уведомления работнику о необходимости явиться и дать объяснения (структура документа): https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/obrazets-uvedomleniya-rabotniku-o-neobkh_0000000-0